Khi hoạt động kinh doanh phát triển, việc có các báo cáo chính xác giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu, không phải cảm tính. Tính năng báo cáo (Reports) trên Zoho CRM sẽ giúp bạn trả lời được các câu hỏi như:
"Tháng này tôi đã chốt được bao nhiêu Deals?"
"Khách hàng đến từ kênh nào nhiều nhất?"
"Nhân viên nào có doanh số cao nhất quý vừa rồi?"
Bài viết này hướng dẫn cách tạo một báo cáo từ đầu và đặt lịch gửi tự động – để bạn không phải tạo lại báo cáo mỗi tuần.
Phần 1: Tạo báo cáo theo 5 bước
Bước 1: Chọn Module
Tại thanh menu bên trái, chọn Reports
Nhấn dấu + ở góc trên bên trái → New Report
Chọn Module bạn muốn lấy dữ liệu. Ví dụ: để xem doanh số, chọn Deals
Bước 2: Đặt tên Report
Di chuột đến Untitled Report, đổi tên thành tên có ý nghĩa (ví dụ: "Doanh số chốt tháng 3"). Chọn thư mục lưu, chọn tiếp Module liên quan nếu cần, hoặc nhấn Continue.
Bước 3: Chọn Columns và Filters
Chọn các cột bạn muốn hiển thị trong báo cáo: Deal Name, Amount, Stage, Owner, Closing Date…
Thêm Filters để thu hẹp dữ liệu:
"Closing Date trong 30 ngày qua"
"Stage = Closed Won"
"Amount > 50.000.000"
Bước 4: Nhóm dữ liệu với Row Groups
Đây là bước biến một danh sách phẳng thành báo cáo có ý nghĩa. Chọn trường để nhóm dữ liệu:
Nhóm theo Deal Owner → xem doanh số từng nhân viên
Nhóm theo Lead Source → xem kênh nào hiệu quả nhất
Nhóm theo Stage → xem pipeline đang phân bổ ra sao
Bước 5: Lưu Report
Nhấn Save. Báo cáo của bạn sẵn sàng để xem, chia sẻ hoặc lên lịch gửi.
Phần 2: Đặt lịch gửi báo cáo tự động
Khi bạn đã có báo cáo tốt, hãy tận dụng gửi chúng đến đội nhóm liên quan để có được những quyết định chuẩn xác. Tính năng đặt lịch gửi báo cáo tự động (Scheduled Reports) giúp gửi báo cáo qua email đến đúng người vào đúng thời điểm – họ không cần đăng nhập Zoho CRM mà vẫn nắm tình hình.
Các bước đặt lịch gồm có:
Tại menu chính, chọn Reports
Chọn Scheduled Reports ở phần trên menu
Góc trên bên phải, nhấn New Report Scheduler
Tại dòng Report, tìm và chọn báo cáo bạn muốn đặt lịch
Điền các thông tin cần thiết:
Trường | Mô tả |
Export file as | Định dạng file: XLS, CSV hoặc PDF |
Start Date | Ngày và giờ bắt đầu gửi |
Repeat Type | Tần suất: hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng, hàng năm |
Template | Email template (nếu có) |
Người nhận | Người dùng CRM cần nhận báo cáo |
Additional Recipients | Email người ngoài CRM cần nhận |
Nhấn Schedule để hoàn tất
Mẹo hữu ích khi đặt lịch gửi
Bạn hãy cẩn thận chọn gửi đúng người và không nên gửi tràn lan. Nhân viên kinh doanh không cần báo cáo doanh số toàn công ty – họ cần báo cáo của riêng mình. Quản lý không cần báo cáo của từng nhân viên – họ cần tổng hợp.
Thời gian hợp lý. Đặt lịch gửi vào sáng sớm (6h–7h30) để mọi người có thời gian xem trước khi bắt đầu ngày làm việc. Tránh gửi cuối tuần trừ khi cần thiết.
Đặt tên báo cáo trong email subject rõ ràng. Người nhận thường mở 50+ email mỗi sáng – một subject như "Báo cáo doanh số tuần – [Tên đội]" sẽ dễ tìm hơn nhiều so với "Weekly Report".
Lời kết
Tính năng tạo báo cáo và gửi báo cáo tự động là cách bạn biến CRM từ một hệ thống nhập liệu thành một công cụ ra quyết định. Hãy thiết lập 3–5 báo cáo cốt lõi cho đội ngay trong tháng đầu tiên triển khai.
Nguồn: Tien Phan & Scheduling Reports – Zoho CRM Help
Comments