Zoho CRM proporciona una variedad de opciones de correo electrónico para que los usuarios seleccionen la más adecuada en función de sus requisitos. Una opción es el complemento de Zoho Mail. Con el complemento de Zoho Mail, puede configurar su cliente de correo electrónico en Zoho CRM con uno de los dos protocolos: POP3 o IMAP, o bien mediante el uso de API de Gmail.

IMAP: le permite trabajar con los correos electrónicos sin tener que descargarlos en la computadora primero. IMAP permite almacenar los correos electrónicos en servidores remotos. Este protocolo bidireccional también permite la sincronización de correo electrónico en varios dispositivos.

POP3: descarga los correos electrónicos a su computadora y, generalmente, elimina la versión del servidor remoto. Este protocolo no permite la sincronización de correo electrónico en varios dispositivos. Si lee su correo desde más de un dispositivo, es posible que vea correos electrónicos leídos como no leídos y ninguna forma de saber cuáles eliminó, leyó o marcó. Las carpetas que creó en un dispositivo no se replicarán en los otros.

API deGmail: para los usuarios de Gmail, esta API es la mejor opción para obtener acceso autorizado a los datos de Gmail de un usuario. Esto no almacena ningún correo electrónico en alguna base de datos de terceros, por lo que brinda más seguridad y privacidad a sus correos electrónicos.

Los usuarios de Gmail pueden recibir sus correos electrónicos en Zoho CRM si usan cualquiera de estos métodos.
La diferencia principal es que, si usa el protocolo POP3 o IMAP, se almacenarán los correos electrónicos en la base de datos de Zoho CRM; en cambio, con la API de Gmail no se almacenará ningún correo en la base de datos de Zoho CRM. Todos los correos electrónicos que aparezcan en su cuenta se muestran directamente desde los servidores de Gmail a través de las API.

Solamente si habilita MailMagnet se almacenarán algunos detalles de los correos electrónicos, incluido el ID del correo (ID alfanumérico), la dirección "De" y la hora de recepción.

Si configura su cuenta de Gmail con la API de Gmail, podrá hacer lo siguiente:

• Enviar y recibir correos electrónicos.
• Ver los correos electrónicos en contexto junto con los detalles de los contactos.
• Compartir los correos electrónicos con otros usuarios de Zoho CRM.
• Separar los correos electrónicos en función de tres categorías en su cuenta de Gmail: acuerdos que se cerrarán este mes (CTM), acuerdos abiertos y clientes.

Disponibilidad

Configurar una cuenta de Gmail

Para configurar una cuenta de Gmail

1. En Zoho CRM, haga clic en Configuración > Configuración personal > Configuración de correo electrónico > API de Gmail.
2. Haga clic en Autenticar para comenzar.
3. En la ventana emergente, ingrese la dirección decorreo electrónico y la contraseña de su cuenta de Gmail y haga clic en Iniciarsesión.
4. En la ventana emergente, compruebe los permisos de acceso y haga clic en Acceder.
5. Seleccione uno de los Permisos de uso compartido de correo electrónico (consulte la tabla más abajo para obtener más detalles).
   Según la opción seleccionada, otros usuarios podrán acceder al correo electrónico que corresponda a los contactos en su cuenta de CRM.
6. Habilite MailMagnet si desea recibir notificaciones de los mensajes recibidos de los clientes.
7. Habilite Etiquetar correo electrónico en Mailbox, si es necesario. Esta opción solo estará disponible si habilitó MailMagnet en el paso anterior.
   Se crearán tres etiquetas en su cuenta de Gmail. Los correos electrónicos de los contactos se clasificarán en estas etiquetas en función de los siguientes criterios.
   • Acuerdos que se cerrarán este mes (CTM): contactos que cerrarán al menos un acuerdo en el mes actual.
   • Acuerdos abiertos: contactos que tienen al menos un proyecto en curso. No incluye los contactos con acuerdos que se cerrarán en el mes actual.
   • Clientes: contactos que tienen al menos un acuerdo cerrado y ganado. Esto no incluye los correos electrónicos de las categorías anteriores.
8. Haga clic en Guardar.