Weg von gemeinsamen Posteingängen dank einer effizienten E-Mail-Management-Software für den Kundenservice

E-Mails, die sachlich informieren, aber den Adressaten auch emotional ansprechen, ein Service, der schnell und zugleich personalisiert ist, und Mitarbeiter, die freundlich auf das Gegenüber eingehen und dabei trotzdem höchst produktiv arbeiten – möglich macht das alles das E-Mail-Ticket-System von Zoho Desk.

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Wie profitieren Sie davon?

Managen Sie mehrere E-Mail-Adressen über eine einheitliche Benutzeroberfläche
Versenden Sie informative und zeitnahe, aber zugleich leicht verständliche E-Mails
Verpassen Sie nie mehr ein E-Mail-Update

Weniger Zeitaufwand dank Tastaturkürzeln und Automatisierung

Jeden Tag manuell gängige Anreden und Höflichkeitsfloskeln oder lange Anleitungen einzutippen, kann für Ihre Mitarbeiter zeitaufwändig, ermüdend und kontraproduktiv sein. Mit KI-Unterstützung, vorgefertigten Antworten, Tastaturkürzeln und automatisierten Artikelvorschlägen können Sie schnelle und passende Antworten schicken und zugleich mehr Tickets pro Tag abarbeiten.

Der Antwortassistent Zia schlägt dem Mitarbeiter basierend auf der Kundenanfrage die passendste Lösung aus Ihrer Wissensdatenbank vor.

Liste vorgeschlagener Artikel und Snippets in Bezug auf die Anfrage zur Verwendung durch die Mitarbeiter in deren Antwort

E-Mail-Versand des vorgeschlagenen Snippets

Zusammenarbeit mit internen und externen Teams

Führen Sie, statt langem Hin und Her in unnötigen E-Mail-Konversationen zur jeweiligen Situation, Ihre Kunden direkt an die Lösung heran. Versenden Sie private E-Mail-Threads, um mit externen Partnern und Beratern zusammenzuarbeiten. Über private Kommentare können Sie auch mit internen Teams zusammenarbeiten.

Interne Mitarbeiter, die einander taggen, um über private Kommentare miteinander zu kommunizieren

Automatische Zuweisung von E-Mails

Ihre Antwortquote und die Kundenzufriedenheit stehen auf dem Spiel, wenn eingehende E-Mails nicht effizient verwaltet werden. Basierend auf Kriterien wie den Fertigkeiten Ihrer Mitarbeiter, der Arbeitsbelastung, dem jeweiligen Kanal, den Kundenpräferenzen und vielem Mehr können Sie die E-Mails automatisch zuweisen lassen und sorgen so für glückliche Mitarbeiter und Kunden gleichermaßen.

Regel zur Zuweisung eingehender Tickets mit dem Betreff

Vereinfachen Sie Ihre E-Mail-Ticket-
Abläufe noch heute!

Keine Kreditkarte erforderlich.
Kein Softwaredownload nötig.

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Häufig gestellte Fragen zur Software für das E-Mail-Management im Kundenservice

Gibt es eine Möglichkeit zur Automatisierung von Antwort-E-Mails im Kundenservice?

Mit Zoho Desk können Sie mithilfe von Antwort-E-Mail-Vorlagen automatisch Empfangsbestätigungen und Antwort-E-Mails versenden. Dazu müssen Sie lediglich die Einstellungen gemäß Ihren Anforderungen konfigurieren und den entsprechenden Workflow einrichten. Danach werden E-Mails mit vordefinierten Antworten versandt, sobald Ihre Kunden ein Ticket erstellen, es wird auf Ihre Rückfragen reagiert, oder es werden die in den Workflow-Kriterien festgelegten Schritte ausgeführt. Damit ersparen Sie Ihren Mitarbeitern den Aufwand, immer wieder die gleichen Antworten zu verfassen.

Was ist der Unterschied zwischen E-Mail-Management-Tools und einer Software für das E-Mail-Management im Kundenservice?

