Làm việc nhóm: Top 4 nguyên tắc cần biết trong doanh nghiệp

Một trong những bí quyết thành công cho doanh nghiệp là sở hữu chiến lược làm việc nhóm hiệu quả. Tuy vậy, để các thành viên trong nhóm cùng phối hợp và làm việc đồng bộ không phải là điều dễ dàng, luôn cần những nguyên tắc chung để mọi thành viên đồng lòng xây dựng một tập thể vững mạnh.

Thấu hiểu nhu cầu tìm hiểu công thức chung để cộng tác thành công, Zoho đã nghiên cứu được top 4 các nguyên tắc làm việc nhóm mà mỗi doanh nghiệp nên có. Tìm hiểu ngay trong bài viết hôm nay nhé!

Làm việc nhóm: Top 4 nguyên tắc cần biết trong doanh nghiệp

Top 4 nguyên tắc giúp cải thiện quá trình làm việc nhóm

Cùng Zoho Vietnam tìm hiểu các nguyên tắc làm nhóm cần thiết cho hầu hết doanh nghiệp qua danh sách bên dưới: 

#1. Xây dựng mục tiêu chung thống nhất, rõ ràng

Xây dựng mục tiêu chung là điều cần thiết với mọi doanh nghiệp. Mục tiêu chính là chiếc cầu nối giữa bộ phận quản lý và nhân viên, giữa các bộ phận với nhau và giữa các thành viên trong cùng một bộ phận, nhằm hướng mỗi cá nhân đến những phân công nhiệm vụ cụ thể khi làm việc nhóm. 

Trong phạm vi nhóm, mọi thành viên đều cần được phổ biến, hiểu và định hướng đến mục tiêu chung để có thể hoàn thành tốt công việc. Mục tiêu chung ở đây có thể là ngắn hạn hoặc dài hạn, là mục tiêu của toàn nhóm hoặc chỉ dành cho một dự án trong thời gian cụ thể.

Xuyên suốt quá trình làm việc, các thành viên cần nắm bắt kỹ và luôn theo sát mục tiêu để có thể mang lại kết quả hoạt động tốt nhất. 

#2. Chia sẻ, lắng nghe và tin tưởng

Chia sẻ và lắng nghe là nguyên tắc quan trọng giúp xây dựng tính đoàn kết nội bộ khi làm việc nhóm. Lắng nghe để giải quyết những khúc mắc mà thành viên khác đang gặp phải, cùng hướng đến xây dựng mục tiêu chung. 

Bên cạnh đó, tin tưởng chính là một dạng động lực thể hiện sự công nhận của bạn với đồng đội, hoặc nhân viên của mình. Sự tin tưởng thúc đẩy tính tự giác và nâng cao trách nhiệm của các thành viên trong nhóm. 

Tuy chia sẻ, lắng nghe và tin tưởng có vẻ là hành động đơn giản nhưng đây chính là sự tôn trọng của bạn dành cho các thành viên khác trong nhóm. Đây cũng là một trong những xu hướng quản trị nhóm làm việc theo phong cách hiện đại, khi khoảng cách dần được xoá bỏ giữa các thành viên và cả nhóm cùng hướng đến kết quả tích cực. 

#3. Phối hợp, giao tiếp và gắn kết thành viên hiệu quả

Để làm việc nhóm hiệu quả, các thành viên cần có sự gắn kết và phối hợp nhịp nhàng. Sợi dây vô hình giúp tạo nên sự kết nối trên chính là nghệ thuật giao tiếp giữa các thành viên và các cấp trong một nhóm tổ chức. 

Đi từ điều cơ bản nhất, các thành viên đều cần hiểu và truyền đạt rõ mục tiêu công việc. Quá trình phối hợp diễn ra giữa toàn thể cá nhân trong tổ chức, được xây dựng dựa trên các nguyên tắc: 

• Tự tin thể hiện suy nghĩ, ý kiến cá nhân
• Lắng nghe, tôn trọng và thấu hiểu
• Giao tiếp qua văn bản và lời nói
• Sử dụng các phương tiện trao đổi thông tin hệ thống, hiệu quả

Tuy nhiên, giao tiếp nhóm không phải lúc nào cũng suôn sẻ, đặc biệt khi xu hướng việc làm từ xa đang dần trở nên phổ biến. Vì vậy, một phương tiện giao tiếp như phần mềm làm việc nhóm sẽ giúp doanh nghiệp hệ thống hoá dữ liệu và dễ dàng giao tiếp nội bộ hơn. 

