วิธีสร้าง Business Reports ใน Zoho CRM ให้เข้าใจง่ายและใช้งานได้จริง

ในยุคที่ข้อมูลคือหัวใจสำคัญของการตัดสินใจทางธุรกิจ การมองเห็นภาพรวมและวิเคราะห์ข้อมูลได้อย่างรวดเร็วกลายเป็นสิ่งที่ทุกองค์กรให้ความสำคัญ ด้งยเหตุนี้ Zoho CRM Analytics จึงเข้ามาช่วยเปลี่ยนข้อมูลจำนวนมากให้กลายเป็น Dashboard ที่เข้าใจง่าย วิเคราะห์ได้แบบเรียลไทม์ และช่วยให้ทีมขาย การตลาด รวมถึงผู้บริหาร สามารถติดตามผลการดำเนินงานและวางกลยุทธ์ได้อย่างมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

Analytics คือเครื่องมือสำหรับสรุปและวิเคราะห์ข้อมูลจากรายงานต่างๆ ใน Zoho CRM ช่วยให้ธุรกิจสามารถติดตามภาพรวมการขาย วิเคราะห์ประสิทธิภาพการดำเนินงาน และดูข้อมูลสำคัญได้แบบเรียลไทม์ ผ่าน Dashboard ที่ปรับแต่งให้เหมาะกับการใช้งานของแต่ละองค์กรได้

ผู้ใช้งานสามารถสร้าง Dashboard เพื่อแสดงข้อมูลที่ต้องการติดตาม และเลือกแชร์ให้กับทั้งองค์กร หรือเฉพาะทีมและผู้ใช้งานที่เกี่ยวข้องได้ นอกจากนี้ ยังสามารถสร้าง Dashboard แบบส่วนตัว เพื่อใช้งานเฉพาะบุคคลได้อีกด้วย

การสร้าง Dashboard

คุณสามารถสร้าง Dashboard ได้ตามความต้องการของธุรกิจ เพื่อดูภาพรวมของกิจกรรมต่าง ๆ ภายในองค์กร เช่น การวิเคราะห์อีเมล สถานะของลีด ตัวชี้วัดด้านการตลาด สถิติการทำงาน และข้อมูลสำคัญอื่น ๆ ได้ในที่เดียว นอกจากนี้ ยังสามารถแชร์ Dashboard ให้กับผู้ใช้งานบางคน หรือทุกคนภายในองค์กรได้อีกด้วย

วิธีการสร้าง Dashboard

1. ไปที่เมนู Analytics จากแถบด้านข้าง

2. ในหน้า Dashboards หรือ Analytics Home ให้คลิกปุ่ม Create Dashboard

3. คลิก Add Component เพื่อเพิ่มองค์ประกอบต่าง ๆ ลงใน Dashboard

4. ในหน้า Dashboard Builder ให้ดำเนินการดังต่อไปนี้
   • กรอกชื่อ Dashboard
   • เพิ่มคำอธิบายของ Dashboard
   • เลือกผู้ใช้งานที่ต้องการแชร์ Dashboard ด้วย

ตัวเลือกการแชร์ประกอบด้วย
• Only me — ใช้งานได้เฉพาะผู้สร้างเท่านั้น
• All users — แชร์ให้ผู้ใช้งานทุกคนใน CRM
• Custom — เลือกแชร์ให้เฉพาะผู้ใช้งาน กลุ่ม หรือบทบาทที่ต้องการ

หากต้องการป้องกันไม่ให้ผู้ใช้งานที่ได้รับสิทธิ์แชร์แก้ไข Dashboard สามารถเปิดใช้งานตัวเลือก Lock this dashboard for shared users ได้

5. คลิกเลือก Component จากแถบด้านซ้ายเพื่อเพิ่มลงใน Dashboard

6. คลิก Save เพื่อบันทึก Dashboard

การจัดการ Component ใน Dashboard

Component ภายใน Dashboard รองรับการจัดการและการใช้งานได้หลากหลายรูปแบบ เพื่อให้ผู้ใช้งานสามารถปรับแต่ง Dashboard ให้เหมาะกับการทำงานและการวิเคราะห์ข้อมูลของธุรกิจได้อย่างยืดหยุ่น โดยมีฟีเจอร์สำคัญดังนี้

Clone

ในบางกรณี คุณอาจต้องการสร้าง Dashboard ใหม่โดยใช้ Component ที่มีอยู่แล้วใน Dashboard เดิม แทนที่จะเริ่มสร้างใหม่ทั้งหมด คุณสามารถ Clone Dashboard หรือ Clone Component เพื่อประหยัดเวลาและนำไปปรับแต่งเพิ่มเติมได้ตามต้องการ

