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Ein Verpackungs- und Umzugsunternehmen bietet Kunden an verschiedenen Standorten einen Umzugsservice an. Mithilfe von Kundenservicesoftware protokolliert das Unternehmen effizient jede eingehende Anfrage und weist einen Mitarbeiter zu, der den Standort inspiziert. Bei der Kundenanmeldung werden jedoch die Angaben zur Sendung in Tabellenkalkulationen aufgezeichnet, wodurch Datensilos entstehen und die Verknüpfung aller relevanten Informationen für eine bestimmte Sendung erschwert wird.

Dies wirkte sich auf die Koordination der Mitarbeiter aus und führte letztendlich zu einer Verringerung der Serviceeffizienz.

Um einen reibungslosen Betrieb zu gewährleisten, entschied sich das Unternehmen, benutzerdefinierte Module in seine Kundenservicesoftware aufzunehmen. Für jeden Prozess wurden spezifische Module erstellt, wie z. B.:

Außerdem wurde ein Workflow eingerichtet, um den Manager und die Kundenservicemitarbeiter über die geringe Anzahl an Fahrzeugen zu informieren.

Ein Kunde, der einen Umzugsservice für seinen Umzug sucht, kontaktiert das Umzugsunternehmen. Der verantwortliche Mitarbeiter sucht, nachdem er die Bedürfnisse des Kunden verstanden hat, direkt über den Ticketbildschirm einen Inspektionsmitarbeiter, der in der Nähe des Standorts des Kunden tätig ist, und weist ihn zu. Diese Effizienz wird dadurch erreicht, dass das Modul "Ticket" über Suchfelder mit dem Modul "Inspektionsmitarbeiter" verbunden ist.

Nach der Inspektion und Auftragsbestätigung durch den Kunden kann der Mitarbeiter problemlos Module wie Fahrerdetails, Fahrzeugnummer, das nächstgelegene Lager und relevante Mitarbeiter mit demselben Ticket verknüpfen und so eine umfassende Übersicht erstellen. Wenn die Fahrzeugverfügbarkeit nach dieser Buchung unter drei sinkt, wird automatisch eine Benachrichtigung an den Manager und den Mitarbeiter ausgelöst, um zukünftige Buchungen entsprechend zu planen.

Für den Fall, dass der Kunde in einen unvorhergesehenen Notfall gerät, kann der Mitarbeiter den Fahrer schnell über die mit dem Ticket verbundenen Details kontaktieren und ihn zum nächstgelegenen Lager umleiten. Mit einem einzigen Klicken kann der Mitarbeiter die Lieferung auf den gewünschten Termin verschieben und so ein nahtloses und stressfreies Erlebnis für beide Parteien gewährleisten.

Eine Grundschule verließ sich früher auf manuelle Prozesse und stand daher vor Herausforderungen, als Eltern merkten, dass Busse die Kinder zu spät abholten bzw. zurückbrachten. Die Bereitstellung von Updates wurde umständlich, kostete das Sekretariat viel Zeit und bereitete Eltern große Sorgen.

Mit benutzerdefinierten Modulen veränderte die Schule ihre Kommunikationslandschaft. Sie hat diese Module erstellt, um wichtige Informationen direkt in ihrer Kundenservicesoftware zu organisieren und zu speichern.

Anhand dieser umfassenden Daten kann die Schule verschiedene Situationen effektiv angehen:

Erkrankung von Schülern: Falls ein Schüler während der Fahrt krank wird, kann das Personal sich an das Sekretariat wenden, um Hilfe zu erhalten. Das Sekretariat kann das Profil des Schülers durchgehen, die zugehörige Krankengeschichte überprüfen und die Eltern kontaktieren, ohne verschiedene Dateien nach Informationen durchsuchen zu müssen. Darüber hinaus kann das Sekretariat den Fahrer im Notfall auch zum nächstgelegenen Krankenhaus leiten.

Änderung von Haltestellen: Eltern, die die Haltestelle eines Kindes ändern möchten, können eine Anfrage an das Sekretariat stellen. Diese Informationen können an die erforderlichen Personen weitergeleitet werden, indem die zugehörigen Details zum Modul "Schüler", wie Fahrer, Mitarbeiter und Lehrer, überprüft werden.

Ein Haustierversicherer erhält häufig Anfragen zu Versicherungsarten und Schadensfällen. Dies führt dazu, dass Mitarbeiter viel Zeit damit verbringen, manuell nach Daten zu suchen, die in verschiedenen Anwendungen oder Papierdokumenten gespeichert sind. Dadurch wird die verfügbare Zeit für den personalisierten Kundenservice begrenzt.

Die Zentralisierung von Versicherungsdaten mithilfe benutzerdefinierter Module kann die Lösungsfindung stark beschleunigen. Die Versicherungsgesellschaft implementierte benutzerdefinierte Module, um ihre Daten wie folgt zu organisieren:

In diesem Szenario ist das Modul "Versicherungsdetails" nur für die Support-Abteilung sichtbar, während die übrigen Module für alle Abteilungen innerhalb des Unternehmens zugänglich sind.

Wenn ein Kunde nach bestimmten Versicherungsdaten fragt, kann der Mitarbeiter alle relevanten Daten aus dem Modul "Haustierversicherung" abrufen. Wenn der Kunde sich entscheidet, mit dem Prozess fortzufahren, können alle Informationen, wie die Angaben zum Haustier und die Krankengeschichte des Haustiers, mit den Angaben des Besitzers verknüpft werden.