#4. Phân công rõ ràng, hợp lý

Một trong những vấn đề khiến làm việc nhóm không hiệu quả là sự không rõ ràng trong phân công nhiệm vụ. Các thành viên nhóm dễ rơi vào tình trạng mơ hồ nếu công việc thiếu chi tiết, chưa phù hợp.

Điều này dễ dẫn đến việc lãng phí thời gian và nguồn nhân lực, ảnh hưởng đến kết quả hoạt động chung của nhóm nói riêng và workflow của công ty nói chung.

Vậy nên, dù tính chất công việc là ở văn phòng, khu sản xuất hay làm việc từ xa, sự phân công cần được rõ ràng và có sự trao đổi hai chiều (phía phân công - phía nhận nhiệm vụ) để có thể hoàn thành công việc ở mức năng suất nhất. 

Đọc thêm:

Workflow là gì? Vai trò Zoho CRM trong xử lý công việc sales

Làm việc nhóm hiệu quả với Zoho CRM

Hiểu được tầm quan trọng của làm việc nhóm và hoạt động nội bộ trong thời kỳ số hoá, nhiều doanh nghiệp đã chọn cho mình công cụ và app làm việc nhóm phù hợp nhằm tiết kiệm nguồn lực và vận hành tổ chức năng suất hơn. 

Tìm hiểu ngay các lý do Zoho CRM được nhiều doanh nghiệp thuộc mọi quy mô trên khắp thế giới tin dùng trong nhiều năm qua: 

Cộng tác nhóm hiệu quả với Zoho CRM

#1. Cập nhật thông tin đầy đủ qua bảng tin chung 

Zoho CRM sở hữu bảng tin chung nơi mọi thành viên trong đội ngũ bán hàng có thể cùng cập nhật tin tức. Các đặc điểm nổi trội của bảng tin mà bạn cần biết như: 

• Dễ dàng chia sẻ thông tin: Đội ngũ sales có thể chia sẻ thông tin chuyên sâu hữu ích phục vụ cho công việc, hoặc kinh nghiệm cá nhân. Ngoài ra, họ còn có thể dùng đây là nơi giành những lời khen ngợi, công nhận khi một cá nhân nào đó hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ. 
• Cập nhật thông báo và tiếp nhận thông tin: Đây là nơi lưu giữ và cập nhật các thông tin về khách hàng và hoạt động bán hàng một cách đầy đủ cho đội ngũ, bạn có thể tìm thấy những thông tin nhanh nhất và cần thiết nhất trong quá trình làm việc.  
• Tương tác nhanh chóng với đồng nghiệp hoặc theo nhóm: Cá nhân sử dụng phần mềm với tính năng này có thể tương tác trực tiếp với người cần phối hợp hoặc liên lạc theo nhóm nhanh chóng.
• Nhận thông báo tức thì: Một trong những ưu điểm nổi trội là phần mềm luôn cập nhật thông tin tức thì nên các thành viên đều có thể nhận được thông báo nội bộ, thông báo giao dịch, thông báo về khách hàng,... ngay lập tức. 
• Linh hoạt chia sẻ tài liệu bán hàng: Chỉ với vài thao tác kéo thả, tệp đính kèm nhanh chóng nằm gọn trong bài đăng để bạn có thể chia sẻ với mọi người. 
• Hệ thống hoá cập nhật cần theo dõi: Bạn hoàn toàn có thể lựa chọn thủ công hoặc tự thiết lập quy tắc tự động hoá để lựa chọn các thông tin cần thiết với nhiệm vụ của mình. Bảng tin của bạn sẽ thật ngăn nắp và không bị quá tải khi nhiều thông tin đến cùng một lúc. 
• Gắn thẻ địa lý cho cuộc họp bán hàng: Phối hợp cùng đồng đội với chức năng cập nhật thông tin địa lý qua "check-in" vị trí cuộc họp. Đồng nghiệp bạn sẽ dễ dàng nắm bắt trạng thái của bạn khi tương tác với khách hàng tiềm năng, hỗ trợ kịp thời khi cần thiết. 

