Zoho CRM for Everyone 是什麼？讓業務、法務、行銷不再各忙各的 CRM 新解法

會演化的，才能活下去——這是萬物生存的共同法則，動物、人類、科技、產品、企業，甚至軟體都不例外。Zoho CRM 走過 20 年，靠的正是不斷回應客戶需求與市場變化，並提前看見工作方式的根本轉變。

最近，Zoho 正式推出 Zoho CRM for Everyone，這也代表企業看待 CRM 的方式，要迎來一次重大轉折。這項計畫的核心，是把所有參與客戶旅程的團隊都拉進同一套系統，讓大家能夠真正協作、而不是各做各的。

為什麼業務團隊需要把其他部門也拉進 CRM？

背後的邏輯很簡單：現在的銷售流程，早就不是十年前那種一條直線走到底的樣子了。流程變長，牽涉的角色也變多——負責擬約的法務團隊、提供實際案例的顧問團隊、產出客戶見證的行銷團隊、負責新客上手的導入團隊⋯⋯族繁不及備載。

問題是，這些團隊通通不在 CRM 裡。解法也很直接：把他們請進來。之所以值得這麼做，是因為客戶常常就是卡在這段複雜旅程裡——在不同系統、不同工具間被轉來轉去，業務以為顧問已經接手，顧問又以為業務會通知，結果沒有人真的跟進，客戶就這樣不見了。

Zoho CRM for Everyone 提供了哪些新功能？

團隊模組：讓每個部門都能在 CRM 裡建立自己的工作空間

參與客戶旅程的每個團隊，現在都能建立屬於自己的模組，把日常工作直接搬進 CRM。案例研究可以直接連結到對應的商機；合約也能與特定客戶綁在一起，負責擬約的法務同仁能直接存取相關客戶資訊，不需要另外跨系統查詢。

需求方角色：跨部門協作也能在 CRM 裡走完整個流程

當這些團隊都上線之後，下一步就是把彼此的協作流程理順。現在業務團隊要跟法務確認合約進度，通常是靠電話、Email 或即時通訊軟體。如果能直接在 CRM 裡指派任務、設定截止日期，業務就能一邊跟催合約進度，一邊繼續推進手上的案子——Zoho CRM for Everyone 讓這件事成為可能。

連動工作流程與紀錄：讓自動化串起不同團隊的工作

團隊都進來、也開始協作之後，下一步就是自動化。舉例來說，一筆商機簽約完成時，系統可以自動建立導入紀錄，直接啟動後續的上手流程。

自動化也能用來規範跨團隊的作業順序。例如，若不希望業務團隊在合約正式簽署前就把商機標記為「已成交」，可以透過連動工作流程，把「取得簽名」設定為成交的前置條件。

AI 提示與圖片轉 Canvas：技術門檻不再是導入的阻礙

如果因為某些團隊對技術不熟悉，而對導入 CRM for Everyone 有所疑慮，其實不需要擔心——從建立模組、設定工作流程，到匯出報表，現在都能用簡單的提示語直接完成。而對於希望 CRM 介面能貼近自己日常工作方式的使用者，Image-to-Canvas 功能也能派上用場：只要匯入一張圖片，就能將它轉換成客製化的 Canvas 清單檢視畫面。

介面也跟著升級了嗎？

除了功能之外，這次也能感受到明顯的介面變化——呼應文章一開始提到的「演化」。現在的 Zoho CRM，不論是外觀還是使用邏輯都煥然一新。除了新增幾種檢視畫面之外，最大的變化是左側新增了主導覽列，讓使用者可以直接在這裡建立工作流程、模組等項目，不用再繞去設定頁面才能操作。

臺灣中小企業導入前，要注意什麼？

臺灣不少中小企業的業務團隊，其實長期扮演著「一人多角」——業務要兼顧報價、跟催合約，甚至代為回答一些行銷或技術面的問題，靠的多半是 LINE 群組或 Email 副本硬撐。Zoho CRM for Everyone 這類把跨部門協作直接內建進 CRM 的做法，對這種編制精簡、角色重疊的團隊反而特別有感——不是多一套系統要學，而是把原本散落在各處的溝通，收進同一個地方。若團隊人數在 5 到 30 人之間、業務和行銷經常互相支援，這次改版值得列入評估。

常見問題

Q：Zoho CRM for Everyone 需要另外付費才能使用嗎？

A：CRM for Everyone 是 Zoho CRM 既有架構上的功能升級，實際涵蓋的模組數量與進階功能會依版本而異，確切方案內容與費用建議以官網最新公告為準。

Q：不熟悉技術的團隊，也能自己建立模組或工作流程嗎？

A：可以。文中提到的 AI 提示語功能，讓建立模組、設定工作流程、匯出報表等工作都能用簡單的文字描述完成，不需要具備開發背景。

Q：導入 CRM for Everyone，需要把所有部門一次到位嗎？

A：不需要。可以先從跟業務往來最頻繁的一到兩個團隊開始（例如法務或行銷），確認流程順暢後，再逐步把其他團隊的工作空間建立起來。

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本文翻譯自 Zoho 官方部落格：Zoho CRM for Everyone - No more missed customers by https://www.zoho.com/blog/author/vibhav

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