Darüber hinaus kann die Schadensregulierungsabteilung im Falle eines Kunden, der Versicherungsleistungen in Anspruch nehmen möchte, benutzerdefinierte Module verwenden, um Informationen wie folgt zu speichern:

Diese Informationen sind nur für die Schadensregulierungsabteilung sichtbar und können mit der vorhandenen Krankengeschichte, den Angaben zum Besitzer und den Haustieren verknüpft werden. Diese zentralisierten Daten ermöglichen es den Mitarbeitern, die Schadensabwicklung zu beschleunigen und gleichzeitig den Kunden Zeit und Mühe zu sparen, da dieselben Informationen nicht immer wiederholt werden müssen.

Ein Webhosting-Anbieter ist dafür bekannt, effiziente Dienste über verschiedene Kanäle hinweg bereitzustellen – E-Mail, Live-Chat und sogar WhatsApp. Bei Webhosting-Diensten ist der Zeitfaktor jedoch von entscheidender Bedeutung, da die Performance der Website sich direkt auf den Betrieb eines Unternehmens auswirkt. Da jedoch Informationen über verschiedene Anwendungen verteilt sind, kommt es häufig zu Verzögerungen bei der pünktlichen Bereitstellung von Diensten.

Der Anbieter entschied sich vor kurzem für die Implementierung benutzerdefinierter Module, um alle Informationen in seine Kundenservicesoftware zu integrieren, um einen schnellen Service bereitzustellen. Er hat die folgenden Informationen in jedem Modul gespeichert.

Wenn ein Kunde nun Fragen zu Verlangsamung der Website und Leistungsproblemen stellt, oft begleitet von Details zur Softwareversion, können die Mitarbeiter mühelos auf alle relevanten Informationen zugreifen, die sich auf die Softwareversion beziehen. Dies umfasst eine ausführliche Liste der unterstützten Plug-ins und Integrationen für jede Version. Dank des vollständigen Kontextes können sich Mitarbeiter nun ausschließlich auf die Lösung des Problems konzentrieren, ohne Zeit mit dem Sammeln unterschiedlicher Informationen zu verschwenden.

Ein Krankenhaus, das Behandlungstermine anbietet, stand vor der Herausforderung, eine nahtlose Patientenerfahrung zu bieten. Die genutzte Kundenservicesoftware ermöglichte es den Patienten, verschiedene Fragen zu stellen, allerdings waren die Informationen, die den Mitarbeitern zur Verfügung standen, oft begrenzt.

Die Verwendung benutzerdefinierter Module in der Kundenservicesoftware hat dazu beigetragen, die Patientenerfahrung zu optimieren. Das Krankenhaus erstellte die folgenden Module:

Wenn ein Kunde nach einer bestimmten Untersuchung fragt, kann der Mitarbeiter alle Details auf einmal bereitstellen, ohne zwischen Anwendungen wechseln zu müssen. Darüber hinaus kann der Mitarbeiter Terminzeiten je nach Verfügbarkeit des Fachpersonals vorschlagen. Sobald nur noch fünf Termine für den Tag verfügbar sind, werden Mitarbeiter automatisch benachrichtigt, um eine optimale Planung zu gewährleisten und Wartezeiten für Patienten zu vermeiden.

Darüber hinaus kann der Mitarbeiter Details wie Standorte, an denen die Untersuchungen angeboten werden und das zu kontaktierende Fachpersonal angeben, indem er die zwischen diesen Modulen erstellten Verknüpfungen nutzt und den Termin für den Patienten entsprechend bucht. Nachdem die Ergebnisse weitergegeben wurden, können die Mitarbeiter des Kundenservice die Patienten nun zu den richtigen Spezialisten führen, indem sie das Modul "Untersuchungen" prüfen, das mit dem Modul "Arzt" verknüpft ist. So müssen Patienten nicht mehr eigenständig im System suchen und es wird sichergestellt, dass sie einen Termin mit dem entsprechenden Arzt innerhalb desselben Krankenhauses bekommen.

Eine Immobilienagentur mit dem Schwerpunkt Wohnimmobilien legte alle Informationen zu Immobilien in Broschüren oder Ordnern ab, wodurch es schwierig war, die erforderlichen Informationen schnell zu finden.

Die Agentur implementierte benutzerdefinierte Module, um diese Herausforderung zu bewältigen. Mit diesen Modulen können Daten in separaten Kategorien gespeichert und zugehörige Informationen für einen schnellen Zugriff einfach miteinander verknüpft werden. Die Agentur erstellte folgende Module:

Wenn ein Kunde eine Immobilie besichtigen möchte, kann der zugewiesene Mitarbeiter einen Anruf planen und wichtige Informationen bereitstellen, wie mögliche Hypothekengeber, Versicherungsoptionen und die Details zur Instandhaltung der Immobilie.

Um das Erlebnis noch individueller zu gestalten, kann der Mitarbeiter auch Details wie Abfallentsorgungsunternehmen, Kabelanbieter und Internetanbieter weitergeben. Diese können mit dem Modul "Immobiliendetails" verknüpft werden, um den Zugriff zu erleichtern. Dadurch wird sichergestellt, dass der Mitarbeiter alle Informationen zur Unterstützung seiner Kunden zur Verfügung hat.

Wenn ein Kunde später eine Anfrage zur Instandhaltung stellt, kann der Mitarbeiter außerdem schnell die im Wartungsplan erfassten Geräte überprüfen und die entsprechenden Außendienstmitarbeiter zuweisen, um die Wartung zu optimieren.