Gruppen verwalten

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Gruppen

Gruppen in Zoho Mail helfen Teams und Personengruppen bei der Verbesserung der Koordination und Kommunikation, während gleichzeitig die durch interne E-Mails verursachte Unordnung im E-Mail-Postfach reduziert wird. Benutzer können sowohl zu für den E-Mail-Verkehr aktivierten Organisationsgruppen, die von Administratoren erstellt wurden, als auch zu persönlichen Gruppen, die von anderen Benutzern erstellt wurden, gehören. Für den E-Mail-Verkehr aktivierte Gruppen sind Organisationsgruppen mit einer gemeinsamen E-Mail-Adresse. Organisationsgruppen können nur von Administratoren und Superadministratoren erstellt werden, persönliche Gruppen jedoch von allen Benutzern. 

Gruppen können für Streams aktivierte Gruppen oder nicht für Streams aktivierte Gruppen sein. Für Streams deaktivierte Gruppen werden separat in der Liste Disabled Groups (Deaktivierte Gruppen) aufgeführt. Sie können Nachrichten, Notizen, Aufgaben, Ereignisse und E-Mails in für Streams aktivierten Gruppen veröffentlichen, um mit Ihrem Team zusammenzuarbeiten. Streams-Gruppen können von den Administratoren deaktiviert werden. Benutzer können keine neuen Beiträge in diesen Gruppen posten, aber sie können weiterhin vorhandene Beiträge anzeigen, mit Tags versehen und als Favoriten markieren.

Gruppen verwalten

Im Bereich "Manage Groups" (Gruppen verwalten) in Zoho Mail können Sie all Ihre Gruppen von einem Ort aus verwalten. Hier werden alle Gruppen angezeigt, zu denen Sie gehören. Sie können auch neue Gruppen hinzufügen, Gruppenmitglieder bearbeiten/anzeigen und die Gruppe im Rahmen der Ihnen zugewiesenen Rolle in der Gruppe bearbeiten.

Klicken Sie auf das Symbol Manage Groups (Gruppen verwalten) oben in der Streams-Gruppenliste, um zur Seite für die Gruppenverwaltung zu navigieren.

Gruppen erstellen

Mit der folgenden Anleitung können Sie auf der Seite für die Gruppenverwaltung neue Gruppen erstellen.

  1. Melden Sie sich bei Ihrem Zoho Mail-Konto an.
  2. Navigieren Sie durch Klicken auf das Symbol Manage Groups (Gruppen verwalten) zur Seite für die Gruppenverwaltung.
  3. Klicken Sie auf das Symbol Add new group (Neue Gruppe hinzufügen), um eine neue Gruppe zu erstellen. 
  4. Geben Sie den gewünschten Gruppennamen, die Gruppenmitglieder und eine Gruppenbeschreibung ein, und klicken Sie auf Create Group (Gruppe erstellen).

Eine persönliche Gruppe mit den angegebenen Spezifikationen wird erstellt.

Wenn Sie der Administrator Ihrer Organisation sind, können Sie im Bereich "Add new Group" (Neue Gruppe hinzufügen) "Email enabled Organization Groups" (Für den E-Mail-Verkehr aktivierte Organisationsgruppen) erstellen.

  1. Führen Sie die oben genannten Schritte aus, und navigieren Sie zum Abschnitt "Add new Group" (Neue Gruppe hinzufügen).
  2. Geben Sie den Gruppennamen, die Gruppenmitglieder und die Gruppenbeschreibung ein.
  3. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Allow emails to be posted to group (Posten von E-Mails in der Gruppe zulassen)
  4. Geben Sie die bevorzugte E-Mail-Adresse für die Gruppe ein, und klicken Sie auf Create Group (Gruppe erstellen).

Es wird eine Organisationsgruppe mit einer gemeinsamen E-Mail-Adresse erstellt. 

Sie können für die erstellte Gruppe andere Aktivitäten wie das Hinzufügen von Moderatoren, das Ändern von Zugriffsebenen und die Aktivierung der E-Mail-Moderation ausführen, indem Sie im Bereich Edit Group (Gruppe bearbeiten) auf More Settings (Weitere Einstellungen) klicken. Für den E-Mail-Verkehr aktivierte Gruppen können auch direkt über die Steuerkonsole der Administratorkonten erstellt werden. Eine ausführliche Anleitung finden Sie hier.

Gruppenansicht

Eine Zusammenfassung der einzelnen Gruppen wird als separate Karte angezeigt. Auf der Gruppenkarte werden folgende Informationen zur jeweiligen Gruppe angezeigt:

  • Name und Symbol der Gruppe
  • Ihre Rolle in der Gruppe
  • Mitglieder der Gruppe
  • Streams-Status der Gruppe

Sie können direkt auf alle Gruppen zugreifen, für die Streams aktiviert ist, indem Sie auf der Seite "Manage Groups" (Gruppen verwalten) auf die entsprechende Gruppe klicken.

Mitglieder hinzufügen/anzeigen

Sie können eine Liste der Mitglieder einer Gruppe anzeigen, indem Sie in der Ansicht Group card (Gruppenkarte) auf das Symbol View Members (Mitglieder anzeigen) klicken. Wenn Sie der Moderator oder Eigentümer einer Gruppe sind, können Sie der Gruppe auch Mitglieder hinzufügen. Sie können auch die Rollen von Mitgliedern bearbeiten oder sie löschen.

Gruppe bearbeiten

Sie können die Gruppen bearbeiten, deren Moderator oder Eigentümer Sie sind, indem Sie auf das Symbol Edit Group (Gruppe bearbeiten) in der rechten oberen Ecke der Gruppenkarte klicken. Sie können den Gruppennamen, die Gruppenbeschreibung und das Gruppensymbol ändern. Streams können für die Gruppe aktiviert/deaktiviert werden, indem Sie das Kontrollkästchen Enable Streams (Streams aktivieren) aktivieren bzw. deaktivieren. Sie können die Gruppe auch löschen, indem Sie auf die Schaltfläche Delete Group (Gruppe löschen) klicken.

Für Organisationsgruppen ist im Abschnitt "Edit Group" (Gruppe bearbeiten) auch die Option Allow emails to be posted to group (Posten von E-Mails in der Gruppe zulassen) vorhanden. Darüber hinaus wird neben dem Kontrollkästchen die Option More Settings (Mehr Einstellungen) angezeigt, über die Sie zur Steuerkonsole wechseln können, wo andere Gruppendaten wie die Benutzerrolle, das Gruppenlogo usw. bearbeitet werden können.

Hinweis:

Streams für eine Gruppe können auch direkt über das Kontrollkästchen "Enable Streams" (Streams aktivieren) in der Kartenansicht deaktiviert/aktiviert werden.

Filteroptionen

Sie können die Ansicht "Manage Groups" (Gruppen verwalten) so ändern, dass Gruppen einer beliebigen Kategorie angezeigt werden. Gruppen können anhand Ihrer Rolle in der Gruppe oder auf Grundlage der Streams-Aktivierung kategorisiert werden.

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