El complemento de Zoho Mail lo ayuda a administrar toda la correspondencia de clientes en su cuenta de Zoho CRM. Lo ayuda a realizar el seguimiento de todas las comunicaciones de correo electrónico entre los clientes y los usuarios de CRM. Además de esto, como administrador, tiene el siguiente conjunto de características para gestionar a los usuarios del complemento de Zoho Mail.

• Realizar una copia de seguridad de la cuenta de correo de un usuario desactivado
• Bloquear las configuraciones del complemento de Mail
• Desbloquear las configuraciones del complemento de Mail

Estas características son beneficiosas cuando un usuario, que utiliza el complemento de Zoho Mail, está desactivado en Zoho CRM. Cuando un usuario está desactivado, se pierden todas las conversaciones de correo electrónico que tuvo el usuario con los clientes. Para evitar este problema, tiene la opción de realizar una copia de seguridad de la cuenta de correo electrónico del usuario desactivado. Si lo hace, los correos electrónicos asociados a los registros de CRM se restauran y quedan disponibles para que los demás usuarios (representantes de ventas) puedan usarlos.

Disponibilidad

Permiso necesario de perfil: los usuarios con perfil de administrador pueden acceder a esta función.

 

 Realizar una copia de seguridad de la cuenta de correo electrónico del usuario

Puede realizar una copia de seguridad de la cuenta de correo electrónico del usuario desactivado solo si el tipo de cuenta es de tipo Uso compartido a nivel de registro o Uso compartido completo. Cuando realice la copia de seguridad, todos los correos electrónicos del usuario asociados a los registros de Zoho CRM estarán disponibles.

Para realizar una copia de seguridad de los datos

1. Vaya a Configuración > Usuarios y Control  > Control de seguridad > Usuarios del complemento de Zoho Mail.
2. En la página Usuarios del complemento de Zoho Mail, se muestran todos los usuarios activos y confirmados que utilizan el complemento de Zoho Mail.
   Puede ver los detalles de Buzón de correo y Tipo de cuenta de todos los usuarios. También estarán disponibles los Detalles de copia de seguridad de correo electrónico del usuario desactivado.
3. Haga clic en Hacer una copia de seguridad de los datos.
   Se iniciará la copia de seguridad de los correos electrónicos asociados a los registros de CRM. Una vez se obtiene la copia de seguridad, el Estado será Completo.

 Bloquear la configuración del complemento de Zoho Mail

Solo los mismos usuarios pueden cambiar las configuraciones del complemento de Zoho Mail. No puede cambiar las configuraciones de las cuentas de correo electrónico del usuario, pero, como administrador, puede bloquear las configuraciones. Cuando las bloquee, el usuario no podrá cambiar los ajustes del complemento de Mail, lo que incluye el cambio del tipo de cuenta o el buzón de correo.

Esta función es útil cuando planea realizar una copia de seguridad de la cuenta de correo del usuario desactivado. Puede realizar copias de seguridad solamente para los tipos de cuenta con opciones de Uso compartido a nivel de registro y Uso compartido completo. Entonces, para evitar que el usuario pueda cambiar el tipo de cuenta a modo privado, puede bloquear la configuración del complemento de Mail.

Para bloquear las configuraciones del complemento de Mail

1. Vaya a Configuración > Usuarios y Control  > Control de seguridad > Usuarios del complemento de Zoho Mail.
   Se mostrarán todos los usuarios registrados y activos que utilicen el complemento de Zoho Mail.
   Puede ver los detalles de Buzón de correo y Tipo de cuenta de todos los usuarios. También estarán disponibles los Detalles de copia de seguridad de correo electrónico del usuario desactivado.
2. Haga clic en Bloquear la configuración para el usuario que corresponda.

 Desbloquear la configuración del complemento de Zoho Mail

Como administrador, siempre puede bloquear las configuraciones del complemento de Mail para los usuarios, a fin de evitar que puedan cambiar los ajustes, y también desbloquearlas.

Para desbloquear las configuraciones del complemento de Mail

1. Vaya a Configuración > Usuarios y Control  > Control de seguridad > Usuarios del complemento de Zoho Mail.
   Se mostrarán todos los usuarios registrados y activos que utilicen el complemento de Zoho Mail.
   Puede ver los detalles de Buzón de correo y Tipo de cuenta de todos los usuarios. También estarán disponibles los Detalles de copia de seguridad de correo electrónico del usuario desactivado.
2. Haga clic en Desbloquear la configuración para el usuario que corresponda.

 Realizar la copia de seguridad más reciente

Cuando se desactiva a un usuario, se puede realizar una copia de seguridad de la cuenta de correo del usuario. También puede darse el caso de que un usuario vuelva a unirse a la empresa y utilice la cuenta de CRM para enviar correos electrónicos. Si el usuario se desactiva de nuevo, puede realizar una copia de seguridad de los correos electrónicos más recientes de la cuenta de CRM.
Dos casos en los que la opción de Realizar copia de seguridad más reciente no estará disponible:

1. Si el usuario no guarda la configuración del complemento de Zoho Mail cuando el administrador la activa para él. El usuario debe iniciar sesión en su cuenta y guardar la configuración del complemento de Mail.
2. Si el usuario modifica el ajuste a Cuenta privada, el administrador no podrá realizar una copia de seguridad después de volver a desactivar al usuario.

Para realizar la copia de seguridad más reciente

1. Vaya a Configuración > Usuarios y Control  > Control de seguridad > Usuarios del complemento de Zoho Mail.
2. En la página Usuarios del complemento de Zoho Mail, seleccione la casilla de verificación que corresponda al usuario desactivado.
3. Haga clic en Copia de seguridad más reciente.