#2. Cộng tác bán hàng nhanh gọn qua tính năng trò chuyện

Với Zoho CRM, tính năng trò chuyện khi làm việc nhóm được tích hợp giúp thúc đẩy hoạt động trao đổi, chia sẻ thông tin trong quá trình làm việc của đội ngũ sales. Phần mềm nổi bật với các đặc điểm như: 

• Chia sẻ nhiều dạng dữ liệu nhanh trong cuộc trò chuyện: Đội ngũ dễ dàng chia sẻ tài liệu cần thiết qua tính năng trò chuyện của CRM. Các tác vụ được thực hiện nhanh chóng và ngay lập tức qua phần chat riêng và sales có thể gửi nhiều dạng thông tin như số liệu, bảng phân tích, tệp đính kèm, hình ảnh,... 
• Không lo bỏ lỡ nhiệm vụ quan trọng: Chatbot của Zoho CRM sẽ hỗ trợ đội ngũ tính năng gửi lời nhắc, lên lịch cuộc họp,... vì vậy, bạn sẽ không còn lo bỏ lỡ tin nhắn quan trọng hay bất kỳ nhiệm vụ nào của bản thân hoặc nhóm. 
• Tự động gửi cập nhật bán hàng cho đồng nghiệp: Bạn chỉ cần đặt quy tắc trên hệ thống, đồng đội của bạn sẽ nhận được thông báo trò chuyện tự động khi có bất kỳ cập nhật nào mới liên quan đến công việc bán hàng, đẩy mạnh sự phối hợp có hệ thống và rõ ràng trong cập nhật trạng thái công việc. 
• Lấy dữ liệu bằng lệnh chat: Với Zoho CRM, giờ đây bạn sẽ tiết kiệm được khối lượng lớn thời gian khi chỉ với việc gửi tin nhắn trong cửa sổ chat, bạn đã có thể lấy thông tin hồ sơ khách hàng cần thiết và đưa vào cuộc trò chuyện mà không cần phải mở nhiều tab và tra cứu thông tin liên quan. 

#3. Thêm ghi chú vào hồ sơ CRM

Một khách hàng có thể được chăm sóc bởi nhiều người đại diện của tổ chức. Vì vậy, việc ghi chú đóng vai trò quan trọng để các bộ phận tiếp nhận hiểu rõ về khách hàng hiện tại. 

Với Zoho CRM, bạn có thể để lại ghi chú trên hồ sơ hoặc các hoạt động kinh doanh dưới dạng văn bản, âm thanh hoặc tải tệp đính kèm. Quá trình này giúp người làm cùng trong dự án/nhóm bạn dễ dàng tiếp nhận thông tin và triển khai các bước tiếp theo. 

Tạo ghi chú trên Zoho CRM sẽ mang lại nhiều lợi ích cho quá trình phối hợp bán hàng giữa bạn và đồng đội như: 

• Ghi chú ngữ cảnh cho từng giao dịch bán hàng cụ thể, giúp người sales dễ dàng hiểu hơn về khách hàng, tình huống bán hàng và có hướng tiếp cận phù hợp. 
• Tạo ghi chú bắt buộc để đảm bảo trách nhiệm được san sẻ đồng đều trong nhóm. Giờ đây bạn sẽ không còn lo lắng nếu đồng đội của mình vô tình quên để lại thông tin nào đó vì quá bận rộn. Tính năng Blueprint còn giúp bạn dễ dàng tiếp nhận công việc và phân công cho người tiếp theo, đồng thời luôn đảm bảo quy trình phối hợp diễn ra nhịp nhàng. 
• Tính năng tạo ghi chú bằng âm thanh hoặc văn bản giúp tiết kiệm thời gian cho đại diện sales. Bạn có thể tranh thủ đọc nội dung cho Zia để tạo ghi chú khi không có nhiều thời gian để đánh máy. 

