Zoho Mail - Groupes privés

Groupes privés : 

Les groupes privés ou groupes fermés sont les groupes d'e-mail qui ne peuvent recevoir que des e-mails provenant des membres du même groupe. Ils sont destinés aux communications des équipes en interne, à la configuration d'alertes, à l'échange d'idées entre les membres d'une même équipe, etc. Des options existent pour modérer/rejeter les e-mails générés en dehors du groupe. Ex : myteam@yourdomain.com, gamers@yourdomain.com, writers@yourdomain.com. Par défaut, si une personne extérieure au groupe envoie un e-mail à ce groupe, celui-ci sera mis en attente pour modération. 

Les exemples de tels groupes sont des groupes fonctionnels, formés pour discuter avec des pairs similaires. Ex : management@yourdomain.com, yourteam@yourdomain.com peuvent être des groupes privés. Cette adresse e-mail peut être utilisée pour communiquer au sein du groupe.

Procédure de création des groupes privés :

  1. Connectez-vous à www.zoho.com/mail en tant qu'Administrateur ou Super-administrateur.
  2. Cliquez sur l'icône Settings >> Control Panel >> Groups
  3. Cliquez sur le lien « Add Group » en haut de la page pour créer un nouveau groupe
  4. Dans le niveau d'accès, sélectionnez « Only the members of the group » pour créer un groupe privé
  5. Indiquez le nom du groupe, une courte description de celui-ci et l'adresse e-mail souhaitée pour le domaine. 
  6. Choisissez un modérateur pour le groupe, en fonction des besoins. 
  7. Si vous ne choisissez pas de modérateurs, l'administrateur doit s'occuper lui-même de la modération. 

L'administrateur peut personnaliser les options de livraison des e-mails, pour les e-mails ne provenant pas d'un membre du groupe. Par défaut, si vous ne précisez pas de modérateur, les e-mails du groupe seront renvoyés vers leurs expéditeurs. Des options sont disponibles dans Advanced Settings pour modérer les e-mails provenant de membres extérieurs. Un modérateur ou un administrateur devra les examiner afin de les accepter ou de les rejeter. 

Vous pouvez configurer le paramètre pour rejeter les e-mails d'autres utilisateurs. Dans ce cas, les e-mails de membres n'appartenant pas au groupe seront systématiquement retournés vers leurs expéditeurs. Vous pouvez choisir de les renvoyer dans les Advanced Settings des groupes. 

Paramètres de livraison des e-mails d'un groupe privé :

Les instructions ci-dessous vous aideront à rejeter les e-mails des membres n'appartenant pas au groupe, adressés au groupe privé. Vous pouvez utiliser ces instructions si vous êtes certain que vos utilisateurs ou d'autres personnes n'enverront pas d'e-mails importants depuis les comptes de messagerie n'appartenant pas au groupe à cette adresse e-mail groupée.

Renvoyer les e-mails des membres n'appartenant pas au groupe :

  1. Connectez-vous à www.zoho.com/mail en tant qu'administrateur.
  2. Cliquez sur l'icône Settings >> Control Panel >> Groups
  3. Sélectionnez le groupe et accédez aux Advanced Settings du groupe
  4. Dans les options de la section Mail Moderations du groupe, sélectionnez Bounce back emails pour renvoyer les e-mails envoyés par des personnes extérieures au groupe. 

Si vous choisissez cette option, même les e-mails de l’organisation ne provenant pas des membres du groupe pourront être renvoyés. 

Modérer les e-mails des utilisateurs n'appartenant pas au groupe (utilisateurs externes) :

Les instructions ci-dessous vous aideront à configurer un groupe d'organisation avec des paramètres de modération. Lorsque des utilisateurs externes à l'organisation envoient un e-mail au groupe, l'e-mail est retenu pour modération et sera livré ou renvoyé en fonction de la décision du modérateur. 

  1. Connectez-vous à www.zoho.com/mail en tant qu'administrateur.
  2. Cliquez sur l'icône Settings >> Control Panel >> Groups
  3. Sélectionnez le groupe et accédez aux Advanced Settings du groupe
  4. Dans les options Mail Moderations du groupe, sélectionnez « Hold Mail for moderator Approval ». 

Si vous sélectionnez l'option « Hold Mail for moderator Approval », mais que le groupe ne possède pas de modérateur actif, l'Administrateur/Super-administrateur ne devra modérer que les e-mails de ce groupe. 

Share this post : FacebookTwitter

Vous ne trouvez toujours pas ce que vous cherchez?

Écrivez-nous: support@zohomail.com