ב-Zoho People אנו מבינים שעבודה לא מתרחשת רק ליד שולחן, והפעילות של מחלקת משאבי אנוש (HR) צריכה להיות גמישה בהתאם. לכן שילבנו את WhatsApp במערכת. האינטגרציה שמאפשרת להביא עדכוני HR למקום שבו השיחות מתנהלות באמת, כך שצוותים יוכלו להגיב מהר יותר ומבלי לעבור בין מערכות.
למה האינטגרציה הזו חשובה?
רוב משימות ה-HR דורשות תגובה זריזה מצד העובדים והמנהלים. כאשר עובדים מפספסים אישורים ועדכונים, או כשהודעות מ-HR מפוזרת בין מספר כלים, גם המשימות הקטנות ביותר עלולות להימשך זמן רב ולהאט את העבודה של הצוותים. הדבר משפיע לא רק על קצב ההתקדמות בעבודה אלא גם על חוויית העובד הכוללת. האינטגרציה בין Zoho People ל-WhatsApp, מצמצמת את הפער הזה והופכת את עדכוני ה-HR והתקשורת למידיים וישימים יותר. המטרה היא לאפשר למנהלים לטפל בבקשות חברי הצוות שלהם במהירות רבה יותר, לעובדים להישאר מעודכנים בנושאים חשובים בארגון ולצוותי HR להשקיע פחות זמן במעקב אחר בקשות.
מה ניתן לעשות עם אינטגרציית WhatsApp?
הנה כמה מהיתרונות המרכזיים של האינטגרציה:
אישורים מכל מקום
מנהלים יכולים לקבל התראות מיידיות כאשר חברי הצוות מגישים בקשות לאישור בנושאי חופשה, דוחות שעות, הסדרת נוכחות ואישורים נתמכים נוספים. החלק הטוב ביותר הוא שמנהלים יכולים לאשר או לדחות את הבקשות ישירות מתוך WhatsApp, והעובדים יקבלו עדכון מיידי. הדבר מקצר משמעותית את זמני התגובה. לדוגמה, מנהל שנמצא בחופשה יכול לאשר במהירות בקשת הסדרת נוכחות, כדי שהמעקב אחרי שעות העבודה יהיה מעודכן.
לדאוג שהעובדים ישארו מעודכנים
כאשר מתפרסמים סקרים או הודעות, העובדים מקבלים עדכון מיידי דרך WhatsApp, כך שהמידע מגיע אליהם בזמן. בנוסף, ניתן לשלוח הודעות קבלת פנים לעובדים חדשים באמצעות הפלטפורמה, כדי לסייע להם להרגיש שמלווים כבר מהיום הראשון. ניתן גם לשלוח תזכורות לתהליכי הקליטה (onboarding) ולהקל על עובדים חדשים לעקוב אחר המשימות שלהם ולהשלים אותן.
שליחת התראות בערוצים הנכונים
האינטגרציה מאפשרת לנתב התראות HR לערוצים המתאימים. עדכונים משמעותיים, כמו שינויי מדיניות והודעות על חגים, יכולים להישלח לערוצים כלל-ארגוניים, בעוד שהודעות ייעודיות למחלקות מסוימות יישלחו רק לצוותים הרלוונטיים. במקום לשלוח את כל ההתראות בערוץ אחד, ניתן להגדיר מספרי שולח שונים של WhatsApp בתוך האינטגרציה ולהקצות כל ערוץ למחלקה מסוימת. כך הודעות למחלקה מסוימת נשלחות דרך מספר WhatsApp נפרד, מה שמאפשר לארגון לשמור על תקשורת ברורה ומסודרת בין הצוותים.
התחלה מהירה
כדי להשתמש באינטגרציה זו, כל שנדרש הוא חשבונות Meta Business Manager ו-WhatsApp Business מאומתים ומספר טלפון רשום. יש לוודא ששדה מספר הטלפון של העובד, המשמש להפעלת אינטגרציית WhatsApp, אינו מכיל ערכים כפולים. למידע נוסף על הפעלת האינטגרציה בארגון שלכם, עיינו במסמך העזרה המפורט שלנו.
לסיכום
האינטגרציה של WhatsApp עבור Zoho People הופכת את התקשורת היומיומית של מחלקת ה-HR למהירה ונגישה יותר. באמצעות ניתוב אישורים ועדכונים חשובים לערוץ שבו הצוותים כבר משתמשים, צוותי HR יכולים לצמצם עיכובים, לשפר את הנראות של המידע בארגון ולהמשיך לעבוד ללא מאמץ נוסף.
Comments