5 Vorteile der Verwendung von Helpdesk-Software in Ihrem Unternehmen
- Verbesserte Reaktions- und Antwortzeiten
- Produktivität fördern
- Mühelose Zusammenarbeit
- Echtzeitanalysen
- Selfservice und KI
1. Verbesserte Reaktions- und Antwortzeiten
Wenn Sie einen gemeinsamen Posteingang verwenden oder einfach nur Anrufe mit Kunden tätigen, lassen sich Anfragen nur schwer nachverfolgen und es ist unvermeidlich, ein oder zwei Anfragen zu verpassen. Kunden müssen möglicherweise lange warten, bis Sie die Informationen erneut prüfen oder den Anruf weiterleiten. Dies kann die Kundenerfahrung negativ beeinflussen. Mit Hilfe von Helpdesk-Software sind alle Tickets und ihre Informationen an einem Ort. Dadurch wird die Reaktionszeit verlängert und die Antwortqualität verbessert.
2. Produktivität fördern
Wenn eine Flut von Kundenanfragen eintrifft, müssen die Kundendienstmitarbeiter Tickets organisieren und priorisieren, bevor sie antworten. Auch andere Tätigkeiten und alltägliche Aufgaben können viel Zeit in Anspruch nehmen. Wenn Sie den Kundendienst über eine Helpdesk-Ticketsoftware ausführen, ist weniger mehr. Sie können Tickets umgehend sortieren, Routineaufgaben automatisieren, intelligente Workflows zur Ausführung von Ereignissen verwenden, Makros zur Ausführung von voreingestellten Aktionen erstellen und vorgefertigte Antworten wiederverwenden. Da diese alltäglichen Aufgaben nicht mehr im Weg stehen, können sich Ihre Mitarbeiter darauf konzentrieren, eine hervorragende Kundenerfahrung zu bieten.
3. Mühelose Zusammenarbeit
Wenn Sie wertvolle Zeit mit der Suche nach Daten aus verschiedenen Ressourcen und Abteilungen verbringen, kann dies zu negativem Feedback führen. Helpdesk-Software ermöglicht Ihnen eine reibungslose Zusammenarbeit. Sie können Kundeninformationen wie Verlauf, Zahlung, KYC-Details, Lieferstatus usw. mit einem einzigen Klick aufrufen. Es ist einfach, das Ticket abteilungsübergreifend zu teilen, wenn Sie andere Personen einbinden müssen. Mitarbeiter können Anfragen neu zuweisen, Kommentare hinterlassen und Remote-Sitzungen mit Kunden planen, ohne dabei ins Schwitzen zu kommen.
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4. Echtzeitanalysen
Wenn Sie keinen gemeinsamen Ort für Ihre Kundendienstunterlagen haben, ist es schwierig, das Gesamtbild zu erhalten und Ihren Service im Laufe der Zeit zu verbessern. Das manuelle Erstellen von Berichten ist zeitaufwändig und es ist nicht immer leicht, die Auswirkungen jeder Metrik zu kennen.
Eine Helpdesk-Software verfügt über integrierte Berichte und Dashboards, damit Sie Ihre Arbeit besser sehen und zukünftige Kundendienstziele festlegen können. Sie können auch neue Berichte erstellen, um zu sehen, wie Ihre Kunden Ihren Service bewerten und um Ihre Mitarbeiter rechtzeitig einzubinden, wenn Änderungen erforderlich sind.
5. Selfservice und KI
Wenn Sie Kunden zur selbstständigen Problemlösung motivieren, können Sie die Markentreue fördern sowie Zeit und Geld sparen. Sie können ganz einfach ein Selfservice-Portal für Kunden über die Helpdesk-Software einrichten. Kunden können häufig gestellte Fragen, Benutzerhandbücher, Einrichtungsanleitungen, DIY-Videos usw. durchsuchen, um Lösungen für ihre Probleme zu finden, während sich Ihre Mitarbeiter auf komplexere Probleme konzentrieren.
Eine Help Desk-Software geht noch einen Schritt weiter, indem sie KI für erste Kundengespräche nutzt. KI kann Antworten aus Hilfeartikeln abrufen oder Anfragen an die richtige Person weiterleiten. Dies verbessert die Kundenerfahrung und hilft Mitarbeitern dabei, ihre Arbeit besser zu planen.
Da sich Helpdesk-Software einfach einrichten und verwenden lässt, lassen sich diese Vorteile innerhalb von ein bis zwei Wochen nach der Bereitstellung erkennen. Die Investition in ein neues Tool ist eine wichtige Entscheidung und sollte unter Berücksichtigung mehrerer Faktoren getroffen werden.
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