Artikel Teratas

      Cara Atur Email atau Balasan Email Otomatis Out-of-Office dalam Lingkungan Kerja

      Apa Itu Pesan Out-of-Office (Tidak di Kantor?)

      Email tidak di kantor (atau pesan OOO) adalah balasan otomatis untuk orang yang mengirimkan email kepada Anda ketika Anda tidak bekerja di kantor. Fitur ini sangat berguna untuk memberi tahu kontak Anda, seperti kolega, klien, atau kontak bisnis, bahwa Anda sedang cuti dan akan terlambat membalas email. Pesan tidak di kantor yang tepat harus mencakup kontak yang dapat dihubungi oleh pengirim email dalam keadaan darurat. Pesan tidak di kantor yang tepat sangatlah krusial, apalagi jika Anda akan cuti panjang karena liburan tahunan, sakit, atau alasan lainnya.

      Kapan Saya Harus Mengatur Pesan Tidak di Kantor yang Profesional?

      Suatu saat, Anda pasti tidak bisa ke kantor, baik itu untuk liburan, ketika internet terbatas atau tidak tersedia, atau harus pergi ke luar negeri untuk rapat bisnis dan bekerja di zona waktu yang berbeda. Sebelum cuti, pastikan Anda telah memberitahukan rencana tersebut kepada tim. Email penting dari rekan kerja, pelanggan, dan orang penting lainnya akan tetap dikirimkan ke Kotak Masuk email Anda. Oleh sebab itu, demi menjaga profesionalitas, buat pesan tidak di kantor yang mencantumkan tanggal dan durasi cuti serta kontak yang dapat dihubungi selama Anda tidak di kantor.

      Setiap kali email diterima, pengirim akan menerima balasan otomatis yang memberitahukan bahwa Anda sedang tidak di kantor, tergantung pengaturan cuti Anda. Jika pengirim yang sama mengirimkan email kepada Anda secara terus-menerus, Anda bisa mengontrol interval pengiriman respons otomatis tidak di kantor.

      Apa Saja Kriteria Pesan Out-of-Office yang Baik?

      1. Sopan dan mengucapkan terima kasih kepada pengirim.
      2. Menyebutkan tanggal cuti.
      3. Menyertakan detail orang yang dapat dihubungi dalam keadaan darurat.
      4. Menutup pesan dengan salam hormat.

      Praktik Terbaik untuk Membuat Draf Pesan Tidak di Kantor

      1. Menyampaikan tanggal cuti terakhir dan tanggal kembali bekerja. Tanggal mulai cuti tidak perlu ditulis.
      2. Menyebutkan orang yang dapat dihubungi selama Anda cuti, jikalau pengirim memerlukan bantuan mendesak.
      3. Pastikan isi pesan cocok untuk semua audiens, mulai dari teman hingga atasan kerja. Patuhi aturan etika email agar draf email Anda tepat dan cocok untuk semua audiens.
      4. Jangan sebutkan informasi pribadi, seperti destinasi liburan atau informasi kontak pribadi Anda, kecuali Anda memang ingin memberitahukannya kepada pembaca.
      5. Berhati-hatilah saat menyertakan detail pesan Tidak di kantor, karena semua orang yang mengirimkan email kepada Anda akan dapat membaca informasi tersebut.

      Contoh Pesan Out-of-Office

      Template pesan tidak di kantor semiformal

      Pesan tidak di kantor - Liburan

      Halo!

      Terima kasih atas email Anda. Saya sedang tidak di kantor hingga <> untuk berlibur. Karena keterbatasan internet, saya tidak akan dapat memeriksa email. Saya akan membaca dan membalas email Anda setelah saya kembali bekerja.

      Jika saat ini Anda perlu bantuan, silakan hubungi <nama kolega, jabatan> di <email/ telepon>.

      Terima kasih.

      <Nama Anda, jabatan, nama perusahaan>

      Pesan tidak di kantor - Perjalanan bisnis

      Halo!

      Terima kasih atas email Anda. Saya sedang tidak di kantor hingga <> untuk perjalanan bisnis. Saya tidak akan dapat membaca dan membalas email secara rutin. Namun, saya pasti akan membaca dan membalas email Anda nanti.