Delete

หากมี Component ที่ไม่ได้ใช้งานแล้ว สามารถลบออกจาก Dashboard ได้ โดยผู้ใช้งานจะต้องมีสิทธิ์ Manage Dashboard ภายในโปรไฟล์

Add to Home หรือ Favourite

ฟีเจอร์นี้ช่วยให้คุณสามารถเพิ่ม Chart หรือ Component ที่ใช้งานบ่อย ไปยังหน้า Home ของ Zoho CRM หรือบันทึกเป็นรายการโปรด เพื่อเข้าถึงได้สะดวกยิ่งขึ้น

Embed URL

คุณสามารถฝัง Dashboard ลงบนเว็บไซต์ได้ โดยคัดลอก URL ของ Dashboard ไปวางในเว็บเพจที่ต้องการ พร้อมกำหนด Allowed Domains เพื่อควบคุมว่า Dashboard จะสามารถแสดงผลได้เฉพาะบนโดเมนที่กำหนดเท่านั้น

Download

คุณสามารถดาวน์โหลดข้อมูลของ Component เพื่อนำไปแชร์หรือใช้งานภายนอกระบบได้ โดยรองรับหลายรูปแบบ ได้แก่
• Image หรือ PDF สำหรับการนำเสนอและแชร์ข้อมูล
• Excel (XLS) หรือ CSV สำหรับการนำข้อมูลไปวิเคราะห์ต่อหรือแชร์ให้ทีมงาน

Dashboard Filters

แม้ว่า Dashboard จะช่วยให้ผู้ใช้งานเห็นภาพรวมของข้อมูลธุรกิจได้อย่างมีประสิทธิภาพ แต่ในหลายกรณี ผู้ใช้งานอาจต้องการโฟกัสเฉพาะข้อมูลบางส่วนภายใน Dashboard เช่น ผู้จัดการฝ่ายขายที่ต้องการตรวจสอบผลการดำเนินงานของสินค้าบางประเภทโดยเฉพาะ

เพื่อรองรับการใช้งานในลักษณะนี้ Zoho CRM จึงมีฟีเจอร์ Dashboard Filters ที่ช่วยให้ผู้ใช้งานสามารถกรองข้อมูลทั้ง Dashboard ได้อย่างรวดเร็ว โดยไม่จำเป็นต้องปรับแต่ง Filter ให้แต่ละ Component ทีละรายการ ผู้ใช้งานที่มีสิทธิ์เหมาะสมสามารถตั้งค่า Dashboard Filters ได้ และเมื่อกำหนดเรียบร้อยแล้ว ผู้ที่สามารถเข้าถึง Dashboard จะสามารถนำ Filter เหล่านี้ไปใช้งานได้ทันที

Component Filters

Component Filters คือ Filter แบบ Dynamic ที่สามารถนำไปใช้กับแต่ละ Component ได้โดยตรง โดยไม่ส่งผลต่อการตั้งค่าหลักของ Dashboard นอกเหนือจาก Criteria Filters ที่กำหนดไว้สำหรับแต่ละ Component แล้ว ฟีเจอร์นี้ยังช่วยให้ผู้ใช้งานแต่ละคนสามารถตั้งค่า Filter ในรูปแบบเฉพาะของตนเอง เพื่อดูข้อมูลตามมุมมองที่ต้องการได้อย่างยืดหยุ่นมากขึ้น และช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการวิเคราะห์ข้อมูล

Zoho CRM Dashboard ไม่ได้เป็นเพียงเครื่องมือสำหรับแสดงข้อมูล แต่ยังช่วยเปลี่ยนข้อมูลทางธุรกิจให้กลายเป็น Insight ที่นำไปใช้งานได้จริง ทั้งในด้านการขาย การตลาด และการบริหารงานภายในองค์กร การสร้าง Dashboard และ Reports ที่เหมาะสมจะช่วยให้ทีมมองเห็นภาพรวมของธุรกิจ ติดตามผลการดำเนินงานได้แบบเรียลไทม์ และตัดสินใจได้อย่างรวดเร็วและแม่นยำมากยิ่งขึ้น ซึ่งถือเป็นอีกหนึ่งกุญแจสำคัญในการขับเคลื่อนธุรกิจให้เติบโตอย่างมีประสิทธิภาพในยุคที่ข้อมูลมีบทบาทสำคัญต่อทุกการตัดสินใจ