Permisos de perfil
Los perfiles en Zoho CRM ayudan a definir permisos para un conjunto de usuarios. Por ejemplo, los permisos necesarios para un miembro del equipo de ventas pueden diferir de los permisos que requiere una persona del equipo de marketing. Puede definir los permisos para cada perfil según sea necesario y especificar el perfil cuando agregue un usuario.
Perfiles predeterminados
De forma predeterminada, se proporcionan dos permisos de perfil. Solo puede cambiar los permisos del módulo y no se puede realizar ningún otro tipo de personalización. Los dos perfiles predeterminados son:
- Perfil de administrador: con este perfil, se puede acceder a todas las funciones de la cuenta de Zoho CRM.
- Perfil estándar: con este perfil, el acceso a las funciones de la cuenta de Zoho CRM es limitado.
Se requiere permiso de perfil: los usuarios que cuenten con permiso para administrar perfiles en el perfil pueden acceder a esta función.
Crear perfiles
- Vaya a Configuración > Control de seguridad > Perfiles.
- Haga clic en + Perfil nuevo.
- En la página Crear perfil nuevo:
- Ingrese el nombre del perfil nuevo
- Seleccione el perfil que desee clonar.
- Especifique una descripción del perfil, si fuera necesario.
- Haga clic en Crear.
Clonar perfiles
A veces, es posible que se deban clonar perfiles para crear perfiles similares y personalizarlos según sea necesario. Para clonar un perfil, haga clic en el botón Más junto al nombre del perfil y haga clic en Clonar.
Administración de permisos de perfil
Para facilitar el proceso de administración de permisos de perfil, los permisos están agrupados de tal manera que no tendrá ningún problema para personalizarlos según sea necesario. Puede habilitar o deshabilitar el permiso con un solo clic en lugar de tener que enfrentar los inconvenientes de deshabilitar cada casilla de verificación. Con la función de guardado instantáneo, no debe preocuparse de perder el progreso.
Lista de permisos
Los permisos de los módulos se agrupan de la misma forma en que aparecen en CRM y los permisos de configuración se agrupan de forma similar a la página de configuración, por lo que es más fácil encontrarlos. Existen tres secciones principales de permisos disponibles. Gracias a la posibilidad de cambiar el permiso con un clic, se puede habilitar y deshabilitar fácilmente.
Permisos de módulo
Los permisos de módulo permiten definir a qué módulo tendrán acceso los usuarios asociados a ese perfil en particular. También puede especificar las acciones que pueden realizar.
Permisos básicos
Estos permisos dependen de los módulos. Los permisos para acciones se pueden cambiar con la casilla de verificación disponible en el menú desplegable al lado de cada permiso de módulo. Algunas de las acciones comunes son:
- Ver
- Crear
- Editar
- Eliminar
- Compartir
Permisos avanzados
Permisos como Importar/exportar, Enviar correo electrónico, Herramienta y otros permisos avanzados se pueden habilitar solo si los requisitos previos están habilitados. Por ejemplo, un usuario puede enviar correos electrónicos masivamente solo si el permiso para enviar correos electrónicos está habilitado en ese perfil. De esta forma, se garantiza que los usuarios no puedan exceder sus permisos.
Nota:
- Si deshabilitó un permiso avanzado, habilite el permiso básico y luego vuelva a habilitarlo. No se habilitará automáticamente con los permisos avanzados. Deberá habilitarlos manualmente.
