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Zoho Projects se posicionó como líder entre los 20 mejores programas de software de gestión de proyectos
Zoho Projects lidera los 20 mejores programas de software Kanban
Funciones clave del sistema de gestión de tareas
01. Gestione las actividades del proyecto desde un lugar central
Las tareas de los proyectos y las listas de tareas le permiten organizar y gestionar fácilmente los elementos de trabajo en una ubicación centralizada y de fácil acceso. Puede monitorear el estado de las tareas, asignarlas a los miembros, establecer las dependencias de tareas, enviar recordatorios por correo electrónico y realizar un seguimiento del progreso de su proyecto. Incluso puede convertir correos electrónicos en tareas mediante nuestro software de seguimiento de tareas.
02. Vea y gestione las tareas
Ahora puede ver las tareas en diversos estilos: vista clásica, vista simple, vista de Kanban, vista de dependencias y vista de diagrama de Gantt. Las diferentes vistas lo ayudan a mirar las tareas desde diversas perspectivas y muestran un estado claro de las entregas del proyecto.
03. Realizar un seguimiento de los hitos
Los hitos se pueden utilizar a fin de agrupar tareas y evaluar rápidamente cuánto falta para la finalización del proyecto. Zoho Projects clasifica los hitos como próximos, vencidos, archivados o completados.
04. Active el temporizador para las tareas
Puede iniciar el temporizador para una tarea a fin de registrar las horas de trabajo reales. Una vez que haya completado la tarea, detenga el temporizador para que las entradas se registren automáticamente en la planilla de horas trabajadas. Puede registrar el tiempo de las tareas de forma diaria o semanal, según su conveniencia, y calcular fácilmente las horas facturables y no facturables de cualquier proyecto.
05. Trabaje con subtareas
Divida una tarea más grande en varias tareas secundarias que se pueden asignar y seguir por separado en el proyecto. La división de las tareas en tareas secundarias a menudo proporciona una mejor perspectiva del progreso del proyecto.
06. Analice los informes de tareas
Puede ver de forma inmediata los informes de tareas en la sección de tareas e hitos. Los informes de tareas proporcionan una vista consolidada de todas las tareas abiertas y cerradas en el proyecto seleccionado. En nuestro software de gestión de tareas de proyectos, puede hacer clic y ver los detalles de cualquier propietario, hito o prioridad.
07. Actualice las tareas en un solo movimiento
Puede actualizar las tareas de forma selectiva o masiva. En la Vista clásica, puede cerrar tareas, establecer prioridades, cambiar el propietario de la tarea y mover una tarea de una lista a otra. En la Vista simple, puede cerrar tareas, establecer prioridades y cambiar el propietario de la tarea.
08. Configure recordatorios de tareas y su duración
Gracias a los recordatorios de tareas de Zoho Projects, puede mantenerse al tanto de lo que sucede mediante recordatorios por correo electrónico oportunos para no perderse los hitos importantes. Establezca la duración de la tarea en días u horas según las necesidades de su proyecto. En este software de seguimiento de tareas, puede crear tareas incluso si no está seguro de la hora de inicio.
¿Por qué Zoho Projects es el mejor software de gestión de tareas?
Zoho Projects tiene una gran cantidad de funciones de gestión de tareas sólidas, como recordatorios, recurrencia, cronograma de estado, vista Kanban, temporizadores de tareas, informes, automatización de tareas y mucho más a un precio asequible. Todo esto está disponible en una plataforma fácil de usar que admite la colaboración entre equipos y el trabajo remoto, lo que lo convierte en uno de los mejores software de gestión de tareas. Zoho Projects también valora su privacidad y seguridad de datos. Incluso le ofrecemos la opción de crear campos de PII encriptados para almacenar datos confidenciales de los clientes. La personalización es otro aspecto que distingue a nuestra herramienta de gestión de tareas. Desde campos y diseños hasta funciones y perfiles, todos personalizados, que le permiten imprimirles un toque personal a sus tareas. Por todas estas razones y muchas otras, Zoho Projects se puede considerar como la mejor herramienta de gestión de tareas. ¿No nos cree? Escuche lo que nuestros clientes y críticos tienen que decir sobre nosotros.
