Projekte mit unserer Task-Management-Software effizient verwalten

Häufig verbringen wir den größten Teil unserer Zeit mit dringenden, aber unwichtigen Aufgaben und vertagen die wichtigsten Arbeiten. Hier findet das Paretoprinzip mit der 80-zu-20-Regel Anwendung, das besagt, dass 80 % der wichtigsten Arbeiten erledigt werden, wenn man versucht, die 20 % der Aufgaben mit der höchsten Priorität auszumachen. Eine effektive Task-Management-Software muss Sie dabei unterstützen, diese dringlichsten 20 % der Aufgaben zu identifizieren.

Mit Zoho Projects als Task-Management-Software wenden Sie mehr Zeit für das Erledigen von Aufgaben auf und weniger für das Verwalten. Mithilfe des Task-Management-Moduls können Sie wichtige Meilensteine effektiv nachverfolgen, Abhängigkeiten festlegen und Aufgaben abschließen, wodurch Ihre Produktivität gesteigert wird.

Hauptvorteile der Task-Management-Software

  • Unterstützt Sie beim Organisieren, Zuweisen und Priorisieren von Aufgaben anhand von Farbschlüsseln von einem zentralen Ort aus
  • Unterteilt komplexe Projekte in mehrere verwandte oder zusammengehörige Aufgaben
  • Integriert die gesamte Arbeit, um für Kunden ein Projekt mit hoher Qualität bei verringerten Kosten zu gewährleisten
  • Beseitigt die Notwendigkeit, alle Aufgaben im Kopf zu behalten, und erhöht Ihre Produktivität durch zeitnahe Erinnerungen
  • Ermöglicht das Festlegen von Zielen und Meilensteinen, Nachverfolgen von Ergebnissen und Verwalten von Fristen

Projektaktivitäten von einem zentralen Ort aus verwalten

Dank Projektaufgaben und Aufgabenlisten bleiben Ihre Aufgaben stets organisiert und verwaltbar – und zwar an einem zentralen und leicht zugänglichen Ort. Sie können den Aufgabenstatus überwachen, die Aufgaben Teammitgliedern zuweisen, Aufgabenabhängigkeiten festlegen, E-Mail-Erinnerungen versenden und den Fortschritt Ihres Projekts nachverfolgen. Außerdem können Sie E-Mails in Aufgaben umwandeln.

Meilensteine

Meilensteine können dafür genutzt werden, Aufgaben zu gruppieren und schnell abzuschätzen, wie nah Sie dem Projektabschluss bereits gekommen sind. Zoho Projects teilt Meilensteine in die Kategorien "bevorstehend", "überfällig", "archiviert" oder "abgeschlossen" ein.

Genehmigungsprozess für Zeitnachweise

Ab sofort können Sie auch einen Genehmigungsprozess für Zeitnachweise einrichten, um Genehmigungen sowie die Abrechnung zu optimieren. Nicht genehmigte Eingaben werden auf dem Zeitnachweissymbol im entsprechenden Projekt als Benachrichtigungen in Rot angezeigt. Und Zeitnachweiseingaben können einzeln oder gesammelt genehmigt werden.

Timer für Aufgaben aktivieren

Starten Sie den Timer für eine Aufgabe, um die tatsächliche Arbeitszeit aufzuzeichnen. Nach Abschluss der Aufgabe halten Sie den Timer an. Ihre Eingaben werden dann automatisch im Zeitnachweis erfasst. Sie können Zeiten für Aufgaben je nach Bedarf täglich oder wöchentlich erfassen und ganz einfach verrechenbare und nicht verrechenbare Stunden für ein Projekt berechnen.

Unteraufgaben

Unteraufgaben werden verwendet, um die übergeordnete Aufgabe in mehrere untergeordnete Aufgaben zu unterteilen, die dann im Projekt separat verteilt und nachverfolgt werden können. Das Unterteilen von Aufgaben in kleinere Teilaufgaben, d. h. die Arbeitsaufschlüsselung, bietet häufig ein besseres Gesamtbild des Projektverlaufs.

Aufgaben anzeigen

Aufgaben können Sie auf verschiedene Arten anzeigen. Nutzen Sie die klassische, einfache, Kanban-, Abhängigkeits- oder Gantt-Ansicht. Mithilfe der unterschiedlichen Ansichten können Sie Aufgaben aus unterschiedlichen Perspektiven betrachten und den genauen Status des Projektergebnisses ermitteln.

Aufgabenberichte

Unter "Aufgaben & Meilensteine" können Sie sofort Aufgabenberichte anzeigen. Aufgabenberichte geben einen konsolidierten Überblick über alle offenen und geschlossenen Aufgaben im ausgewählten Projekt. Mit einem Klick können Sie die Details für jeden Eigentümer, Meilenstein und jede Priorität einsehen.

Aufgaben gesammelt aktualisieren

Sie können Aufgaben einzeln oder gesammelt aktualisieren. In der klassischen Ansicht können Sie Aufgaben schließen, die Priorität festlegen, den Eigentümer der Aufgabe ändern und die Aufgabe von einer Aufgabenliste auf eine andere verschieben. In der einfachen Ansicht haben Sie die Möglichkeit, Aufgaben zu schließen, die Priorität festzulegen und den Eigentümer der Aufgabe zu ändern.

Aufgabenerinnerungen und -dauer einrichten

Mit den Aufgabenerinnerungen in Zoho Projects bleiben Sie über zeitnahe E-Mail-Erinnerungen immer auf dem Laufenden, damit Sie keinen wichtigen Meilenstein Ihres Projekts verpassen. Zudem können Sie die Dauer für eine Aufgabe in Tagen oder Stunden festlegen, je nach Anforderungen des Projekts. Selbst wenn Sie den genauen Startzeitpunkt nicht kennen, können Sie Aufgaben in Zoho Projects erstellen.

Feiertage konfigurieren und Geschäftszeiten festlegen

Für jedes Projekt werden Start- und Enddatum, Start- und Endzeit sowie die Dauer einer Aufgabe auf Grundlage der konfigurierten Geschäftszeiten berechnet. Ab sofort können Sie die Aufgabenerinnerung für den vorangehenden Werktag festlegen, wenn diese auf ein Wochenende fallen würde.