Permisos de importación/exportación
| Permiso | Descripción | Permiso requerido | Módulos compatibles |
| Importar registros propios | Importe los registros del usuario actual. | Crear | Clientes potenciales, cuentas, contactos, acuerdos, productos, campañas, casos, soluciones, proveedores, libros de precios, eventos y módulos personalizados. |
Importar registros de la organización | Importe todos los registros de los usuarios de la organización. | Crear | Clientes potenciales, cuentas, contactos, acuerdos, productos, campañas, casos, soluciones, proveedores, libros de precios y módulos personalizados. |
Exportar | Exporte registros de cada módulo. | Ver | Clientes potenciales, cuentas, contactos, acuerdos, productos, campañas, casos, soluciones, usuarios, proveedores, tareas, libros de precios, eventos, cotizaciones, llamadas, órdenes de venta, notas, órdenes de compra, competidores, facturas, proyecciones y módulos personalizados. |
Permisos para enviar correos electrónicos
| Permiso | Descripción | Permiso requerido | Módulos compatibles |
Enviar correo electrónico | Módulos desde los que se pueden enviar correos electrónicos. | Ver | Clientes potenciales, contactos, cotizaciones, órdenes de venta, facturas, órdenes de compra, acuerdos y módulos personalizados. |
| Correo electrónico masivo | Módulos desde los que se pueden enviar correos electrónicos de forma masiva. | Enviar correo electrónico | Clientes potenciales, contactos, acuerdos y módulos personalizados. |
Eliminar correo electrónico | Para eliminar correos electrónicos de las listas relacionadas en la página de detalles del registro. | Enviar correo electrónico | Clientes potenciales, contactos, cotizaciones, órdenes de venta, facturas, órdenes de compra, acuerdos y módulos personalizados. |
Permisos de herramientas
| Permiso | Descripción | Permiso requerido | Módulos compatibles |
Actualización masiva | Actualice varios registros a la vez. | Editar | Clientes potenciales, cuentas, contactos, acuerdos, actividades, productos, campañas, casos, soluciones, proveedores, libros de precios, cotizaciones, órdenes de venta, órdenes de compra y facturas. |
Eliminación masiva | Elimine varios registros a la vez. | Eliminar | Clientes potenciales, cuentas, contactos, acuerdos, productos, campañas, casos, soluciones, proveedores y libros de precios. |
Cambiar propietario | Cambie el propietario de un registro. | Ver | Clientes potenciales, contactos, cuentas, acuerdos, campañas, eventos, tareas, llamadas, cotizaciones, órdenes de venta, facturas, productos, proveedores, libro de precios, órdenes de compra, soluciones, casos y módulos personalizados |
Transferencia masiva | Transfiera registros de un usuario a otro en función de un criterio. | Cambiar propietario | Clientes potenciales, cuentas, contactos, acuerdos, productos, campañas, casos, soluciones, proveedores y libros de precios. |
Convertir | Convierta un registro de un módulo en otro. Por ejemplo, convertir un cliente potencial en un contacto. | Ver | Clientes potenciales, cotizaciones y órdenes de venta (el inventario se divide en cotizaciones y órdenes de venta). |
| Conversión masiva | Convierta varios registros de un módulo en otro. Por ejemplo, convertir varios clientes potenciales en contactos. | Convertir | Clientes potenciales, cotizaciones y órdenes de venta (el inventario se divide en cotizaciones y órdenes de venta). |
Otros permisos
| Permiso | Descripción | Permiso requerido | Módulos compatibles |
Vista de impresión | Vea todos los registros de vista de lista en un módulo en el modo de impresión. | Ver | Clientes potenciales, contactos, cuentas, acuerdos, campañas, actividades, cotizaciones, órdenes de venta, facturas, productos, proveedores, libro de precios, órdenes de compra, soluciones, casos y módulos personalizados |
Vista de hoja | Vea, agregue y actualice registros a partir del módulo con la hoja de cálculo. | Crear y editar | Clientes potenciales, contactos, cuentas, acuerdos, campañas, proveedores, soluciones, casos, productos, libros de precios y módulos personalizados |
| Buscar y combinar | Busque y combine los registros duplicados. | Editar | Clientes potenciales, cuentas, contactos y proveedores. |
Administrar vista de lista personalizada | Cree vistas de lista personalizadas. | Ver | Todos los módulos. |
Permisos de configuración
Los permisos de configuración se pueden usar para definir los ajustes de diferentes funciones en Zoho CRM. Con estos permisos puede decidir si el usuario asociado a este perfil puede administrar plantillas, automatizaciones, formularios web y datos. Dado que el permiso de configuración no es algo que generalmente se otorgue a todos los usuarios, tiene la opción de deshabilitar todos los permisos de configuración de una sola vez.
Permisos de nivel de administrador
| Permisos | Descripción |
| Administración de usuarios | Permiso para gestionar usuarios, funciones, perfiles, grupos, y compartir datos. |
| Personalización de módulos | Personalice módulos, grupos de pestañas, pestañas web, campos y enlaces, diseños, listas relacionadas y vistas de tarjeta de presentación |
Nota:
- Solo los usuarios con perfil de administrador pueden personalizar los datos de la empresa, el año fiscal, el horario comercial, la gestión de territorios, la eliminación de duplicaciones, las variables de CRM, la personalización de copias, el correo electrónico de la organización y la moneda.