Las calificaciones que nos otorgan las mejores empresas
Software líder de gestión de proyectos entre los clientes y críticos
“Zoho Projects comenzó a desfragmentar los sistemas aislados y a enfocarse en finalizar las tareas”.
JOYCE LONGTIN, GERENTE DE PROYECTOS, DRISTEEM CORP
¿Qué es un software de gestión de tareas?
El software de gestión de tareas se utiliza para administrar su trabajo con eficacia, ya que lo guía para encontrar y terminar las tareas de alta prioridad. Cada día, invertimos gran parte de nuestro tiempo en tareas urgentes, pero de baja prioridad, lo que nos lleva a posponer el trabajo más importante. Un sistema de gestión de tareas en línea lo ayuda a priorizarlas y administrarlas con funciones esenciales como los recordatorios, la cronología de estado y los registros de tiempo, para mantenerse al tanto de la fecha límite.
¿Por qué los equipos de proyecto necesitan un software de gestión de tareas?
Los equipos de gestión de proyectos requieren una herramienta de gestión de tareas para lograr lo siguiente:
- Priorizar y administrar todos los artículos de trabajo
- Asignar el trabajo según la disponibilidad de los empleados y el conjunto de habilidades
- Destinar y realizar un seguimiento del tiempo que se tomó en completar una tarea para evitar demoras
- Establecer recordatorios y notificaciones automáticos para asegurarse de que el trabajo se finalice a tiempo
- Colaborar con los miembros del equipo de manera eficaz
¿Cómo realizar el seguimiento de las tareas en equipo con nuestro sistema de gestión de tareas de los empleados?
Por lo general, un equipo trabaja en tareas que contribuyen al objetivo de su organización. Si bien cuando se trabaja en equipos suele ser posible realizar más tareas, mantener a los miembros de los equipos sincronizados puede resultar difícil. El software de gestión de tareas para equipos puede ayudarlo a mantener a su equipo conectado.
Carga de trabajo del equipo
Manténgase al tanto de la disponibilidad de los miembros de su equipo y delegue el trabajo según corresponda con un administrador de tareas en línea.
Grupos del equipo
El software de gestión de equipos lo ayuda a ahorrar tiempo en la comunicación con varios miembros del equipo a la vez: agrupe a los empleados por proyecto, departamento u otros factores para que pueda etiquetarlos fácilmente en comentarios, tareas, problemas o temas de foros.
Actualizaciones del equipo
Obtenga actualizaciones y notificaciones instantáneas sobre todo el trabajo que completaron los miembros de su equipo mediante una herramienta de seguimiento de tareas.
Informes del equipo
Un sistema de gestión de tareas de los empleados lo ayuda a obtener información sobre el progreso realizado hasta la fecha y planificar estrategias de trabajo futuras mediante informes.
Temporizadores del equipo
Para planificar campañas de marketing, realice un seguimiento de su progreso e identifique los puntos débiles
Herramientas principales de gestión de tareas
Estas son algunas de las mejores herramientas de gestión de tareas:
Software de gestión de tareas
La forma más eficiente de administrar sus tareas es mediante el uso de un software gratuito de gestión de tareas. Tiene todas las funciones que necesita como recordatorios, recurrencias, registros de tiempo, notificaciones automáticas y asignaciones de trabajo. Un sistema de gestión de tareas proporciona una manera sencilla de colaborar no solo con sus compañeros de equipo, sino también con todas las otras partes interesadas. Existen varias herramientas disponibles en línea con diversos niveles de complejidad y funciones, lo que facilita encontrar la opción perfecta para su empresa.
Listas de tareas
Las listas de tareas pendientes son probablemente las herramientas de gestión de tareas más utilizadas. Las personas realizan la gestión de tareas todos los días mediante estas listas. La principal ventaja es que es tan fácil de acceder que solo serán necesarios un lápiz y un papel. Marcar un elementos como realizados es satisfactorio de una manera incomparable. Si bien administrar listas y tareas sencillas es lo bastante fácil con una lista de tareas pendientes, no es suficiente para artículos de trabajo más complejos que involucren a varias personas y dependencias.
