Zoho Mail – Private Gruppen

Private Gruppen: 

Private Gruppen oder geschlossene Gruppen sind E-Mail-Gruppen, die nur E-Mails von Mitgliedern derselben Gruppe empfangen können. Gedacht sind sie für die interne Teamkommunikation, für Warnmeldungen, für das Brainstorming innerhalb des Teams usw. Es gibt Optionen zur Moderation/Ablehnung von E-Mails, die außerhalb der Gruppe erstellt werden. Beispiele: myteam@yourdomain.com, gamers@yourdomain.com, writers@yourdomain.com. Wenn jemand von außerhalb der Gruppe eine E-Mail an diese Gruppe sendet, wird die E-Mail standardmäßig zur Moderation zurückgehalten. 

Beispiele für solche Gruppen sind Sachgruppen, die zur Diskussion zwischen gleichrangigen Kollegen gebildet werden. Beispiele: management@yourdomain.com oder yourteam@yourdomain.com können private Gruppen sein. Diese E-Mail-Adresse kann zur Verständigung innerhalb der Gruppe verwendet werden.

Private Gruppen erstellen – Vorgehensweise:

  1. Melden Sie sich unter www.zoho.com/mail als Administrator/Superadministrator an.
  2. Klicken Sie auf das Symbol "Settings" >> "Control Panel" >> "Groups".
  3. Klicken Sie oben auf den Link "Add Group", um eine neue Gruppe zu erstellen.
  4. Wählen Sie für die Zugriffsebene "Only the members of the group" aus, um eine private Gruppe zu erstellen.
  5. Geben Sie den Gruppennamen, eine kurze Beschreibung und die gewünschte E-Mail-Adresse für die Domäne an. 
  6. Wählen Sie, falls erforderlich, einen Moderator für die Gruppe aus. 
  7. Falls keine Moderatoren ausgewählt werden, ist der Administrator für die Moderation zuständig. 

Der Administrator kann die E-Mail-Zustellungsoptionen für E-Mails anpassen, die von Benutzern stammen, die keine Mitglieder der Gruppe sind. Wenn Sie keinen Moderator angeben, werden E-Mails an die Gruppe standardmäßig abgelehnt und an die Absender zurückgesendet. Unter Advanced Settings sind Optionen zur Moderation der E-Mails von externen Mitgliedern verfügbar, bei denen der Moderator oder Administrator die E-Mails prüft und sie akzeptiert oder ablehnt. 

Sie können einstellen, dass die E-Mails von anderen Absendern abgelehnt werden. In diesem Fall werden die E-Mails von Nicht-Mitgliedern abgelehnt und an die Absender zurückgesendet. Diese Einstellung können Sie in den erweiterten Einstellungen der Gruppen vornehmen. 

E-Mail-Zustellungseinstellungen für private Gruppen:

Mit den folgenden Anweisungen können Sie an private Gruppen gesendete E-Mails von Benutzern, die keine Gruppenmitglieder sind, ablehnen und zurücksenden. Diese Funktion können Sie nutzen, wenn Sie sicher sind, dass Ihre Benutzer oder andere Personen an diese Gruppen-E-Mail-Adresse keine wichtigen E-Mails von nicht zur Gruppe gehörigen E-Mail-Konten senden.

E-Mails von Nicht-Gruppenmitgliedern ablehnen:

  1. Melden Sie sich als Administrator unter www.zoho.com/mail an.
  2. Klicken Sie auf das Symbol "Settings" >> "Control Panel" >> "Groups".
  3. Wählen Sie die Gruppe aus, und navigieren Sie innerhalb der Gruppe zu "Advanced Settings".
  4. Wählen Sie in den E-Mail-Moderationsoptionen für die Gruppe die Option "Bounce back messages, if others send email to the group". 

Wenn Sie diese Option wählen, werden möglicherweise auch E-Mails aus derselben Organisation abgelehnt und zurückgesendet, wenn die Absender keine Mitglieder der Gruppe sind. 

E-Mails von Nicht-Gruppenbenutzern moderieren (externe Benutzer):

Mit der nachfolgenden Anleitung können Sie durch Konfiguration der Moderation eine Organisationsgruppe einrichten. Wenn Benutzer von außerhalb der Organisation eine E-Mail an die Gruppe senden, wird die E-Mail zur Genehmigung durch den Moderator zurückgehalten und je nach Entscheidung des Moderators zugestellt oder abgelehnt. 

  1. Melden Sie sich als Administrator unter www.zoho.com/mail an.
  2. Klicken Sie auf das Symbol "Settings" >> "Control Panel" >> "Groups".
  3. Wählen Sie die Gruppe aus, und navigieren Sie innerhalb der Gruppe zu "Advanced Settings".
  4. Wählen Sie in den E-Mail-Moderationsoptionen für die Gruppe Select Hold mails for moderator approval. 

Wenn Sie die Option "Select Hold mails for moderator approval" auswählen, die Gruppe aber keine aktiven Moderatoren hat, darf nur der Administrator/Superadministrator die E-Mails für die Gruppe moderieren. 

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