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Una empresa de empaque y mudanzas ofrece servicio de mudanzas a clientes en varias ubicaciones. Mediante el software de servicio al cliente, registran de manera eficiente cada solicitud entrante y asignan un agente para inspeccionar la ubicación. Sin embargo, al registrarse el cliente, los detalles relacionados con el envío se registran en hojas de cálculo, lo que crea silos de datos y dificulta la capacidad de vincular toda la información relevante para un envío específico.

Esto afectó la coordinación del personal y, en última instancia, redujo la eficiencia del servicio.

Para garantizar un funcionamiento fluido, la empresa decidió incluir módulos personalizados en su software de servicio al cliente. Se crearon módulos específicos para cada proceso, tales como los siguientes:

Junto con esto, se configuró un flujo de trabajo para notificar al gerente y a los agentes de servicio al cliente del bajo número de vehículos.

Un cliente que busca un servicio de mudanza para su reubicación se comunica con la empresa de mudanzas. El agente encargado, después de comprender las necesidades del cliente, busca y asigna un agente de inspección que opera cerca de la localidad del cliente directamente desde la pantalla de tickets. Esta eficiencia se logra porque el módulo de tickets está conectado al módulo del agente de inspección a través de los campos de búsqueda.

Después de la inspección y confirmación del pedido por parte del cliente, el agente puede vincular módulos sin esfuerzo, como los detalles del conductor, el número del vehículo, el almacén más cercano a su ubicación y el personal relevante para el mismo ticket, lo que crea una visión general completa. Si la disponibilidad de los vehículos es inferior a 3 después de esta reserva, se activa automáticamente una alerta para el gerente y al agente a fin de planificar las reservas futuras en consecuencia.

En caso de que el cliente se enfrente a una emergencia imprevista, el agente puede comunicarse rápidamente con el conductor a través de los detalles del ticket y redirigirlo al almacén más cercano. Con solo un clic, el agente puede reprogramar la entrega para la fecha preferida y garantizar una experiencia fluida y libre de estrés para ambas partes.

Una escuela primaria antes dependía de procesos manuales y, como resultado, enfrentaba desafíos cuando los padres experimentaban retrasos cuando el autobús debía recoger y dejar a los niños. Proporcionar actualizaciones se volvió engorroso y consumía el valioso tiempo del equipo de administración y causaba ansiedad a los padres.

Con módulos personalizados, la escuela transformó su entorno de comunicación. Crearon estos módulos para organizar y almacenar información importante dentro de su software de servicio al cliente.

Estos datos integrales permiten a la escuela abordar diversas situaciones de manera efectiva:

Enfermedad del estudiante: En caso de que un estudiante se enferme durante el viaje, el personal puede comunicarse con el equipo de administración para obtener ayuda. El equipo de administración puede revisar el perfil del estudiante, verificar los antecedentes médicos asociados y contactar a los padres sin tener que buscar información en diferentes archivos. Además, el equipo también puede dirigir al conductor al hospital más cercano en caso de emergencia.

Cambios en el punto de descenso: Los padres que deseen alterar la ubicación de descenso de un niño pueden presentar una solicitud al equipo de administración. Esta información se puede comunicar a las personas necesarias mediante la comprobación de los detalles asociados con el módulo de los estudiantes, como los detalles del conductor, el personal y los maestros.

Un proveedor de seguros para mascotas a menudo recibe preguntas sobre tipos de seguros y reclamos. Esto hace que los agentes inviertan un tiempo considerable en la búsqueda manual de datos almacenados en diferentes aplicaciones o documentos en papel. Esto limita el tiempo disponible para el servicio personalizado al cliente.

La centralización de los datos de seguros mediante módulos personalizados puede reducir significativamente los tiempos de resolución. La compañía de seguros implementó módulos personalizados para organizar sus datos de la siguiente manera:

En esta situación, el módulo "Detalles del seguro" es visible solo para el departamento de soporte, mientras que los módulos restantes son accesibles para todos los departamentos de la organización.

Cuando un cliente pregunta sobre detalles específicos del seguro, el agente puede obtener todos los datos relevantes del módulo del seguro para mascotas. Si el cliente decide continuar con el proceso, toda la información, como los detalles de la mascota y los antecedentes médicos, se puede asociar con los detalles del dueño.