      Dalam keadaan darurat, silakan hubungi <nama kolega, jabatan> di <email/ telepon>.

      Terima kasih.

      <Nama Anda, jabatan, nama perusahaan>

      Pesan tidak di kantor - Cuti sakit

      Jika cuti sakit, Anda mungkin tidak mengetahui tanggal pasti untuk kembali bekerja. Oleh sebab itu, sebaiknya beri tahu orang lain bahwa Anda sedang cuti dan berikan kontak alternatif.

      Halo!

      Terima kasih atas email Anda.

      Saya sedang tidak di kantor dan tidak tahu tanggal pasti untuk kembali bekerja. Untuk sementara waktu, saya tidak dapat membaca dan membalas email.

      Dalam keadaan darurat, silakan hubungi <nama kolega, jabatan> di <email/ telepon>. Saya pasti akan membalas email Anda setelah saya kembali bekerja.

      Terima kasih.

      <Nama Anda, jabatan, nama perusahaan>

      Pesan tidak di kantor - Cuti melahirkan

      Pesan cuti melahirkan sangat krusial untuk memberi tahu pengirim email bahwa Anda sedang cuti panjang dan mereka harus menghubungi orang yang relevan. Dalam situasi seperti ini, sebaiknya berikan dua kontak alternatif karena Anda akan cuti panjang.

      Halo!

      Terima kasih atas email Anda.

      Saya sedang cuti melahirkan dan berencana untuk kembali bekerja pada <tanggal/bulan>.

      Saya tidak akan bekerja atau memantau email selama periode cuti ini.

      <Nama kontak> akan membantu Anda selama saya cuti. Silakan hubungi beliau di <email/nomor ponsel>.

      Anda juga dapat mengirimkan email ke <alamat email grup> jika perlu bantuan lainnya.

      Terima kasih.

      <Nama Anda, jabatan, nama perusahaan>

      Pesan cuti formal

      Kadang, alamat email umum atau alamat email grup (support@, sales@, info@, dll) lebih cocok digunakan sebagai kontak cadangan ketimbang alamat email orang tertentu. 

      Halo,

      Terima kasih atas email Anda.

      Saya sedang tidak di kantor mulai <> hingga <>. Meski akses email saya terbatas, saya akan mencoba membalas email yang ditandai penting.

      Jika mendesak, harap kirim ulang email ini dan sertakan kata Penting dalam judulnya.

      Selama saya cuti, Anda bisa menghubungi <alamat email grup>.

      Hormat saya,

      [Nama Anda]

      Cara Atur Balasan Otomatis Out-of-Office di Zoho Mail

      1. Di akun Zoho Mail Anda, klik ikon Pengaturan di sudut kanan atas, lalu buka bagian Tidak di Kantor.
      2. Klik Tambah pesan tidak di kantor baru.
      3. Pilih audiens Anda. Pilih opsi untuk mengirimkan balasan otomatis ke Semua Orang, Kontak Anda, atau Bukan kontak.
      4. Pilih Tanggal mulai dan Tanggal berakhir untuk periode pengiriman balasan.
      5. Pilih Interval waktu jika Anda ingin mengirim balasan cuti ke email yang diterima dalam rentang waktu tertentu.
      6. Pilih periode spesifik pengiriman balasan.
      7. Jika kolega ingin menambahkan Anda ke acara tertentu, pilih Tandai sebagai tidak di kantor di kalender agar mereka tahu bahwa Anda sedang berlibur.
        • Atau, tolak otomatis semua acara di mana Anda akan atau sudah ditambahkan.
      8. Interval pengiriman: Agar pengirim yang sama hanya menerima satu balasan tidak di kantor ketika mereka mengirimi Anda email secara berturut-turut, masukkan jumlah hari dalam bidang "Balas otomatis setiap _ hari".
      9. Tulis Judul dan Isi pesan.
      10. Klik Simpan.

       

      Pesan tidak di kantor akan disimpan dan dikirimkan ke orang yang mengirimi Anda email dalam periode tertentu. Pesan akan dikirim sesuai pola pengiriman dan interval waktu yang Anda pilih.

      Cobalah fitur ini, lalu sampaikan pendapat Anda kepada kami di support@zohomail.com.

      Daftar Gratis