Jadilah arsitek
layanan bantuan
Anda

Perusahaan yang bergerak di bidang pengepakan dan pindahan menyediakan layanan relokasi kepada pelanggan di berbagai lokasi. Dengan software layanan pelanggan, mereka mencatat setiap permintaan yang masuk secara efisien dan menugaskan agen untuk memeriksa lokasi. Namun, setelah pelanggan mendaftar, rincian terkait pengiriman ini dicatat dalam spreadsheet. Selain menyebabkan silo data, informasi tentang pengiriman yang relevan pun menjadi sulit dihubungkan.

Hal ini berdampak pada koordinasi staf dan akhirnya mengurangi efisiensi layanan.

Agar operasional berjalan lancar, perusahaan memutuskan untuk menyertakan modul kustom dalam software layanan pelanggan mereka. Mereka membuat modul khusus untuk setiap prosesnya, seperti:

Selain itu, mereka menyusun alur kerja guna memberitahukan rendahnya jumlah kendaraan yang ada kepada manajer dan agen layanan pelanggan.

Seorang pelanggan mencari layanan pindahan dan menghubungi perusahaan pindahan. Setelah memahami kebutuhan pelanggan, agen yang bertanggung jawab pun mencari dan menugaskan agen inspeksi yang beroperasi di sekitar lokasi pelanggan, langsung dari layar tiket. Efisiensi ini dapat tercapai karena terdapat kolom lookup yang menghubungkan modul tiket dengan modul agen inspeksi.

Setelah inspeksi, dan setelah pelanggan mengonfirmasi pesanan, agen dapat menghubungkan modul detail pengemudi, nomor kendaraan, gudang terdekat dari lokasi, dan staf yang relevan ke tiket yang sama. Dengan demikian, terciptalah gambaran yang komprehensif. Jika setelah pemesanan ini ketersediaan kendaraan turun menjadi di bawah tiga, peringatan akan otomatis dipicu ke manajer dan agen agar pemesanan berikutnya dapat disesuaikan.

Jika pelanggan menghadapi keadaan darurat yang tidak terduga, agen dapat segera menghubungi sopir lewat detail yang telah ditautkan ke tiket, lalu mengarahkan sopir ke gudang terdekat. Dalam sekali dayung, agen dapat menjadwalkan ulang pengiriman tersebut pada tanggal yang diinginkan. Hal ini memastikan pengalaman yang lancar dan bebas stres untuk kedua belah pihak.

Sebuah sekolah dasar selama ini mengandalkan proses manual. Akibatnya, sekolah tersebut menghadapi tantangan ketika orang tua mengeluhkan bus antar-jemput yang terlambat. Karena pemberitahuannya tidak berlangsung lancar, tim admin pun menjadi boros waktu sedangkan orang tua merasa cemas.

Dengan modul kustom, sekolah tersebut mengubah lanskap komunikasinya. Mereka menyusun modul ini untuk menata dan menyimpan informasi penting langsung di dalam software layanan pelanggannya.

Dengan data komprehensif ini, sekolah pun dapat mengatasi berbagai situasi secara efektif:

Penyakit siswa: Jika seorang siswa sakit di tengah perjalanan, staf dapat menghubungi tim admin untuk mendapatkan bantuan. Tim admin dapat menelusuri profil siswa, memeriksa riwayat medis terkait, dan menghubungi orang tua tanpa perlu mengobrak-abrik informasi di file yang berbeda. Selain itu, dalam situasi darurat, tim juga dapat segera mengarahkan sopir ke rumah sakit terdekat.

Perubahan titik turun: Orang tua yang ingin mengubah lokasi turun anak dapat mengajukan permintaan ke tim admin. Informasi ini dapat diteruskan kepada orang yang berkepentingan dengan cara memeriksa detail terkait modul siswa, seperti detail sopir, staf, dan guru.

Penyedia asuransi hewan peliharaan kerap menerima pertanyaan tentang jenis asuransi dan klaim. Agen menghabiskan cukup banyak waktu untuk—secara manual—mencari data yang disimpan di sederet aplikasi maupun dokumen kertas. Hal ini mengurangi waktu agen untuk memberikan layanan pelanggan yang personal.

Jika data asuransi dipusatkan dengan modul kustom, waktu penyelesaian agen pun dapat meningkat pesat. Perusahaan asuransi tersebut menerapkan modul kustom untuk menata data mereka sebagai berikut:

Dalam skenario ini, modul "Detail Asuransi" hanya dapat dilihat oleh departemen dukungan, sedangkan modul lainnya dapat diakses oleh semua departemen dalam organisasi.

Ketika pelanggan menanyakan detail asuransi tertentu, agen dapat memperoleh semua data yang relevan dari modul asuransi hewan peliharaan. Jika pelanggan melanjutkan prosesnya, semua informasi—seperti detail dan riwayat medis hewan peliharaan—dapat ditautkan dengan detail pemilik.

