Preguntas frecuentes sobre el etiquetado de registros en Zoho CRM

¿Cuáles son los beneficios del etiquetado de registros en Zoho CRM?

El objetivo principal del etiquetado de Zoho CRM es ayudarlo a clasificar y priorizar los registros, de manera que usted pueda capturarlos fácilmente. Por ejemplo, puede etiquetar ciertos registros como "Grandes acuerdos" o "Clientes potenciales de ferias comerciales de Australia" o "Clientes potenciales no deseados de referencias" y así sucesivamente. Cuando los clasifica en función del tipo de registro o las actividades asociadas a ellos, o bien de las ganancias potenciales de los acuerdos, depende totalmente de usted.

Considere las etiquetas como marcas para los registros. Simplemente, le ofrecen una manera sencilla de capturar una cierta cantidad de registros y de trabajar en ellos. A continuación, se muestran algunos puntos rápidos sobre el etiquetado en Zoho CRM.

• Puede agregar etiquetas manualmente o asignar etiquetas durante la importación de registros o aquellos creados a través de las API.
• También puede automatizar la asignación de etiquetas a los registros mediante reglas de flujo de trabajo.
• Puede filtrar los registros de Búsqueda global y a través de filtros avanzados basados en etiquetas.
• Puede crear informes de CRM basados en etiquetas para un módulo.

¿Cuál es la diferencia de funcionamiento de las etiquetas en comparación con un campo de la lista de selección múltiple?

La delgada línea que separa a las etiquetas de los valores de la lista de selección múltiple, es el propósito que ambos resuelven.

Mientras las etiquetas tienen la función de ayudarlo a categorizar y priorizar los registros, los campos de lista de selección múltiple son una parte de la información del registro. Por ejemplo, varias etiquetas para un cliente potencial pueden ser "Nuevo cliente potencial", "Cliente potencial de feria comercial" y "Clientes potenciales de Australia". Todas estas se pueden conectar a un único registro. Observe la gama de etiquetas, en una se habla sobre el tipo de cliente potencial, otra, sobre el origen del cliente potencial y en la última se denota un territorio/área.

Sin embargo, un campo de la lista de selección múltiple para el mismo cliente potencial podría ser "Productos que le interesan", que sería algo como "A", "B" y "C". Esto es parte de la información de registro y no de una marca. No puede tener un rango de valores como los que se ven en las etiquetas, ya que ese no es el propósito. Para resolver este problema utilizando campos, puede que tenga que crear tres campos personalizados. En lugar de eso, puede crear etiquetas y guardar campos personalizados para necesidades concretas.

Además de la diferencia de finalidad, tenga en cuenta que los usuarios deben ser administradores para agregar valores de la lista de selección múltiple. No es posible automatizar la adición, eliminación o sustitución de opciones dentro de un campo de selección múltiple. Sin embargo, con el etiquetado, puede seleccionar una etiqueta de la nube o crear una nueva etiqueta y asociarla a los registros. Usted también tiene opciones para agregar/sobrescribir las etiquetas para realizar actualizaciones masivas de registros.

No puedo agregar etiquetas a los registros. ¿Por qué?

1. Asegúrese de que los permisos para agregar etiquetas están habilitados en Otros permisos en su perfil de usuario.
2. Su cuenta de organización de CRM ha excedido los límites de etiquetas para el módulo, por esta razón, no puede agregar una etiqueta desde cero.
3. Usted no es parte de una edición pagada de Zoho CRM. Tenga en cuenta que el etiquetado de registros está disponible para la edición estándar y superiores.

¿Puedo agregar etiquetas a través de API?

Actualmente, Zoho CRM no admite la adición de etiquetas a través de API. Vea este espacio para obtener actualizaciones.

¿Cómo puedo buscar registros en función de etiquetas agregadas?

Puede filtrar los registros de Búsqueda global y a través de filtros avanzados basados en etiquetas.

En Filtros avanzados, simplemente seleccione criterios como "La etiqueta es _____" e ingrese el nombre de la etiqueta. Podrá capturar los registros pertinentes.

También puede crear vistas personalizadas en un módulo según etiquetas.

¿Existen operadores lógicos en la búsqueda de etiquetas para poder buscar [Clientes potenciales de ferias comerciales] Y [Clientes potenciales de Australia]? 