#4. Phối hợp nhuần nhuyễn qua tính năng gắn thẻ thành viên

Chức năng gắn thẻ giúp việc sắp xếp và cộng tác thuận tiện hơn, bạn hoàn toàn có thể gắn thẻ đồng đội, người quản lý của mình vào ghi chú hoặc một công việc nào đó để họ nhanh chóng nhận thông báo liên quan và để ý ưu tiên thông tin của bạn. 

Ngoài ra, tính năng sử dụng thẻ, tạo nhãn còn giúp đánh dấu các loại hồ sơ trong quá trình làm việc. Điều này giúp việc sắp xếp, tìm kiếm và phân loại hồ sơ nhanh chóng và có hệ thống hơn. 

#5. Tăng năng suất với tính năng chia nhóm bán hàng

Zoho CRM giúp bạn phân công người dùng vào các nhóm chuyên môn riêng như nhóm bán hàng, nhóm quản lý sự kiện, nhóm chăm sóc khách hàng,... 

Việc phân chia từng nhóm riêng với chức năng cụ thể giúp quá trình quản lý dễ dàng hơn. Tuy vậy, bạn vẫn có thể chia sẻ hồ sơ và tài liệu chung giữa các nhóm khi cần. 

#6. Quản lý dự án hiệu quả với CRM

Bạn có thể bắt tay ngay vào dự án, Zoho CRM cho phép bạn tích hợp phần mềm quản lý dự án Zoho Projects vào quá trình bán hàng nhằm đảm bảo đội ngũ các bên có thể nắm bắt được các thông tin cần thiết và thống nhất, hướng đến kết quả xử lý công việc tích cực nhất có thể. 

Sự kết hợp này mang lại nhiều lợi ích như: 

• Góc nhìn toàn diện về hoạt động khách hàng trong dự án: Không những đội ngũ bán hàng mà còn nhiều đại diện thuộc các bộ phận khác liên quan dự án sẽ có góc nhìn tổng quan, thống nhất về khách hàng, quá trình khách hàng đưa ra quyết định, những lợi thế và bất lợi hiện có,...
  Từ đó, các bộ phận phụ trách đưa ra các quyết định phù hợp cho hướng đi kế tiếp trong dự án. 
• Phối hợp các bên tạo quy trình hiệu quả: Không riêng nội bộ công ty, bạn có thể mời đối tác, nhà cung cấp và khách hàng (với dự án B2B) tham gia vào dự án để có góc nhìn sâu và chi tiết hơn.
  Các bên có thể tham gia thảo luận, đưa nhận xét, đánh giá và theo dõi tiến trình trực tiếp trên Projects mà không cần dùng emails hoặc các công cụ ứng dụng làm việc khác. 

#7. Tích hợp cùng các ứng dụng bạn yêu thích

Không dừng lại ở đó, Zoho CRM cho phép bạn liên kết với nhiều ứng dụng yêu thích và quen thuộc khác giúp quá trình làm việc, quản lý bán hàng và phối hợp cùng đồng đội diễn ra nhanh chóng và thoải mái hơn. Các công cụ tích hợp nổi bật có thể kể đến như: 

• Slack
• MailChimp
• Facebook Ads
• Shopify
• Google Workspace
• Microsoft 365

Lời kết

Tóm lại, doanh nghiệp cần xây dựng quá trình phối hợp và làm việc nhóm thật hiệu quả để mang lại năng suất cao. 

4 nguyên tắc làm việc nhóm cơ bản mà hầu hết các doanh nghiệp thành công đều áp dụng bao gồm xây dựng mục tiêu chung, phân công công việc rõ ràng, giao tiếp phối hợp hiệu quả và thể hiện sự chia sẻ, lắng nghe, tin tưởng trong quá trình làm việc. 

Zoho CRM là một trong những phần mềm tối ưu giúp hệ thống hoá và hỗ trợ quy trình làm việc nhóm hiệu quả. Sản phẩm được sử dụng bởi nhiều doanh nghiệp thuộc mọi quy mô trên khắp thế giới. 

Bạn đang tìm kiếm giải pháp công nghệ cho nhóm? Tham khảo thêm nhiều tính năng của Zoho CRM hoặc liên hệ cùng đội ngũ chuyên gia Zoho tại đây để được tư vấn và dùng thử miễn phí.