Cinco módulos imprescindibles para un TMS

Las empresas utilizan un sistema de gestión del transporte (TMS) para administrar, controlar y gestionar tanto el transporte como la logística de toda la cadena de suministro.

Según Gartner, esto incluye planificar los movimientos de mercancías, determinar el coste y contratar servicios de transporte en todas sus modalidades, seleccionar la ruta y el transportista adecuados, y gestionar las facturas y los pagos de las mercancías.

Las empresas utilizan un TMS por diversos motivos:

• Implementación de una cadena de suministro ágil y eficiente

• Simplificación de los procesos logísticos

• Gestión de los transportistas

• Seguimiento y gestión de las mercancías

• Planificación y optimización de las rutas

• Obtención de información empresarial

Y muchos más.

El TMS constituye una plataforma integral de la cadena de suministro por el papel central que desempeña en cada parte del proceso, desde la planificación y el abastecimiento hasta la logística y la gestión del ciclo de vida.

Hoy vamos a analizar cinco módulos que todo TMS competente debe poseer para sacar el máximo partido de la cadena de suministro. Más adelante, también explicaremos los beneficios que ofrece la plataforma low-codeZoho Creator para crear una solución de TMS óptima para tu empresa.

Módulo de gestión de pedidos

Para gestionar de manera eficaz los pedidos, es necesario integrar a la perfección los datos de los pedidos procedentes de varios sistemas, como bases de datos de inventario, sistemas de gestión logística y bases de datos de proveedores. Debe proporcionar a los usuarios una imagen detallada de todas las fases del ciclo de vida de un pedido, desde su realización por parte del cliente hasta su tramitación.

Este módulo también debe disponer de funciones que garanticen que los pedidos no se pierdan, retrasen o dañen durante el proceso de gestión logística. El módulo de gestión de pedidos puede permitir a clientes, representantes de atención al cliente y gestores hacer un seguimiento de los pedidos en tiempo real en cualquier momento y desde cualquier lugar.

El módulo de gestión de pedidos debe integrarse a la perfección con el TMS para:

• Generar rutas óptimas para los pedidos.

• Gestionar los cambios en las demandas de transporte en función de los tipos de pedidos.

• Sincronizar los procesos de entrega para adaptarlos a las expectativas de los clientes (en el caso de las entregas en el mismo día).

• Integrar los datos de entrega.

Módulo de gestión de mercancías

La gestión de las mercancías es un aspecto muy importante de cualquier operación logística. Si no se controla, una gestión deficiente puede provocar pérdidas enormes. La gestión manual de las mercancías está obsoleta en la era actual de los sistemas de gestión de mercancías basados en la nube, y es fundamental que el TMS posea un módulo de gestión de mercancías competente.

Ese módulo debería cumplir los siguientes requisitos:

• Ser capaz de predecir los gastos de transporte. Esta función de estimación de gastos de transporte te ayudará a estimar los costes y a planificar las finanzas. Con esta función, los usuarios podrán calcular las tarifas de transporte, que pueden variar de una región a otra. Además, el módulo de tarifas de transporte debe ser capaz de predecir con precisión los costes de los distintos pedidos y tipos de pedidos.

• Permitir la emisión de facturas por cuenta del transportista. Cada transportista tiene sus propios requisitos de facturación, por lo que es esencial que el módulo de gestión de mercancías permita a los transportistas realizar la facturación por su cuenta.

• Disponer de una función de liquidación para gestionar las reclamaciones de facturas. De este modo, ahorrarás mucho tiempo en caso de que surjan discrepancias con los transportistas.

Módulo de transporte

Se trata del módulo más importante de cualquier TMS. Este módulo contribuye a que la cadena de suministro sea ágil y eficiente. Es el eje vertebrador del TMS. Los costes de transporte constituyen la mayor parte del presupuesto de cualquier operación logística, y este módulo facilita el seguimiento de los gastos a lo largo de toda la cadena de suministro.

