Komunikasi yang efisien adalah landasan dari setiap bisnis yang sukses. Penggunaan email service seperti Zoho Mail pun sudah menjadi sebuah kewajiban.
Dalam artikel ini, kita akan mempelajari cara menggunakan Zoho Mail, salah satu penyedia layanan email terpopuler di dunia, secara efektif dan mengeksplorasi kelebihan utamanya bagi sebuah bisnis.
Apa itu Zoho Mail
Zoho Mail adalah layanan email bisnis berbasis web yang menawarkan berbagai fitur yang menjadikannya pilihan yang tepat untuk semua bisnis.
Beberapa fitur utama Zoho Mail meliputi domain kustom yang memungkinkan penggunanya menggunakan domain bisnis mereka sendiri, fungsi pencarian yang lebih canggih, hingga layanan stream yang membuat penggunanya berkomunikasi dengan tim tanpa memenuhi kotak masuk.
Di samping fiturnya yang seabrek, bisnis memilih Zoho Mail karena komitmennya yang tinggi terhadap privasi dan keamanan data pelanggannya. Pengguna tidak akan menemukan iklan di dalam email, bahkan saat mereka menggunakan versi gratis.
Cara menggunakan Zoho Mail
Untuk mulai menggunakan Zoho Mail, daftar akun dan pilih nama domain yang mencerminkan identitas bisnis Anda. Pilih alamat email dan akun pengguna agar cocok dengan struktur organisasi Anda.
Zoho Mail menyediakan antarmuka yang ramah pengguna, memudahkan navigasi dan pengelolaan alur kerja email Anda.
Kelebihan Zoho Mail yang cocok untuk bisnis Anda
1. Manajemen email sederhana
Fitur Zoho Mail menawarkan berbagai fitur untuk mengelola kotak masuk secara efisien. Gunakan folder, label, dan filter untuk mengatur email dan tetap teratur.
Antarmuka drag-and-drop yang intuitif memungkinkan Anda mengelola email dengan mudah. Dengan kemampuan pencarian yang canggih, Anda dapat dengan cepat menemukan email atau lampiran tertentu, menghemat waktu, dan meningkatkan produktivitas.
2. Fitur Stream untuk kolaborasi
Pernah, kan, Anda saling membalas email dengan rekan kerja hingga panjang dan akhirnya pusing sendiri saat mencari informasi di beberapa email sebelumnya?
Untuk menyederhanakan komunikasi email tersebut, Zoho menawarkan Stream. Fitur ini memungkinkan Anda untuk saling membalas email tanpa harus memenuhi kotak masuk. Tinggal ketik balasan di bagian bawah email pertama Anda, sebutkan nama rekan kerja, dan tunggu balasannya di folder Stream.
Ingin menambahkan orang lain dalam percakapan? Tinggal sebut nama rekan kerja Anda lainnya di tempat yang sama tanpa harus mengirimkan CC ke orang tersebut.
Dengan cara ini, komunikasi email terasa seperti berkomunikasi di media sosial, simpel dan mengasyikkan.
Anda juga dapat membagikan folder email, kalender, dan kontak dengan kolega, memastikan semua orang memiliki pemahaman yang sama.
3. Integrasi tanpa batas dengan software bisnis Zoho lainnya
Salah satu kelebihan yang jarang dimiliki oleh penyedia layanan email lain adalah integrasi yang mulus dengan softwarebisnis lain.
Dengan Zoho Mail, Anda dapat menyatukan operasinya dengan berbagai produk Zoho, seperti Zoho CRM, Zoho Projects, atau Zoho Docs. Integrasi ini merampingkan alur kerja, meningkatkan kolaborasi, dan memusatkan informasi di satu tempat.
Kita ambil contoh sederhana. Misalkan ada seseorang yang mengirim email untuk menanyakan produk/layanan Anda. Anda bisa langsung memasukkannya ke dalam CRM menjadi leads.
Atau Anda juga bisa langsung mengatur jadwal meeting dengan orang tersebut tanpa harus berpindah tab dan membuka aplikasi meeting lainnya.
4. Akses Seluler dan Sinkronisasi
Zoho Mail menyediakan aplikasi seluler untuk perangkat iOS dan Android, memungkinkan Anda mengakses email dari mana pun. Fitur sinkronisasi memastikan bahwa email, kontak, dan kalender Anda diperbarui di semua perangkat secara real-time.
Fleksibilitas ini memungkinkan Anda untuk tetap terhubung dan responsif, tak peduli di mana Anda berada.
5. Komitmen terhadap privasi pengguna
Ini faktor yang sering perusahaan lupakan saat memilih penyedia layanan email. Di Zoho Mail, data Anda tidak pernah akan digunakan untuk monetisasi iklan, bahkan jika Anda menggunakan versi gratis sekalipun.
Zoho Mail sangat menekankan privasi pengguna, memastikan kerahasiaan dan keamanan informasi sensitif Anda. Zoho berkomitmen untuk melindungi data Anda dari akses tidak sah, memastikan komunikasi email Anda tetap rahasia dan aman.
6. Kepatuhan
Zoho Mail mematuhi peraturan privasi internasional, mulai dari GDPR (Peraturan Perlindungan Data Umum), CCPA (Undang-Undang Privasi Konsumen California), dan HIPAA (Undang-Undang Portabilitas dan Akuntabilitas Asuransi Kesehatan).
Komitmen ini memastikan bahwa bisnis Anda tetap mematuhi undang-undang privasi, memberi Anda ketenangan pikiran dan menjaga kepercayaan pelanggan Anda.
7. Kontrol Pengguna dan Transparansi
Zoho memberi pengguna kontrol terperinci atas data mereka. Anda memiliki kemampuan untuk mengelola kebijakan penyimpanan data, mengonfigurasi pengaturan privasi, dan mengontrol izin untuk berbagi.
Kebijakan dan praktik transparan Zoho memungkinkan Anda untuk membuat keputusan yang tepat tentang data Anda dan mempertahankan kendali atas penggunaannya.
Kesimpulan
Zoho Mail menawarkan rangkaian fitur lengkap yang memenuhi kebutuhan komunikasi bisnis. Dengan memanfaatkan antarmuka intuitif Zoho Mail, fitur kolaboratif, keamanan tingkat lanjut, integrasi tanpa batas, dan aksesibilitas seluler, bisnis dapat merampingkan komunikasi, meningkatkan produktivitas, dan meningkatkan kolaborasi.
Manfaatkan kekuatan Zoho Mail untuk bisnis yang lebih kuat.
Comments