Trước khi bạn nhập bất kỳ dữ liệu nào vào Zoho CRM, có hai khái niệm bạn phải nắm vững: Module và Field. Đây là nền tảng của toàn bộ hệ thống – và nếu hiểu sai ngay từ đầu, mọi tùy chỉnh sau này sẽ trở nên phức tạp. Vậy Module và Field là gì? Hãy cùng Zoho khám phá ở nội dung bên dưới.
Module là gì?
Module – Hãy hình dung như "ngăn tủ" chứa hồ sơ
Module giống như những chiếc ngăn tủ lớn trong văn phòng, mỗi ngăn chứa một loại hồ sơ khác nhau:
Leads – Khách hàng tiềm năng bạn đang tìm cách tiếp cận
Contacts – Những người bạn đã thiết lập quan hệ làm việc
Deals – Các cơ hội bán hàng cụ thể
Accounts – Thông tin về các công ty/tổ chức bạn đang làm việc
Đó là bốn Module cốt lõi (gọi là Standard Modules) mà Zoho CRM cung cấp sẵn. Bạn cũng có thể tạo thêm Custom Modules nếu nghiệp vụ doanh nghiệp cần – ví dụ một công ty bất động sản có thể tạo Module "Dự án", một trường đại học có thể tạo Module "Khóa học".
Field là gì?
Field có thể được xem là các "ô thông tin" bên trong mỗi hồ sơ
Mỗi hồ sơ trong Module sẽ có nhiều mục thông tin nhỏ, đó chính là Field. Trong Module Leads, các Field có thể là: Tên, Số điện thoại, Email, Nguồn khách hàng, Tình trạng…
Zoho CRM cung cấp sẵn các Field cơ bản (gọi là Standard Fields). Nhưng quan trọng hơn, bạn có thể thêm Custom Fields để lưu những thông tin đặc thù của riêng công ty mình:
"Sản phẩm quan tâm" – cho công ty thương mại
"Ngân sách dự kiến" – cho công ty B2B
"Diện tích quan tâm" – cho công ty bất động sản
"Ngày khai giảng" – cho trung tâm đào tạo
Mối liên kết giữa các Module – Sức mạnh thực sự của CRM
Đây là điểm khiến CRM khác biệt so với một file Excel: các Module liên kết với nhau.
Khi bạn xem hồ sơ một Contact, bạn thấy ngay tất cả các Deals mà người đó đang tham gia, các cuộc gọi và ghi chú liên quan, công ty (Account) họ đang làm việc. Nhân viên kinh doanh không cần tìm kiếm thông tin ở nhiều nơi – mọi thứ được kết nối trong cùng một bản ghi.
Ví dụ thực tế: bạn nhấp vào một Account (công ty khách hàng), bạn thấy ngay danh sách 3 Contacts thuộc công ty đó, 5 Deals đang triển khai với họ, và toàn bộ lịch sử email đã trao đổi. Đó là điều một file Excel không thể làm được.
Tùy chỉnh Module và Field trong Zoho CRM
Một trong những điểm mạnh lớn nhất của Zoho CRM là khả năng tùy chỉnh sâu. Bạn không phải gò bản thân vào quy trình mặc định của phần mềm – mà có thể biến CRM thành công cụ đúng với cách doanh nghiệp mình vận hành.
Tùy chỉnh Field có sẵn
Bạn có thể chỉnh sửa Field trong các Module có sẵn như Leads, Contacts theo ba cách:
Đổi tên Field. Ví dụ đổi "Mobile" thành "Số điện thoại di động" để nhân viên dễ hiểu hơn.
Thêm Field mới. Nếu bạn cần lưu thông tin đặc thù như "Sản phẩm quan tâm" hay "Ngân sách dự kiến", hãy tạo Custom Field.
Xóa Field không cần dùng. Giúp giao diện sạch hơn và đỡ rối mắt cho nhân viên.
Cách thực hiện:
Vào Setup → Customization → Modules and Fields
Chọn Module bạn muốn chỉnh sửa (ví dụ: Leads)
Sử dụng giao diện kéo thả để Thêm/Sửa/Xóa các Field
Nhấn Save hoặc Save and Close
Cách tạo Module mới hoàn toàn (Custom Module)
Khi nào cần tạo Custom Module? Câu trả lời đó là khi bạn cần quản lý một loại thông tin đặc thù mà các Module có sẵn không phục vụ được. Một số ví dụ:
Công ty giáo dục cần Module "Khóa học"
Công ty sản xuất cần Module "Đơn hàng sản xuất"
Công ty bất động sản cần Module "Dự án"
Công ty sự kiện cần Module "Sự kiện"
Các bước thực hiện tạo Module mới gồm các bước như sau:
Vào Setup → Customization → Modules and Fields
Nhấn Create New Module, chọn Organization Modules
Đặt tên cho Module ở góc trên bên trái (ví dụ: "Khóa học")
Thêm các Field cần thiết: Tên khóa học, Giảng viên, Học phí, Số học viên tối đa…
Nhấn Save
Câu hỏi thường gặp
Module chuẩn và Module tùy chỉnh khác nhau như thế nào?
Module chuẩn (Standard Module) là những module có sẵn khi bạn bắt đầu dùng Zoho CRM (Leads, Contacts, Deals, Accounts) – được thiết kế cho quy trình bán hàng thông thường. Module tùy chỉnh (Custom Module) là module bạn tự tạo để quản lý thông tin đặc thù không khớp với module có sẵn.
Làm thế nào để thêm/bớt Module trên thanh menu chính?
Vào Setup → Customization → Modules and Fields. Tại đây bạn có thể:
Kéo thả để sắp xếp lại thứ tự Module
Ẩn các Module không dùng đến
Thêm các Module tùy chỉnh mới
Tôi có thể tùy chỉnh đến mức nào?
Bạn có thể đổi tên Field, ẩn Field không cần, thêm Custom Field theo nhiều loại dữ liệu (văn bản, số, ngày, danh sách chọn…), sắp xếp lại bố cục màn hình nhập liệu và tạo hoàn toàn Module mới. Hầu hết tùy chỉnh đều thực hiện qua giao diện kéo-thả, không cần lập trình.
Lời kết
Khi nắm vững Module và Field, bạn sẽ biết nên đặt thông tin nào ở đâu khi nhập dữ liệu. Ngoài ra, bạn còn có thể tránh tạo trùng lặp giữa Leads và Contacts. Từ đó, bạn có thể tự tin tùy chỉnh CRM theo đúng nghiệp vụ doanh nghiệp.
Tùy chỉnh Module và Field là bước biến Zoho CRM từ một phần mềm chung chung thành một giải pháp riêng cho doanh nghiệp bạn. Hãy đầu tư thời gian thiết kế cẩn thận trong tuần đầu – đây là khoản đầu tư mang lại lợi tức lâu dài nhất khi triển khai CRM.
Nguồn: Tien Phan & Standard Modules & Fields – Zoho CRM Help
Comments