Selain itu, jika pelanggan ingin mengeklaim manfaat asuransi, departemen klaim dapat menggunakan modul kustom untuk menyimpan informasi sebagai berikut:

Informasi ini hanya dapat dilihat oleh departemen klaim dan dapat ditautkan dengan riwayat medis, detail pemilik, dan detail hewan peliharaan. Data terpusat ini membuat agen dapat mempercepat proses klaim. Selain hemat waktu, pelanggan pun tidak perlu mengulangi informasi yang sama berulang kali.

Penyedia layanan hosting web dikenal karena dapat menyediakan layanan yang efisien melalui berbagai saluran—email, obrolan langsung, dan bahkan WhatsApp. Waktu sangatlah penting dalam industri ini karena kinerja situs web memengaruhi operasional bisnis secara langsung. Namun, karena informasi yang tersebar di berbagai aplikasi, kerap terjadi keterlambatan dalam memberikan layanan.

Baru-baru ini, untuk memberikan layanan yang cekatan, penyedia layanan tersebut menerapkan modul kustom guna mengumpulkan semua informasi dalam software layanan pelanggan mereka. Mereka menyimpan informasi berikut dalam setiap modul.

Sekarang, ketika pelanggan bertanya tentang situs web yang melambat atau masalah kinerja—sering kali lengkap dengan detail versi software—agen dapat mengakses semua informasi relevan terkait versi perangkat lunak tersebut dengan mudah. Ini termasuk daftar lengkap plugin yang didukung dan integrasi untuk setiap versi. Dengan konteks yang lengkap, agen kini dapat fokus pada penyelesaian masalah tanpa buang-buang waktu mengumpulkan berbagai sebaran informasi.

Sebuah rumah sakit yang menawarkan layanan konsultasi menghadapi tantangan dalam menyediakan pengalaman pasien yang mulus. Software layanan pelanggan mereka memungkinkan pasien untuk mengajukan berbagai pertanyaan, tetapi informasi yang tersedia untuk agen sering kali terbatas.

Dilengkapi modul kustom, software layanan pelanggan mereka memainkan peran penting dalam menyederhanakan pengalaman pasien. Mereka membuat modul-modul berikut ini:

Ketika pelanggan bertanya tentang tes tertentu, agen dapat memberikan semua detailnya sekaligus tanpa perlu bolak-balik antar-aplikasi. Agen juga dapat menyarankan jam janji temu berdasarkan ketersediaan teknisi. Jika hanya tersisa 5 slot untuk hari itu, agen otomatis diingatkan untuk memastikan penjadwalan yang optimal agar pelanggan tidak menunggu terlalu lama.

Bersamaan dengan itu, agen dapat memberikan detail seperti lokasi tes dan teknisi yang dapat dihubungi serta menjadwalkan janji temu pelanggan. Hal ini dapat dicapai berkat adanya tautan antara modul-modul dalam sistem. Setelah hasilnya keluar, perwakilan layanan pelanggan dapat mengarahkan pasien ke spesialis yang tepat dengan cara memeriksa modul tes yang tertaut dengan modul dokter. Dengan demikian, tanpa perlu mengarungi sistem secara mandiri, pasien tetap dapat terhubung dengan dokter yang tepat di rumah sakit yang sama.

Sebuah agensi real estat yang fokus pada properti kompleks perumahan, menyimpan semua detail propertinya dalam brosur atau folder. Hal ini menyulitkan mereka untuk menemukan informasi yang diperlukan dengan cepat.

Agensi tersebut menyusun modul kustom untuk mengatasi tantangan ini. Modul-modul ini membuat mereka dapat menyimpan data dalam berbagai kategori. Mereka pun dapat menautkan informasi-informasi yang saling berhubungan agar mudah diakses. Mereka membuat modul untuk:

Ketika pelanggan meminta tur properti, agen yang ditugaskan dapat menjadwalkan panggilan dan membagikan informasi penting, seperti pemberi pinjaman hipotek yang tersedia, opsi asuransi, dan detail pemeliharaan properti.

Agar lebih personal, agen juga dapat membagikan detail seperti vendor yang mengelola limbah, penyedia layanan kabel, dan vendor internet. Detail-detail ini dapat ditautkan dengan modul detail properti agar mudah diakses. Dengan demikian, agen memiliki semua informasi yang diperlukan untuk membantu pelanggan.

Dalam rangka menyederhanakan operasional, jika di masa mendatang pelanggan tersebut mengajukan permintaan pemeliharaan, agen juga dapat segera memeriksa peralatan yang tercakup dalam rencana pemeliharaan, lalu menugaskan staf lapangan yang sesuai.