ביראד משפרת את היעילות ב-30% עם פתרונות Zoho

האתגר

כחברה המגשרת בין מוסד אקדמי מוביל לתעשייה הדינמית, 'ביראד' נדרשה לתאם בין מגוון מחלקות‌‌ – חוקרים, צוותי כספים, אנשי פיתוח עסקי ונציגי האוניברסיטה. בעבר, תהליכי העבודה נשענו על‌‌ דוא"ל וקובצי ‌‌Excel‌‌ לניהול תקציבים, הזמנות רכש ומעקב נתונים, אך שיטה זו הייתה מסורבלת,‌‌ חשופה לטעויות ולא סיפקה את השקיפות הנדרשת לניהול פרויקטים יעיל. היה ברור כי הגיע הזמן‌‌ למערכת מתקדמת שתספק פתרון הוליסטי, תייעל את העבודה ותאפשר לצוותים ב'ביראד' להתמקד‌‌ במשימות אסטרטגיות ולא בבירוקרטיה טכנית.

פתרון

'ביראד' בחרה לשדרג את תשתית העבודה שלה באמצעות פתרונות ‌‌Zoho‌‌, תוך התמקדות בשני‌‌ תחומים מרכזיים. בעזרת Zoho Creator, פלטפורמת low-code/no-code לבניית יישומים עסקיים מותאמים אישית,‌‌ פיתחה החברה שתי מערכות ייעודיות. הראשונה הייתה מערכת לניהול תקציבים והזמנות רכש - מערכת שהעניקה לחוקרים גישה מלאה‌‌ ושקיפות בזמן אמת על תקציבים והזמנות, תוך שילוב מלא עם מערכות הכספים‌‌ של החברה. השנייה, מערכת לניהול פטנטים‌‌ למעקב וניהול כל שלבי רישום הפטנטים,‌‌ כולל אישורים משותפים עסקיים וגורמים רלוונטיים ב'ביראד' ובאוניברסיטת בר-אילן.

"‌Zoho Creator‌‌ אפשרה לנו לפתח פתרון מותאם‌‌ אישית לצרכים שלנו, ללא תלות בגורמים חיצוניים. המערכות שפיתחנו שדרגו משמעותית את‌‌ שגרת העבודה, הפכו אותה לחכמה, יעילה ומדויקת יותר. השינוי הזה לא רק חסך לנו זמן‌‌ ומשאבים, אלא גם אפשר לנו להתמקד בצמיחה, ביצירת שיתופי פעולה חדשים ובקידום‌‌ החדשנות האקדמית"

Dr. Tsvika Ben-Porat
מנכ"ל, BIRAD

בהמשך, כדי לשפר את שיתוף הפעולה בין המחלקות השונות, אימצה 'ביראד' את Zoho CRM - מערכת ניהול קשרי לקוחות. הגמישות, יכולת ההתאמה האישית והממשק אינטואיטיבי של המערכת אפשרו ל'ביראד' להתאים אותה במיוחד לניהול קשרים בין חוקרי האוניברסיטה לצוות הפיתוח‌‌ העסקי של החברה. כמו כן, החברה שילבה את Zoho WorkDrive,‌‌ פלטפורמה מאובטחת לניהול‌‌ מסמכים בענן, אשר שיפרה את הגישה והארגון של קבצים קריטיים והובילה לשיתוף פעולה יעיל‌‌ יותר בין 'ביראד' לאוניברסיטת בר-אילן.

יתרונות והחזר השקעה ‏(ROI)

הטמעת פתרונות ‌‌Zoho‌‌ אפשרה ל'ביראד' ליצור סביבת עבודה המותאמת במדויק לצרכי החברה,‌‌ במקום להסתגל למגבלות של מערכות ישנות ומיושנות. השיפור בתקשורת בין החוקרים לצוות‌‌ הפיתוח העסקי הוביל לשיתוף פעולה יעיל וחלק יותר, בעוד שתהליכים מורכבים עברו אוטומציה‌‌ שהפחיתה משמעותית את היקף העבודה הידנית. בנוסף, ניהול התקציבים הועבר למערכת מרכזית ומסודרת, מה שהגביר את השקיפות, ייעל את‌‌ קבלת ההחלטות וצמצם את זמני התגובה. השדרוגים הללו הובילו לשיפור של ‌‌30%‌‌ באיכות השירות‌‌ ולחוויית עבודה חכמה, מסודרת ומהירה יותר.

מבט לעתיד

'ביראד' ממשיכה להוביל שיפורים בתהליכים הפנים-ארגוניים שלה, תוך התמקדות ביעילות,‌‌ חדשנות ושיתוף פעולה חוצה מחלקות. בזכות הגמישות של פתרונות ‌‌Zoho‌‌, החברה מסוגלת‌‌ להסתגל בקלות לצרכים משתנים, לשמור על רציפות תפעולית ולוודא שהתהליכים הפנימיים‌‌ נותרים יעילים ומדויקים. בעתיד, 'ביראד' מתכננת להעמיק את השימוש במערכות ‌‌Zoho‌‌, על מנת להבטיח שהן ימשיכו לתמוך‌‌ בצמיחה הארגונית ולשפר את ניהול הפרויקטים, שיתוף הפעולה והבקרה התפעולית.

‌"המעבר ממערכות מבוססות דוא"ל‌‌ וגיליונות ‌‌Excel‌‌ למערכת מאוחדת ומותאמת אישית היה מהלך משמעותי. למרות תקופת התאקלמות‌‌ ראשונית, ההשקעה הוכיחה את עצמה בטווח הארוך ואפשרה לנו לעבוד בצורה חכמה, מהירה‌‌ ויעילה הרבה יותר."

Meir Gershtnkoren
מנהל מערכות מידע, BIRAD