Guide de l'utilisateur de Zoho Mail

Utilisation des modèles

Vous pouvez utiliser des modèles pour envoyer des e-mails dans un format prédéfini sans avoir à répéter la mise en forme plusieurs fois. Cela s'avère utile pour standardiser les e-mails à l'échelle de l'organisation. Vous pouvez également classer les modèles par catégorie selon vos préférences pour les repérer facilement.

 Création de modèles

 Création de modèles dans la fenêtre de rédaction d'e-mails :

  1. Connectez-vous à Zoho Mail.
  2. Cliquez sur New Mail (Nouveau message) pour rédiger un nouveau modèle d'e-mail.
  3. Indiquez l'objet - Le nom du modèle sera le même que l'objet que vous indiquez ici.
  4. Saisissez le contenu de l'e-mail requis. 
  5. Vous pouvez appliquer la mise en forme nécessaire au contenu de l'e-mail. 
  6. Sélectionnez la liste déroulante en regard de Save (Enregistrer) pour choisir l'option Save Template (Enregistrer le modèle)
  7. Le message sera enregistré dans le dossier Templates (Modèles) sous la catégorie « All Templates (Tous les modèles) » par défaut.

 Création de modèles depuis le dossier correspondant :

  1. Accédez au dossier Templates (Modèles).
  2. Cliquez sur « Create Template (Créer un modèle) ».
  3. Indiquez le titre et le contenu de l'e-mail dans les champs respectifs et apportez des modifications de mise en forme, le cas échéant. (Le titre indiqué dans le modèle apparaît comme l'objet de l'e-mail.)
  4. Cliquez sur la liste déroulante Select Category (Sélectionner une catégorie) pour sélectionner ou créer une catégorie.
  5. Cliquez sur Save (Enregistrer) pour enregistrer le modèle.
  6. Le message sera enregistré dans le dossier Templates (Modèles) sous la catégorie indiquée.

 Classement par catégorie des modèles depuis la fenêtre de rédaction d'e-mails

Une fois le modèle enregistré, vous pouvez le classer par catégorie depuis la fenêtre de rédaction à l'aide de l'option Insert template (Insérer un modèle) dans le menu des options de mise en forme.

Créez une catégorie à l'aide de l'option « + » dans la fenêtre contextuelle. Ensuite, vous pouvez simplement y glisser-déposer les modèles (vous pouvez sélectionner plusieurs modèles à glisser-déposer dans une même catégorie). Vous pouvez également modifier ou supprimer une catégorie via les options disponibles lorsque vous passez votre curseur dessus.

Un modèle peut être enregistré dans plusieurs catégories. Cliquez sur le nom de la catégorie disponible dans l'aperçu d'un modèle et cochez les cases des catégories dans lesquelles vous souhaitez enregistrer le modèle.

Remarque : les modèles s'affichent par défaut dans la vue Liste. Vous pouvez modifier ce paramètre en cliquant sur l'icône « Thumbnail view » (Vue Miniature).

 Modification des modèles enregistrés

Depuis le dossier Templates (Modèles)

  1. Accédez au dossier Templates (Modèles)
  2. Tous les modèles enregistrés sont répertoriés. 
  3. Sélectionnez le message que vous souhaitez utiliser pour l'ouvrir dans la fenêtre de rédaction. 
  4. Après avoir apporté des modifications, cliquez sur « Save Template (Enregistrer le modèle) » dans la liste déroulante Save Draft (Enregistrer le brouillon) en haut à droite de l'écran pour remplacer le modèle existant.

Depuis la fenêtre de rédaction

Vous pouvez également modifier les modèles existants depuis la fenêtre Templates (Modèles) dans la fenêtre de rédaction. Cliquez sur l'icône Insert template (Insérer un modèle) depuis les options de mise en forme. Accédez à la catégorie contenant le modèle que vous souhaitez modifier et cliquez sur l'icône Edit (Modifier) du modèle concerné.

 Insertion de modèles

  1. Vous pouvez insérer le contenu du modèle pendant la rédaction d'un e-mail. 
  2. Cliquez sur l'icône Insert template (Insérer un modèle)  dans les options de mise en forme.
  3. Vous verrez la liste des modèles avec l'objet et l'aperçu du contenu. Vous pouvez utiliser la barre de recherche ou parcourir les catégories pour trouver le modèle. (Si vous utilisez la barre de recherche quand vous êtes dans une catégorie, seuls les résultats de modèles appartenant à cette catégorie spécifique seront répertoriés).
  4. Sélectionnez le modèle approprié pour insérer le modèle.
  5. Le contenu du modèle sélectionné sera inséré dans le message que vous êtes en train de rédiger.

Vous pouvez également cliquer sur le modèle concerné depuis la liste des dossiers pour utiliser le modèle. 

Remarque :

Cliquez sur l'icôned'aperçu d'un modèle pour afficher le contenu du modèle. Vous pouvez cliquer sur l'option Insert (Insérer) à partir de l'aperçu pour utiliser le modèle spécifique.

Modèles CRM

Outre vos modèles Zoho Mail, vous pouvez également afficher vos modèles CRM depuis la fenêtre de rédaction. Les catégories de modèles CRM par défaut sont indiquées en dessous des modèles d'e-mails, dans la fenêtre Template (Modèle). (capture d'écran)

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Écrivez-nous: support@zohomail.com