Correo electrónico y plantillas
| Permisos | Descripción |
Configuración de correo electrónico y chat | Administre la barra de BCC Dropbox, Mail Integration y Zoho Chat. |
Gestionar plantillas | Maneje las plantillas de correo electrónico, inventario y combinación de correspondencia. |
Automatización
| Permisos | Descripción | Módulos compatibles |
Gestionar flujo de trabajo | Cree reglas de flujo de trabajo y asocie a ellas alertas de flujo de trabajo, tareas, actualizaciones de campo, enlaces web, funciones personalizadas, y administre su proceso de aprobación. | Todos los módulos. |
| Reglas de escalamiento de casos | Configure una regla de escalamiento de caso con la que el caso se puede derivar a otros miembros en la jerarquía de la organización. | Casos. |
Reglas de asignación | Cree reglas de asignación para asignar automáticamente la propiedad de los registros importados o generados a partir de formularios web. | Clientes potenciales, contactos, casos y módulos personalizados. |
Formulario web
| Permisos | Descripción | Módulos compatibles |
Administrar formulario web | Diseñe y publique formularios web a fin de recopilar datos del cliente/visitante. | Clientes potenciales, contactos, casos y módulos personalizados. |
| Aprobación | Especifique los criterios de la regla, la autoridad de aprobación, además de las acciones que se deben realizar en caso de aprobación o rechazo. | Clientes potenciales, contactos, casos y módulos personalizados. |
Formulario de cancelación de suscripción | Integre el formulario de cancelación de suscripción en el sitio web o péguelo como enlace en las plantillas de correo electrónico para proporcionar al cliente la opción de dejar de recibir correos electrónicos de su organización. | N/D |
Administración de datos
| Permisos | Descripción |
Migrar datos desde otras soluciones de CRM | Permita la migración de datos desde otras soluciones de CRM. |
| Historial de importación | Vea el historial de importación de módulos. |
| Ver detalles de almacenamiento | Vea los detalles de almacenamiento de la cuenta. |
Permisos de extensión
En esta sección puede definir permisos de configuración de redes sociales, extensiones y API de CRM. Estos permisos se relacionan con la comunicación de Zoho CRM con integraciones de terceros.
Zoho
| Permisos | Descripción |
Visitas | Realice un seguimiento de los visitantes del sitio web. |
| Asistencia | Monitoree los tickets de asistencia desde CRM. |
| PhoneBridge | Administre las llamadas entrantes y salientes desde CRM. |
| Meeting | Realice reuniones y sesiones en pantalla compartida con los clientes. |
| Projects | Cree, apoye y combine las actividades del proyecto en CRM. |
| Books | Gestione las facturas, las cuentas, la banca y el inventario en CRM. |
| Invoice | Cree y administre facturas en CRM. |
| Expense | Automatice el registro de gastos a partir de recibos y tarjetas de crédito en CRM. |
| Subscription | Gestione la facturación recurrente y los pagos de manera eficiente en CRM. |
| Permisos | Descripción |
| Sincronizar con Google Contact | Para sincronizar los contactos entre Google Contact y Zoho CRM. |
Sincronizar con Google Calendar | Para sincronizar los calendarios de Google y Zoho CRM. |
Google Adwords | Haga un seguimiento de sus inversiones en Google AdWords en CRM. |
Otros
| Permisos | Descripción |
| Complemento para Microsoft Outlook | Habilite el complemento para interactuar con Microsoft Outlook. |
Complemento para Microsoft Word | Habilite el complemento para interactuar con Microsoft Word a fin de crear una plantilla de combinación de correspondencia. |
| Acceso a aplicaciones móviles de CRM | Habilite esta opción para permitir que el usuario acceda a CRM a través de la aplicación móvil. |
API de CRM
| Permisos | Descripción |
API de CRM | Acceda a la API de Zoho CRM para integrar los módulos de CRM en aplicaciones de terceros, como herramientas de contabilidad, ERP, comercio electrónico, portales de autoservicio, entre otros |
Redes sociales
| Permisos | Descripción |
Administrador de redes sociales | Habilite al usuario asociado a este perfil para tener acceso de administrador de redes sociales. |
Pestaña de redes sociales | Habilite la pestaña de redes sociales para el usuario. |
| Agregar perfiles de redes sociales en el registro | Esta opción se debe habilitar para que el usuario integre sus cuentas de redes sociales en CRM. |
Eliminar un perfilEliminar un perfil
Si lo desea, puede eliminar los perfiles que no estén en uso.
- Haga clic en el botón Más que aparece cuando coloca el mouse sobre el perfil que desea eliminar.
- Haga clic en Eliminar.
- En la página de confirmación, vuelva a hacer clic en Eliminar.
Nota:
- Cuando desee eliminar un perfil asociado a un usuario, se le solicitará que transfiera al usuario a otro perfil antes de eliminarlo.
- Para saber qué usuarios están asociados al perfil, haga clic en el botón Más en la página Vista de perfil y seleccione Ver usuarios.