Debe incluir funciones como las siguientes:

• Optimización y consolidación de rutas. Además de para optimizar las rutas, un método para ver de forma detallada las rutas que realizan los camiones y transportistas ayudará a los supervisores a planificar y ejecutar los trayectos de forma eficaz.
• Apoyo al transporte multimodal. Este aspecto es esencial cuando en la cadena de suministro de la empresa intervienen proveedores 3PL y 4PL.
• Actualizaciones sencillas de los documentos de transporte mediante su digitalización y el uso de una interfaz digital y aplicaciones móviles para actualizar la información. 
• Seguimiento de flotas y transportistas, y gestión de la información.
• Gestión de la capacidad de la flota. 
• Capacidad para facilitar la comunicación entre las partes interesadas mediante el uso eficaz de herramientas de colaboración. Las notificaciones móviles instantáneas son una de las funciones imprescindibles.
• Función de supervisión del rendimiento. Esta función es vital para medir la eficiencia de toda la flota. El seguimiento del rendimiento de la flota permite detectar los cuellos de botella y resolverlos. Una flota eficiente es una flota rentable.
• Funciones de atención al cliente. Lo ideal sería que esta función permitiera ponerse en contacto con el representante de atención al cliente. Esto resulta esencial en caso de que surjan preguntas sobre los envíos, las facturas y la flota durante cualquier fase del proceso de gestión logística.
• Un sistema eficaz de intercambio electrónico de datos (EDI) para garantizar el flujo continuo de datos a lo largo de la cadena de suministro. La implementación de un sistema de EDI también evitará que la organización se vea abrumada por el uso excesivo de documentación en papel.
• Una función de gestión de transportistas. Esta función ayudará a gestionar los transportistas y sus contratos, y permitirá calificar a los transportistas en función de su rendimiento, lo que ayudará a la organización a elegir a los transportistas adecuados.
• Una función que permita auditar y verificar cada envío para hacer frente a cualquier problema que pueda surgir en el futuro.

Módulo de fabricación

Un módulo específico para la administración del ámbito de la fabricación mejorará la eficacia de la cadena de suministro.

Las funciones que conviene incluir en el módulo de fabricación de un TMS son las siguientes:

• Control y gestión de inventarios. Esta función ayuda a mantener de forma óptima las reservas de existencias en el almacén.

• Gestión de las operaciones. Esta función garantiza que los productos lleguen a tiempo para atender la demanda de los consumidores de forma adecuada y que se envíen de inmediato cuando se realizan los pedidos. También supervisa el rendimiento del personal del almacén.

• Gestión de activos. Esta función reduce costes y riesgos, maximiza el rendimiento de los activos y reduce el coste total de propiedad (TCO).

Módulo de análisis y elaboración de informes

Los procesos digitalizados generan montones de datos. El refinamiento de estos datos proporciona información que puede utilizarse para comprender mejor la eficiencia operativa. Un módulo de análisis e informes facilitará la conversión de los datos operativos en bruto en información procesable. Esta información procesable puede ayudar a los responsables de la toma de decisiones y a los altos cargos de una organización a tomar las decisiones correctas en el momento adecuado, lo que impulsará el crecimiento de la empresa.

El módulo de análisis y elaboración de informes debe contar con funciones como las siguientes:

• Una función para recopilar, analizar y resumir las métricas de transporte y cadena de suministro de toda la organización.

• Una función para generar informes detallados sobre gastos, rendimiento de la flota, facturas y gestión de personal.

• La posibilidad de que las partes interesadas compartan todos los informes generados tanto dentro como fuera de la organización. Esto ayudará a la colaboración entre equipos.

• Capacidades de inteligencia comercial para la estimación de pérdidas y ganancias.

• Esta función también ayudará a evaluar la eficiencia de los procesos organizativos existentes. Asimismo, permite identificar los procesos que suponen un lastre para la organización. Si se modifican teniendo en cuenta la información obtenida, es posible mejorar la eficiencia de la organización.

La solución óptima de TMS

El software de planificación de recursos empresariales (ERP) para TMS es caro y complicado. Por otro lado, el software de TMS estándar es genérico y solo incluye una serie de funciones predefinidas. Las funciones exhaustivas antes mencionadas no las puede ofrecer ningún software genérico, ya que son exclusivas de una solución personalizada. Es aquí donde las plataformas de desarrollo de aplicaciones personalizadas low-code, como Zoho Creator, pasan a un primer plano.

Zoho Creator no requiere conocimientos previos de programación, y cualquier persona que trabaje en la industria logística puede empezar a construir una solución de TMS personalizada rápidamente sin ninguna dificultad. Es más, todo lo que necesitas para empezar a crear tus aplicaciones logísticas personalizadas es un navegador web y una conexión a Internet.

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