Paneles Kanban
Los paneles Kanban son una forma divertida de gestionar sus tareas. Hay varias versiones en línea de un panel Kanban, pero es igual de sencillo el arreglárselas con una pizarra y varias notas adhesivas. Lo provechoso de esto es la representación visual de las tareas, pues facilita que varias personas obtengan una actualización de estado en un instante. Las versiones en línea cuentan con funciones más complejas, como estados de tareas y vistas personalizadas según las necesidades de su empresa.
Hojas de cálculo
Las hojas de cálculo también se utilizan mucho como una herramienta de gestión de tareas debido a su accesibilidad y facilidad de uso. De manera similar a las listas de tareas pendientes, cualquier software de hoja de cálculo se puede usar para completar y realizar un seguimiento de sus artículos de trabajo. También es fácil gestionar y compartir datos almacenados en una hoja de cálculo. El inconveniente radica en la falta de funciones de gestión de tareas más avanzadas, como el seguimiento del tiempo y del progreso, la automatización del flujo de trabajo y la administración de recursos.
Diagramas de Gantt
Los diagramas de Gantt, conocidos más comúnmente como una herramienta de planificación de proyectos, también pueden realizar una gestión de tareas eficaz. Al igual que los paneles Kanban, la representación visual ayuda a todos a adoptar y administrar con facilidad el trabajo mediante esta herramienta. La administración de dependencias y las funciones como la ruta crítica y las líneas de base también hacen que sea una forma precisa de representar el trabajo en tiempo real. Existen varios software Gantt específicos en línea, así como versiones disponibles como parte de un software gratuito de gestión de tareas.
Beneficios de utilizar una herramienta de gestión de tareas
¿Cómo elegir el software de gestión de tareas apropiado?
La elección del mejor software de gestión de tareas entre una gran variedad de opciones y la adopción en el flujo de trabajo de su equipo no es algo fácil, especialmente porque el éxito del software depende de tantas personas. Antes de profundizar en las diversas opciones y sus beneficios, es fundamental revisar algunos puntos importantes que debemos tener en cuenta:
Su lado positivo puede ser la nube
Existen ventajas y desventajas tanto para el software de gestión de tareas en línea como en las instalaciones. Para comenzar esta búsqueda, elija la opción que mejor se adapte a sus necesidades empresariales.
Piense en su negocio
El software personalizado está disponible para diferentes sectores o departamentos a fin de hacer frente a las tareas específicas de ese campo. También es importante considerar el tamaño de su negocio, ya que influye directamente en sus necesidades y costos, lo que puede ayudarlo a reducir las opciones.
¿Su proceso es ágil?
A menudo, la gestión de tareas se realiza como parte de la gestión de proyectos. Según el tipo de metodología de gestión de proyectos que siga su equipo, las opciones para las herramientas de gestión de tareas también cambian.
Hay muchas opciones disponibles, desde software de gestión de tareas gratuito hasta herramientas de gestión de tareas basadas en la Web de nivel empresarial. Estas preguntas lo ayudarán a reducir las opciones. Elija un software de gestión de trabajo fácil de usar que cumpla con sus requisitos. La implementación y la adopción sencillas son factores fundamentales a la hora de seleccionar el software de gestión de tareas adecuado para su organización.
¿Cómo acceder de manera gratuita a la herramienta de gestión de tareas de Zoho Projects?
Zoho Projects es una de las herramientas más accesibles en el mercado con su sistema de gestión de tareas gratuito. Las funciones principales de gestión de tareas, como la creación, asignación y gestión de tareas, están disponibles en nuestra versión gratuita. También le ofrecemos una prueba gratuita de 10 días para las ediciones de pago de Zoho Projects cuando se registra. Para obtener más información, consulte nuestra información sobre precios aquí. Nuestro software de gestión de tareas gratuito tiene un visor de diagrama de Gantt sencillo, fuente de proyectos, seguimiento de tareas, calendario, foros, estado de tareas personalizado y muchas otras funciones con una aplicación móvil que facilita el uso desde cualquier parte del mundo. ¿Listo para empezar? Solo haga clic en el botón que aparece a continuación para registrarse de manera gratuita.