Zoho Mail-Benutzerhandbuch

Verwenden von Vorlagen

Mit Vorlagen können Sie E-Mails in einem vordefinierten Format senden, ohne die Formatierung ständig festlegen zu müssen. Das ist nützlich für Unternehmen, die ihre E-Mails organisationsweit standardisieren möchten. Sie können die Vorlagen auch nach Ihren Vorlieben kategorisieren, um sie leicht erkennen zu können.

 Erstellen von Vorlagen

 Erstellen von Vorlagen im E-Mail-Composer

  1. Melden Sie sich bei Zoho Mail an.
  2. Klicken Sie auf New Mail (Neue E-Mail), um eine neue E-Mail-Vorlage zu verfassen.
  3. Geben Sie den Betreff an. Der Name der Vorlage ist identisch mit dem Betreff, den Sie hier angeben.
  4. Geben Sie den gewünschten Inhalt der E-Mail ein. 
  5. Sie können die erforderlichen Formatierungen für den Inhalt der E-Mail festlegen. 
  6. Wählen Sie in der Dropdown-Liste neben "Save" (Speichern) die Option Save Template (Vorlage speichern) aus. 
  7. Die Nachricht wird standardmäßig im Ordner Templates (Vorlagen) unter All Templates (Alle Vorlagen) gespeichert.

 Erstellen von Vorlagen im Vorlagenordner:

  1. Navigieren Sie zum Ordner Templates (Vorlagen).
  2. Klicken Sie auf Create Template (Vorlage erstellen).
  3. Geben Sie Titel und Inhalt der E-Mail in die jeweiligen Felder ein, und ändern Sie bei Bedarf die Formatierung. (Der in der Vorlage angegebene Titel wird als Betreff der E-Mail angezeigt.)
  4. Klicken Sie auf die Dropdown-Liste Select Category (Kategorie auswählen), um eine Kategorie auszuwählen oder zu erstellen.
  5. Klicken Sie auf Save (Speichern), um die Vorlage zu speichern.
  6. Die Nachricht wird unter der angegebenen Category (Kategorie) im Ordner Templates (Vorlagen) gespeichert.

 Kategorisieren von Vorlagen im E-Mail-Composer

Wenn Sie die Vorlage gespeichert haben, können Sie sie im Composer im Menü mit Formatierungsoptionen über Insert template (Vorlage einfügen) kategorisieren.

Verwenden Sie zum Erstellen einer Kategorie im Popup-Fenster die Option +. Wenn Sie fertig sind, können Sie die Vorlagen einfach per Drag-&-Drop in die Kategorie verschieben. (Sie können mehrere Vorlagen zusammen auswählen und per Drag-&-Drop in eine Kategorie verschieben.) Sie können eine Kategorie auch bearbeiten oder löschen. Die entsprechenden Optionen werden verfügbar, wenn Sie den Mauszeiger darüber bewegen.

Eine Vorlage kann in mehr als einer Kategorie gespeichert werden. Klicken Sie auf den Namen der Kategorie in der Vorschau einer Vorlage, und aktivieren Sie die Kontrollkästchen der Kategorien, in denen Sie die Vorlage speichern möchten.

Hinweis: Die Vorlagen werden standardmäßig in der Listenansicht angezeigt. Sie können die Darstellung ändern, indem Sie auf das Symbol für die Miniaturansicht klicken.

 Ändern von gespeicherten Vorlagen

Im Ordner "Templates" (Vorlagen)

  1. Navigieren Sie zum Ordner Templates (Vorlagen)
  2. Alle gespeicherten Vorlagen werden aufgelistet. 
  3. Wählen Sie die Nachricht aus, die Sie verwenden möchten, um sie im Composer zu öffnen. 
  4. Klicken Sie, nachdem Sie die Änderungen vorgenommen haben, rechts oben im Bildschirm im Dropdown-Menü "Save Draft" (Entwurf speichern) auf Save Template (Vorlage speichern), um die vorhandene Vorlage zu überschreiben.

Im Composer-Fenster

Vorhandene Vorlagen können Sie auch im Editor zum Verfassen von E-Mails im Fenster "Templates" (Vorlagen) bearbeiten. Klicken Sie in den Formatierungsoptionen auf das Symbol Insert Template (Vorlage einfügen). Wechseln Sie zur Kategorie, die die zu bearbeitende Vorlage enthält, und klicken Sie auf das Bearbeiten-Symbol der entsprechenden Vorlage.

 Einfügen von Vorlagen

  1. Sie können den Inhalt der Vorlage einfügen, während Sie eine E-Mail verfassen. 
  2. Klicken Sie in den Formatierungsoptionen auf das Symbol Insert Template (Vorlage einfügen) .
  3. Die Liste der Vorlagen wird mit Betreff und Inhaltsvorschau angezeigt. Um die Vorlage zu finden, können Sie die Suchleiste verwenden oder die Kategorien durchsuchen. (Wenn Sie die Suchleiste verwenden, während Sie sich in einer Kategorie befinden, werden nur die Ergebnisse von Vorlagen in der betreffenden Kategorie angezeigt.)
  4. Wählen Sie die gewünschte Vorlage aus, um sie einzufügen.
  5. Die Inhalte der ausgewählten Vorlage werden in die aktuell von Ihnen verfasste Nachricht eingefügt.

Sie können die zu verwendende Vorlage auch auswählen, indem Sie in der Vorlagenordnerliste darauf klicken. 

Hinweis:

Klicken Sie in einer beliebigen Vorlage auf das Symbol Preview(Vorschau) , um den Inhalt der Vorlage anzuzeigen. Sie können in der Vorschau auf die Option Insert (Einfügen) klicken, um die jeweilige Vorlage zu verwenden.

CRM-Vorlagen

Zusammen mit Ihren Zoho Mail-Vorlagen können Sie im Composer-Fenster auch Ihre CRM-Vorlagen anzeigen. Die Standardkategorien für CRM-Vorlagen werden unter den E-Mail-Vorlagen im Vorlagenfenster aufgelistet. (Screenshot)

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Schreib uns: support@zohomail.com