Además, en el caso de un cliente que busca reclamar beneficios del seguro, el departamento de reclamaciones puede utilizar módulos personalizados para almacenar información de la siguiente manera:

Esta información solo es visible para el departamento de reclamos y puede asociarse con los antecedentes médicos existentes, los detalles del dueño y los detalles de las mascotas. Estos datos centralizados permiten a los agentes acelerar el proceso de reclamos al tiempo que ahorran a los clientes tiempo y esfuerzos en repetir la misma información una y otra vez.

Un proveedor de alojamiento web es conocido por proporcionar un servicio eficiente a través de varios canales: correo electrónico, chat en vivo e incluso WhatsApp. Sin embargo, con los servicios de alojamiento web, el tiempo es esencial, ya que el rendimiento del sitio web afecta directamente las operaciones de un negocio. A pesar de ello, debido a que la información está dispersa entre las aplicaciones, a menudo, hay un retraso en la entrega del servicio a tiempo.

Recientemente, el proveedor eligió implementar módulos personalizados para incorporar toda la información dentro de su software de servicio al cliente a fin de ofrecer un servicio rápido. Almacenó la siguiente información dentro de cada módulo.

Ahora, cuando un cliente plantea una consulta sobre la ralentización del sitio web y problemas de rendimiento (a menudo junto con los detalles de la versión de software), los agentes pueden acceder, sin esfuerzo, a toda la información relevante relacionada con la versión de software. Esto incluye una lista completa de complementos e integraciones compatibles para cada versión. Gracias a que los agentes tienen un contexto completo, ahora pueden centrarse únicamente en resolver el problema sin perder tiempo recopilando información dispar.

Un hospital que ofrece servicios de consultoría se enfrentó a dificultades para proporcionar una experiencia fluida al paciente. El software de servicio al cliente existente permitía a los pacientes hacer varias preguntas; sin embargo, la información disponible para los agentes era a menudo limitada.

El uso de módulos personalizados en su software de servicio al cliente los ayudó a optimizar la experiencia del paciente. Crearon los siguientes módulos:

Cuando un cliente pregunta acerca de una determinada prueba, el agente puede proporcionar todos los detalles a la vez sin tener que cambiar entre aplicaciones. Además, el agente puede sugerir horas de consulta en función de la disponibilidad de los técnicos. Con solo 5 espacios disponibles restantes para el día, los agentes reciben una alerta automática a fin de garantizar una programación de citas óptima y evitar los tiempos de espera de los clientes.

Junto con esto, el agente puede proporcionar detalles como las ubicaciones en las que están disponibles las pruebas y el técnico que se debe contactar; para ello, debe revisar las asociaciones creadas entre estos módulos y la reserva de la consulta del cliente en consecuencia. Después de compartir los resultados, los representantes de servicio al cliente ahora pueden dirigir a los pacientes a los especialistas adecuados mediante la comprobación del módulo de pruebas asociado con el módulo del médico. Esto elimina la necesidad de que los pacientes naveguen por el sistema de forma independiente, lo que garantiza que se conecten con el médico adecuado dentro del mismo hospital.

Una agencia inmobiliaria centrada principalmente en propiedades residenciales almacenó todos los detalles de las propiedades en folletos o carpetas, lo que dificultaba encontrar la información requerida de forma rápida.

La agencia implementó módulos personalizados para hacer frente a este desafío. Estos módulos le permiten a la agencia almacenar datos en categorías separadas y vincular fácilmente información relacionada para un acceso rápido. Crearon módulos para lo siguiente:

Cuando un cliente solicita un recorrido de la propiedad, el agente asignado puede programar una llamada y compartir información importante, como los prestamistas hipotecarios disponibles, las opciones de seguro y los detalles de mantenimiento de la propiedad.

Para personalizar aún más la experiencia, el agente también puede compartir detalles como proveedores de tratamiento de residuos, de servicios de cable y de Internet. Estos se pueden vincular con el módulo de detalles de la propiedad para acceder fácilmente. Esto garantiza que el agente tenga toda la información disponible para ayudar a sus clientes.

Además, si el mismo cliente presenta una solicitud de mantenimiento más tarde, el agente puede verificar rápidamente los electrodomésticos cubiertos por el plan de mantenimiento y asignar el personal de campo adecuado, lo que agiliza las operaciones de servicio.