ไฮไลต์ฟีเจอร์เด่น ปรับแต่ง Zoho Mail ได้ตามสไตล์คุณ

เรามีความเชื่อมาโดยตลอดว่าทุกองค์กรควรมีอิสระในการจัดการสภาพแวดล้อมการทำงานของตนเอง แต่เมื่อเราพูดคุยกับลูกค้ามากขึ้นเรื่อยๆ เราก็พบว่า “อิสระ” บางครั้งหมายถึงข้อจำกัด โดยเฉพาะสำหรับแอดมิน

ลองดูกรณีศึกษาจากหน่วยงานรัฐบาลในออสเตรเลีย คำขอของพวกเขาง่ายแต่เฉพาะเจาะจง: ผู้ใช้ควรสามารถ “ดูอีเมลได้เท่านั้น”

ในขณะที่อีกองค์กรไม่ต้องการให้พนักงานใช้ฟอนต์ที่หลากหลายในอีเมล พวกเขาต้องการให้อีเมลขาออกทุกฉบับสะท้อนถึงเอกลักษณ์ขององค์กร ด้วยฟอนต์เฉพาะที่เป็นของแบรนด์เท่านั้น

คำขอเหล่านี้มีอะไรที่เหมือนกัน?

แอดมินควรมีสิทธิ์ในการควบคุมระบบอย่างแม่นยำ ว่าอะไรที่ผู้ใช้สามารถทำได้และทำไม่ได้

และนี่ไม่ใช่แค่เคสเดียว ผู้ดูแลระบบทั่วโลกต่างต้องการการควบคุมอย่างละเอียดที่สุดในวิธีที่ผู้ใช้โต้ตอบกับ Zoho Mail ดังนั้น เราจึงสร้างสิ่งนี้ขึ้นมา

ขอแนะนำ Settings Customization

ทุกองค์กรมีความแตกต่าง รวมถึงนโยบายการสื่อสารด้วย ฟีเจอร์ Settings Customization ใน Zoho Mail ช่วยให้แอดมินสามารถกำหนดได้อย่างละเอียดว่า ผู้ใช้จะเห็นและทำอะไรได้บ้างใน Zoho Mail

นี่ไม่ใช่แค่การจำกัด แต่เป็นการช่วยสร้างความสอดคล้อง การปฏิบัติตามกฎ และการควบคุม ฟีเจอร์นี้เป็นส่วนหนึ่งของ Email Policy Settings ใน Admin Console มาดูกันว่าคุณสามารถทำอะไรได้บ้าง

ควบคุมการเขียนอีเมลให้เป็นไปตามมาตรฐาน 

สร้างความสอดคล้องในการเขียนอีเมลทั่วทั้งองค์กร ซึ่งแอดมินจะสามารถทำสิ่งต่างๆ ได้ดังต่อไปนี้:

• กำหนดและล็อกฟอนต์และขนาดฟอนต์

• บังคับใช้โหมดตัวแก้ไข (Rich Text หรือ Plain Text)

• ควบคุมฟีเจอร์ เช่น Undo Send, Outbox Delay, และ Spell Check

• จำกัดการมองเห็นฟิลด์ เช่น CC/BCC หรือรายชื่อที่แนะนำบ่อย

• กำหนด From Address สำหรับการตอบกลับ

กรณีศึกษา: เหมาะสำหรับทีมที่ต้องการให้อีเมลทุกฉบับสะท้อนเอกลักษณ์ของแบรนด์ และหลีกเลี่ยงการเปลี่ยนแปลงรูปแบบโดยไม่ตั้งใจ

จำกัดฟีเจอร์ให้เหมาะกับบทบาท 

ไม่ใช่ทุกทีมต้องใช้ทุกเครื่องมือ ด้วย Settings Customization คุณจะสามารถ:

• ปิดใช้งาน SecurePass Email สำหรับการสื่อสารที่สำคัญ

• จัดการสิทธิ์ลิงก์สำหรับ Permalink

ควบคุมประสบการณ์การอ่านอีเมล 

กำหนดวิธีที่ผู้ใช้อ่านและโต้ตอบกับกล่องจดหมาย:

• เลือกรูปแบบการเปิดอีเมล: Preview Pane, Tab ใหม่, หรือ Pop-up Window

• เปิด/ปิดฟีเจอร์ เช่น Read Receipts, Comment Box, หรือ แปลภาษา

• ล็อกพฤติกรรม เช่น Mark as Read, Group by Subject/Sender, และการทำงานหลังจากลบ

• จัดการการมองเห็น เช่น Unread Mail Views, External Images, หรือสถานะการอ่านของสแปม

• กำหนดรูปแบบเวลาให้เหมือนกันทั่วทั้งองค์กร

ตั้งค่าระบบให้เหมือนกันทั้งองค์กร 

สร้างประสบการณ์ที่สอดคล้องกันทั้งองค์กรด้วยการล็อก:

• ธีมเริ่มต้น (โหมดสว่าง/มืด)

• การแจ้งเตือนบนเดสก์ท็อป

• ข้อความแบนเนอร์ทั่วระบบ

• ระยะเวลาการทำความสะอาดจดหมายขยะ

คีย์บอร์ดลัด 

เปิดหรือปิดการใช้งานตามความต้องการด้านการเข้าถึงหรือการฝึกอบรม

บังคับใช้ความปลอดภัยด้วยการปิดการเข้าถึงออฟไลน์ 

ป้องกันการแคชอีเมลในเบราว์เซอร์โดยปิดโหมดออฟไลน์ เหมาะสำหรับสภาพแวดล้อมที่ต้องการความปลอดภัยสูงหรือมีการแชร์การเข้าถึง

ทำไมฟีเจอร์นี้จึงสำคัญ 

ด้วย Settings Customization ช่วยให้ Zoho Mail สามารถมอบความยืดหยุ่นสูงสุดให้แอดมินในการตั้งค่าการใช้งานอีเมล ไม่ว่าจะเป็นการทำให้อินเทอร์เฟซเรียบง่ายสำหรับบางทีม หรือการบังคับใช้ความสอดคล้องกันของแบรนด์ โดยฟีเจอร์นี้จะช่วยให้การใช้งานอีเมลสอดคล้องกับความต้องการและนโยบายเฉพาะด้านขององค์กร

แม้ว่าฟีเจอร์หลักจะเน้นที่การควบคุมการเข้าถึง UI และการจัดรูปแบบ แต่เรากำลังขยายขอบเขตตามคำแนะนำของคุณ ฟีเจอร์นี้ถูกออกแบบให้ “เติบโต” ตามความต้องการของคุณ