Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion des tâches ?

On utilise un logiciel de gestion des tâches pour gérer efficacement toutes les tâches en vous aidant à identifier les 20 % de tâches les plus prioritaires. Chaque jour, la majeure partie de notre temps est consacrée à des tâches urgentes mais non prioritaires, tandis que les tâches les plus importantes sont remises à plus tard. Le principe de Pareto, également appelé loi des 80/20, peut être appliqué ici : 80 % du travail nécessaire sera accompli si vous identifiez et effectuez les 20 % de tâches prioritaires.

Logiciel de gestion de tâches basé sur le Web - Zoho Projects

Comment suivez-vous les tâches de l'équipe ?

Une équipe travaille généralement sur des tâches contribuant à l'atteinte de l'objectif de son entreprise. Même si travailler en équipe permet généralement d’accomplir plus de tâches, il peut être difficile de rester synchronisé au sein de l'équipe. Un logiciel de gestion des tâches en équipe peut vous aider à maintenir votre équipe bien organisée. 

  • Charge de travail de l'équipe

    Soyez à jour sur la charge de travail faible ou élevée des membres de votre équipe et déléguez le travail en conséquence à l'aide d'un gestionnaire de tâches en ligne.

  • Groupes au sein de l’équipe

    Le logiciel de gestion d'équipe vous permet de gagner du temps en communiquant avec plusieurs membres de l'équipe en même temps en constituant des groupes d’employés par projet, service ou autre critère, afin de les identifier facilement dans des commentaires, des tâches, des problèmes ou des sujets de forum.

  • Mises à jour de l'équipe

    Recevez des mises à jour et des notifications instantanées sur tous les travaux effectués par les membres de votre équipe à l'aide d'un outil de suivi des tâches.

  • Rapports d’équipe

    Un système de gestion des tâches des employés vous aide à mieux connaître les progrès réalisés jusqu'à ce jour et à planifier les futures stratégies de travail à l'aide de rapports.

  • Minuteur d'équipe

    Le logiciel de suivi des tâches vous aide à suivre et à approuver le temps que votre équipe consacre à différentes tâches à l'aide de feuilles de temps.

Avantages de l'utilisation d'un outil de gestion des tâches

  • Vous aide à organiser, attribuer et hiérarchiser les tâches, le tout à partir d'une plate-forme centrale unique
  • Décompose les projets complexes en plusieurs tâches liées ou interdépendantes.
  • Intègre tout votre travail afin de garantir aux clients un produit de qualité.
  • Supprime la nécessité de se souvenir de toutes les tâches et vous rend plus productif en envoyant des rappels en temps opportun
  • Vous permet de définir des objectifs et des jalons, de garder un œil sur les livrables et de gérer les délais.

Choisir le logiciel de gestion des tâches qui vous convient

Il n’est pas toujours facile de choisir le meilleur logiciel de gestion des tâches parmi une multitude d'options et de l'intégrer au work flow de votre équipe, surtout parce que l’utilisation optimale du logiciel dépend d’un grand nombre de personnes. Avant d’étudier les différentes options et leurs avantages, il est essentiel de passer en revue certains points importants à garder à l'esprit :

Votre solution idéale se trouve peut-être dans le cloud

Les logiciels de gestion des tâches sur site et en ligne ont chacun leurs avantages et inconvénients. Choisissez une option qui correspond le mieux aux besoins de votre entreprise pour commencer cette recherche.

C'est votre entreprise

Des logiciels sur mesure sont disponibles pour différents secteurs ou services afin de répondre aux tâches spécifiques à leur domaine. La taille de votre entreprise est également importante, car elle impacte directement vos besoins et vos coûts, ce qui peut vous permettre de réduire vos options.

Votre projet est-il agile ?

La gestion des tâches est souvent effectuée dans le cadre de la gestion de projet. Selon la méthode de gestion de projet appliquée par votre équipe, vos options de logiciel de gestion de tâches peuvent changer.

De nombreuses options sont disponibles, du logiciel de gestion des tâches gratuit aux outils de gestion des tâches professionnels basés sur le Web. Ces questions vous aideront à affiner vos options. Choisissez un logiciel convivial qui répond à vos besoins. La facilité de mise en œuvre et d’utilisation est un critère essentiel pour choisir le logiciel de gestion des tâches adapté à votre entreprise.

Principales caractéristiques du système de gestion des tâches

  • 1. Gérez les activités de projet depuis une plate-forme centrale

    Les tâches d'un projet et listes de tâches facilitent l'organisation et la gestion de vos éléments de travail, le tout dans un seul système centralisé et facile d'accès. Vous pouvez suivre le statut des tâches, les attribuer aux membres, définir des dépendances de tâches, envoyer des rappels par e-mail et suivre l’avancement de votre projet. Vous pouvez même convertir des e-mails en tâches à l'aide de notre logiciel de suivi des tâches.

    Logiciel de gestion des tâches - Zoho Projects
  • 2. Afficher les tâches

    Vous pouvez désormais afficher les tâches de plusieurs façons : classique, simple, Kanban, dépendances et Gantt. Les différents affichages vous aident à visualiser les tâches sous plusieurs angles et à fournir un statut distinct pour le livrable du projet.

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  • 3. Jalons

    Les jalons peuvent être utilisés pour regrouper des tâches et évaluer rapidement l'avancement du projet. Zoho Projects classe les jalons de la façon suivante : à venir, en retard, archivé ou terminé.

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  • 4. Activez le minuteur de tâches

    Vous pouvez lancer le minuteur pour une tâche, de manière à enregistrer vos heures de travail effectives. Une fois la tâche terminée, arrêtez le minuteur et vos entrées sont automatiquement enregistrées dans la feuille de temps. Vous pouvez enregistrer le temps passé sur des tâches quotidiennement ou hebdomadairement selon vos préférences et calculer facilement les heures facturables et non facturables de chaque projet.

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  • 5. Sous-tâches

    Divisez une tâche plus importante en un certain nombre de sous-tâches qui peuvent être attribuées et suivies séparément dans le projet. Le fractionnement des tâches en sous-tâches permet souvent de mieux visualiser l'avancement du projet.

    Logiciel de gestion des tâches en équipe - Zoho Projects
  • 6. Rapports de tâches

    Vous pouvez immédiatement consulter vos rapports de tâches sous Tasks Milestones (Tâches et jalons). Les rapports de tâches fournissent une vue consolidée de l'ensemble des tâches ouvertes et fermées du projet sélectionné. Vous pouvez cliquer sur et afficher les informations relatives au propriétaire, au jalon ou à la priorité dans notre logiciel de gestion des tâches de projet.

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  • 7. Mettez à jour les tâches en une seule fois

    Vous pouvez mettre à jour une tâche de façon sélective ou par lot. Dans l’affichage classique, vous pouvez fermer les tâches, définir la priorité, modifier le propriétaire de la tâche et transférer la tâche d'une liste à une autre. Dans l’affichage simple, vous pouvez fermer les tâches, définir la priorité et modifier le propriétaire de la tâche.

    Système de gestion des tâches en ligne - Zoho Projects
  • 8. Définissez des rappels de tâches et leur durée

    Avec les rappels de tâches dans Zoho Projects, vous pouvez rester au courant de ce qui se passe grâce à des e-mails de rappel en temps opportun. Ainsi, vous ne manquez aucun jalon important. Vous pouvez également définir la durée de la tâche en jours ou en heures en fonction des besoins de votre projet. Vous pouvez créer des tâches au sein du logiciel même si vous n'êtes pas sûr de l'heure de début.

    Outil de gestion des tâches en équipe - Zoho Projects