משרד עורכי הדין קנטור ועכו מגיע לצמיחה שנתית של 10% עם Zoho

האתגר

התחום בו פועלים קנטור ועכו מציב שני אתגרים מרכזיים: ניהול מדויק של תהליכים משפטיים מורכבים ורב-שלביים, לצד עדכון שוטף של לקוחות המשרד—עסקים וארגונים—בנוגע להתקדמות התהליכים הנוגעים לעובדיהם. עם צוות של למעלה מ-30 עורכי דין המטפלים בעשרות תיקים עבור לקוחות מגוונים, ניהול יעיל ותהליכי עבודה מסודרים היו בראש סדר העדיפויות של המשרד.

בהתחלה, הסתמכו קנטור ועכו על גיליונות Excel ודוא"ל לניהול מעקב אחר תיקים ועבור עדכונים. ככל שהיקף העבודה גדל, התעוררו חששות ששיטת העבודה הזו עלולה להוביל לחוסר עקביות בעדכונים, תקשורת לקויה, ועיכובים בעדכון מידע חיוני על תיקים. קשיים שעלולים להאט משמעותית את קצב העבודה ולפגוע ביעילות. כדי לשמר ולשפר את רמת השירות, המשרד חיפש מערכת חזקה שתרכז ותייעל את הפעילות, תשפר את שיתופי הפעולה ותאפשר צמיחה בהמשך.

הפתרון

כדי לתת מענה לאתגרים התפעוליים האלו קנטור ועכו התחילו להשתמש ב-Zoho CRM, פלטפורמה גמישה במיוחד לניהול קשרי לקוחות, שריכזה את ניהול הלקוחות והתיקים למקום אחד. הגמישות וממשק המשתמש הפשוט של הפלטפורמה אפשרו למשרד לבנות מערכת המותאמת בדיוק לצרכיו, עם ידע טכנולוגי מינימלי ותהליך הטמעה קצר.

בנוסף, הפלטפורמה אפשרה להגדיר ולהפעיל אוטומציות עבור תהליכי עבודה מרכזיים, כמו: שליחת תזכורות לחידוש ויזות, דוחות תקופתיים למנהלי משאבי אנוש בנוגע לסטטוס הוויזות של העובדים בחברות שלהם, ומעקב אחר איסוף, חתימה ושליחה של מסמכים.

אוטומציה נוספת עם Zoho Creator

בעוד Zoho CRM סיפקה גם מערכת יעילה לניהול חשבוניות ותשלומים, קנטור ועכו רצו להפחית את הזמן והמאמץ שהושקעו במעקב אחר אותם תשלומים. לשם כך, המשרד יישם פתרון שנבנה באמצעות Zoho Creator , פלטפורמת Low code\No code המאפשרת ליצור אפליקציות בהתאמה אישית. בעזרת Creator, החברה פיתחה מערכת שמנהלת מעקב אחר תשלומים ושולחת תזכורות אוטומטיות ללקוחות בהתאם להגדרות שנקבעו מראש, תוך שימוש בנתונים שנמשכו ממערכת ה-CRM הפנימית. בנוסף, בכל בוקר המערכת הפיקה טבלה מפורטת שמסכמת את סטטוס התשלומים הנוכחי, כולל יתרות פתוחות.

יתרונות ותוצאות

על ידי שילוב Zoho CRM בפעילות היומיומית שלהם והרחבת יכולות המערכת עם פתרון מותאם אישית, קנטור ועכו ייעלו את תהליך הנפקת החשבוניות, את המעקב אחר התשלומים ואת מערך התפעול. מה שהתחיל כחיפוש אחר חלופה חכמה יותר לגיליונות אלקטרוניים ודוא"ל, התפתח למערכת מקיפה שתמכה בצמיחה שנתית עקבית של 10% במשך יותר מ-15 שנים ברציפות, תוך שמירה על רמת שירות גבוהה.

מבט לעתיד

קנטור ועכו מרוצים מהמערכת הקיימת, שתומכת בפעילות והצמיחה של המשרד ביעילות. למרות שאין צורך כרגע בהוספת כלים למערכת, המשרד ישקול פתרונות של Zoho בעתיד אם יעלו צרכים חדשים.