Ein E-Mail-Management-Tool erlaubt Ihnen die Durchführung regulärer Kommunikationstätigkeiten wie den Versand, die Planung und den Erhalt von E-Mails. Sie können die E-Mails durch Hinzufügen von Kennzeichnungen, Erstellen von Ordnern, Einrichten von Filtern und vielem mehr effektiv verwalten. E-Mail-Management-Tools können in der einfachen privaten und geschäftlichen Kommunikation recht nützlich sein.

Mit einer Kundenservice-E-Mail-Management-Software können Sie E-Mails, die über verschiedene E-Mail-Adressen hereinkommen, an einer zentralen Stelle organisieren, innerhalb des gleichen Threads mit externen Teams zusammenarbeiten, auf Basis einschlägiger Kundendaten und früherer Konversationen personalisierte E-Mails versenden, die Zuteilung der E-Mails an Ihre Mitarbeiter automatisieren und – das ist das Wichtigste – den Ticketstatus, die Mitarbeiterleistung, die Kundenzufriedenheit und vieles mehr nachverfolgen. Eine Software für das E-Mail-Management im Kundenservice unterstützt Sie dabei, die Wartezeiten für Kunden zu verringern und die Kundenzufriedenheit zu erhöhen.

Wie lässt sich Zoho Desk als Software für das E-Mail-Management im Callcenter einsetzen?

Zoho Desk führt die gesamte Kommunikation an einem zentralen Ort zusammen. Das heißt, Sie könnten Ihren gesamten Callcenter-Betrieb über Zoho Desk abwickeln und mit der gleichen Lösung auch gleich die Kundenservice-E-Mails verwalten. Ihre Mitarbeiter können so dank der intuitiven Benutzeroberfläche und den weitgehenden Automatisierungsmöglichkeiten Ihren Kunden problemlos ein personalisiertes Omnichannel-Erlebnis bieten. Sie können etwa Tickets beantworten, die von Kunden ursprünglich per E-Mail initiiert, aber dann später telefonisch weiterverfolgt wurden.

Wie wird in einem E-Mail-System für den Kundensupport Selfservice eingesetzt?

Softwarelösungen für das E-Mail-Management im Kundenservice wie Zoho Desk bieten den Benutzern zahlreiche Selfservice-Optionen, die sie in ihrem Unternehmen einsetzen können, um die Quote der per Selfservice erledigten Anliegen zu maximieren.

Durch den Aufbau einer Wissensdatenbank können Sie alle wertvollen Informationen in Form von Artikeln oder häufig gestellten Fragen für Ihre Kunden aufbereiten.

Um ein interaktives Erlebnis zu bieten, können Sie auf Ihrer Website oder in Ihrem Helpcenter auch den KI-Chatbot Zia einrichten. Dieser sucht dann auf Basis der Kundenanfragen die richtigen Artikel heraus.

Sie können Ihren Kunden auch ermöglichen, im Zuge von Guided Conversations bestimmte Aktionen wie etwa die Begleichung von Rechnungen durchzuführen.

Mit Community-Foren können Sie Ihren Kunden zudem eine Plattform bereitstellen, auf der sie sich austauschen und einander helfen können.

Der Einsatz von Selfservice im Rahmen des E-Mail-Systems für den Kundensupport reduziert außerdem den Aufwand, der Ihren Mitarbeitern durch das Verfassen von Antworten auf häufig gestellte Fragen entsteht. Hier kann Zia helfen, indem sie die gewünschten Informationen aus der Wissensdatenbank abruft und in versandfertige Antworten umbaut. Oder die Mitarbeiter können in den Antworten gleich direkt auf die passenden Artikel verlinken.

Bietet Zoho Desk kostenlose E-Mail-Vorlagen und Beispielantworten für den Kundenservice?

Sie können kostenlos Standard-E-Mail-Vorlagen verwenden, um Ihre Mitarbeiter zu benachrichtigen und Ihnen bei der raschen Beantwortung von Anfragen zu helfen. Angesichts der sich wandelnden Anforderungen in der Geschäftswelt ermöglicht Zoho Desk in seinen anderen Versionen auch die individuelle Anpassung und Erstellung von E-Mail-Vorlagen, die ganz auf Ihre geschäftlichen Anwendungsfälle zugeschnitten sind.