Guía para seleccionar el mejor software de servicio de asistencia

Hoy en día, sin importar lo que ofrece su empresa (ventas, servicios, consultoría, etc.), la atención al cliente es fundamental para fomentar la satisfacción del cliente. Asimismo, uno de los factores cruciales para las empresas actuales es la creación de repetición en el negocio, lo que puede determinarse solo cuando sus clientes no solo están satisfechos, sino felices.

En la búsqueda de la satisfacción del cliente, las empresas dependen más de las soluciones de TI y, por lo tanto, invertir en un software de servicio de asistencia se ha convertido en un componente vital de la supervivencia. En realidad, un software de servicio de asistencia puede fácilmente aumentar la credibilidad de las empresas, dado que su opción de ayuda se ve mejor frente a quien no la tiene.

Pero espere, antes de que comience la búsqueda de un software de servicio de asistencia en el mercado, necesita saber exactamente lo que está buscando y cómo centrarse en lo que necesita. Es como encontrar el ajuste perfecto en lugar de adaptarse a algo hecho.

Conozca su presupuesto

La razón por la que muchas empresas deciden no comprar un software de servicio de asistencia es por el costo. Sin embargo, con la disponibilidad de las aplicaciones de servicio de asistencia en la nube, las ofertas son bastante asequibles, pero no expresamente baratas. Calcule los valores y elija la aplicación que sea sustentable y le permita escalar. Nunca asuma que mientras más pague, mejor será la herramienta. De hecho, su actual negocio puede incluso requerir una solución de código abierto para comenzar.

Escriba sus requisitos

Tómese el tiempo para analizar su actual proceso de soporte. Enumere las áreas donde puede aplicar automatizaciones para aumentar la productividad de los agentes y reducir las redundancias. Vuelva a visitar los canales o puntos de contacto de los clientes (como correo electrónico, foro, línea telefónica gratuita, etc.) y vea si puede agregar algunos más para facilitar el acceso. Las soluciones del software de servicio de asistencia ofrecen varias características sorprendentes, sin embargo, realice su propia investigación para seleccionar las mejores. Eche un vistazo a los catálogos de soluciones de aplicaciones y consulte los comentarios en línea de los productos. Son invaluables para los principiantes como usted.

Evaluación de un software

Muchos servicios de asistencia promocionan sólidas características de gestión de tickets. Pero recuerde, no todo lo que se dice es cierto, así que no se deje llevar por esto sin antes evaluar los productos por completo. Algunos sistemas ofrecen mejores prestaciones en la gestión de tickets que otros. Procure que las capacidades ofrecidas coincidan con los requisitos que enumeró anteriormente. Digamos, si no pudo llevar un seguimiento de la productividad de un agente debido a un factor específico, no podrá hacer que funcione para siempre. Asimismo, muchos de nosotros tenemos negocios en el extranjero. Por lo tanto, si tiene la intención de ofrecer un sistema basado en web para el envío de tickets, asegúrese de que la aplicación sea multilingüe. Otra característica importante es el posicionamiento de marca, de modo que sus clientes piensen que se preocupa lo suficiente como para hacer suyas sus solicitudes.

Credibilidad del proveedor

A menudo comparamos los nombres de marcas cuando compramos un producto de consumo duradero para nuestro hogar. La misma regla se aplica en cierta medida, cuando elige un software de servicio de asistencia. De hecho, la credibilidad es vital, es difícil de construir y fácil de perder. Así que verifique por cuánto tiempo la empresa ha estado en el negocio. Pregunte por el tiempo de disponibilidad del software. Averigüe si la suscripción requiere de un contrato. Además, hay empresas que irán un poco más allá y le reembolsarán su dinero si no parece estar completamente satisfecho con su producto. Tómese su tiempo para elegir el mejor software de servicio de asistencia.

Proteja sus datos

Si su sistema de tickets incluirá nombres, direcciones, contraseñas y otros datos confidenciales de sus clientes, asegúrese de que están protegidos contra miradas entrometidas. Así que asegúrese de que el software de servicio de asistencia que seleccione cuente con la certificación de Puerto Seguro (Safe Harbor) de los Estados Unidos, la Unión Europea y Suiza, para garantizar que su información sea privada. Además, si su canal destacado será el correo electrónico, cifre los datos mediante SSL o tecnologías similares. Recuerde que va a comprometer a su negocio (de hecho, a sus clientes) y, por lo tanto, no deje ninguna opción al azar.

Pase su tarjeta

¡Y listo! Ahora está listo para hablar de negocios, puesto que ya ha elegido el software. Pero, espere. ¿Es una ONG o un emprendimiento de Silicon Valley? Cumple los requisitos para obtener más descuentos. Muchos proveedores de software de servicio de asistencia ofrecerán un precio especial, si pertenece a una de las categorías mencionadas. Además, si está completamente convencido del software, puede optar por una suscripción anual y ahorrar más con los descuentos. Por lo tanto, antes de realizar el pago, no olvide ponerse en contacto con un vendedor.

Muchos factores entran en juego a la hora de elegir un buen software de servicio de asistencia. Encontrar una única solución integral siempre será complicado. Pero si considera estos seis puntos, tenga garantizado que tomará la mejor decisión para su empresa.