Actualmente, esto no es posible a través de la búsqueda. Sin embargo, puede lograr lo mismo si utiliza vistas personalizadas de un módulo. Cuando cree una vista personalizada de un módulo, podrá agregar criterios mediante el uso del operador lógico AND y guardar la vista.

¿Puedo utilizar API para traspasar etiquetas de Zoho CRM a otras aplicaciones externas, como Mailchimp?

Actualmente, esto no es posible. Vea este espacio para obtener actualizaciones.

¿Se puede traspasar una etiqueta de cliente potencial a una etiqueta de contacto?

Sí, puede traspasar etiquetas de cliente potencial durante la conversión a un contacto, cuenta y acuerdo.

¿Dónde se mantienen todas las etiquetas de un módulo?

Las etiquetas para un módulo se mantienen en la sección Gestión de etiquetas. Vaya al módulo que corresponda, haga clic en el ícono Más de esta vista de lista y en Gestión de etiquetas.

¿Puedo utilizar las etiquetas creadas por otros usuarios? ¿Podré editar o eliminar etiquetas creadas por otros?

• Sí, las etiquetas son públicas y puede utilizar las etiquetas creadas por otros usuarios de su organización.
• Puede editar o eliminar las etiquetas creadas por otras personas si su perfil tiene el permiso de Personalización de módulos.

¿Puedo reemplazar las etiquetas automáticamente? Por ejemplo, si el estado de un contacto se actualiza a Contactado, la etiqueta Por contactar debería reemplazarse automáticamente por Contactado.

Puede sobrescribir las etiquetas de forma masiva y automática mediante reglas de flujo de trabajo y, también, acciones automatizadas en Blueprint. Tenga en cuenta que TODAS las etiquetas asociadas al registro se sustituirán por la nueva etiqueta y no una sola específica.

¿Es posible combinar etiquetas similares? Si la respuesta es afirmativa, ¿cómo?

Sí. Puede combinar etiquetas similares. Simplemente vaya a la sección Gestión de etiquetas de un módulo y seleccione Editar una etiqueta. Cuando actualice el nombre de la etiqueta al de una ya existente, CRM generará la siguiente alerta: "La etiqueta ya existe. ¿Desea combinar esta etiqueta?"

Haga clic en Sí, combinar. Las dos etiquetas se combinarán y se reflejarán en todos los registros asociados del módulo.

¿Qué ocurre si elimino etiquetas asociadas a muchos registros?

Cuando elimina una etiqueta, se desasocia de todos los registros en los que se había aplicado. Tenga en cuenta que si una etiqueta está asociada como parte de un criterio en las reglas de flujo de trabajo, los informes, las vistas personalizadas, etc. (sin importar si los criterios se aplican a CRM), se le pedirá que elimine primero la asociación en las secciones pertinentes antes de eliminar la etiqueta.

¿Puedo agregar etiquetas a través de la aplicación móvil de CRM?

No, actualmente no puede agregar etiquetas a través de la aplicación móvil de CRM.

¿Puedo importar etiquetas específicas y adjuntarlas a los registros?

Actualmente, no tiene una opción de "Importación de etiquetas" en CRM. Sin embargo, puede asignar etiquetas a muchos registros después de la importación.

¿Puedo usar etiquetas como un parámetro para generar informes mediante el CRM avanzado de Analytics (Zoho Reports)?

Actualmente, las etiquetas no se sincronizan con el CRM avanzado de Google Analytics. Tenemos esto considerado este asunto en nuestro plan de acción. Sin embargo, puede generar informes integrados en Zoho CRM (módulo Informes), con etiquetas como parte del criterio del informe.

¿Puedo sobrescribir etiquetas existentes?

Sí, puede sobrescribir las etiquetas. Esto se puede realizar mediante la opción Agregar etiquetas desde [Módulo] Vista de lista o mediante reglas de flujo de trabajo/Blueprint.

¿Solo puedo agregar etiquetas a los registros de mi propiedad?

De forma predeterminada, puede agregar etiquetas a los registros que posee. También puede agregar etiquetas a los registros para los que tienen permisos para Agregar/Editar

¿Se pueden exportar las etiquetas?

No. Actualmente, no se pueden exportar etiquetas por separado. Sin embargo, cuando exporta registros de un módulo, las etiquetas correspondientes se exportan como una columna en la hoja de cálculo.