Variables de CRM

Las variables de CRM son campos de pseudomódulos que se utilizan para almacenar información estática y reutilizable en su cuenta de Zoho CRM.

Una variable de CRM puede tener un conjunto de valores único y se puede utilizar en gran medida como campos de combinación en plantillas de correo electrónico, de combinación de correspondencia y de inventario. También se puede utilizar como parámetros de autenticación reutilizables en las funciones, como enlaces y botones personalizados, webhooks, listas relacionadas y API.

Disponibilidad

Crear variable de CRM

Para crear una variable de CRM

1. Vaya a Configuración > Espacio para desarrolladores > Variables de CRM.
2. Haga clic en + Crear nueva variable.
3. En la página Crear variable de CRM, realice las siguientes acciones:
   • Ingrese el nombre de la variable y una descripción para su fácil identificación.
   • Seleccione el tipo de datos en la lista desplegable según sus necesidades.
   • Ahora elija dónde se debe agrupar el nombre de su variable. También puede crear un nuevo grupo y tener sus variables de CRM en el grupo correspondiente.
     Puede crear hasta 10 grupos por organización.
     
4. Haga clic en Guardar.

Situación de negocios

Uso de variables de CRM con las funciones

Las funciones de Zoho CRM lo ayudan a actualizar los datos en módulos de CRM vinculados o en cualquier aplicación de terceros mediante la ejecución de scripts de programa de fácil uso. Obtenga más información sobre las funciones.

Considere la siguiente situación:

Cree un proyecto en Zoho Projects o en cualquier software de gestión de proyectos de terceros cuando el acuerdo potencial se haya ganado y cerrado en CRM. Además, vea el enlace del proyecto en una cuenta o acuerdo potencial para monitorear el avance del proyecto.

Mientras configure la función antes mencionada en Zoho CRM, debe agregar parámetros como la clave API o el token de autenticación, de modo que pueda comunicarse con la aplicación Zoho Projects. Puede crear el token de autenticación como la variable de su CRM, la que se puede reutilizar cada vez que se active la función. Esto garantiza una mejor integridad y reusabilidad de los datos.

Siga los pasos a continuación para crear una variable de CRM y asociarla a una función:

Paso 1: crear una variable de CRM como token de autenticación

Paso 2: crear una función en Zoho CRM que genere automáticamente un proyecto en Zoho CRM cada vez que un potencial se haya ganado y cerrado.

No es necesario que edite la configuración de la función cada vez que se cambie el valor del token de autenticación. Puede cambiar directamente el valor de la variable de su CRM; esta se asociará automáticamente a su función. Por lo tanto, cada vez que se active la función, se utilizará la variable de CRM y la acción correspondiente se completará automáticamente.

Asimismo, la misma variable de CRM se puede reutilizar en webhooks, botones personalizados, listas relacionadas, etc.

Uso de variables de CRM con plantillas de correo electrónico

Zoho CRM le permite crear plantillas de correo electrónico personalizadas para enviar correos electrónicos a los clientes (clientes potenciales y contactos). Haga clic aquí para obtener más información sobre plantillas de correo electrónico.

Mientras cree una plantilla de correo electrónico en Zoho CRM, debe agregar campos de combinación y copiar y pegar estos campos en su editor. Ahora, las variables de CRM recién creadas también aparecerán en los campos de combinación y podrá verlas cada vez que sea necesario.

Por ejemplo, utilice variables de CRM para incluir detalles específicos de la empresa en su plantilla de correo electrónico, como el código SIC, y envíela a sus clientes. Solo cree una variable de CRM como código SIC y, cada vez que deba incluir el campo de combinación en su plantilla de correo electrónico, puede utilizar la plantilla a nivel de organización y enviar correos electrónicos a los usuarios correspondientes.

Editar variable de CRM

Puede editar las variables de CRM existentes cuando sea necesario. Solo el administrador de una cuenta de Zoho CRM puede editar las variables.

Para editar una variable de CRM

1. Vaya a Configuración> Espacio para desarrolladores > Variables de CRM.
2. Seleccione la variable requerida de la lista y haga clic en el ícono de edición.
3. Edite y actualice los cambios según sus necesidades y haga clic en Guardar.
   

También puede editar de forma masiva las variables de CRM existentes que estén divididas en grupos diferentes

Para editar de forma masiva una variable de CRM

1. Vaya a Configuración > Espacio para desarrolladores > Variables de CRM.
2. Seleccione el grupo de variables necesario en la lista y haga clic en Editarvalores de variables de CRM.
   
3. Edite y actualice los cambios según sus necesidades y haga clic en Guardar.
   

Eliminar variable de CRM

El administrador de Zoho CRM puede eliminar la variable de CRM en cualquier momento.

Para eliminar una variable de CRM

1. Vaya a Configuración > Espacio para desarrolladores > Variables de CRM.
2. La lista de variables de CRM creadas aparecerá en la página. Seleccione la variable de CRM que desee eliminar y haga clic en el ícono de eliminación.

Notas importantes

• Los usuarios con perfil de administrador pueden crear y administrar variables de CRM.
• Cada organización solo puede crear hasta 10 grupos.
• Se puede crear un máximo de 25 variables por cada grupo. Por lo tanto, puede crear 275 variables por organización.