¿Cómo estar listo para el trabajo remoto? Nuestros expertos dan sus mejores tips e historias

7 formas de hacer que el trabajo a distancia funcione para ti

El trabajo remoto está a la alsa. Los avances en la tecnología y las herramientas basadas en la nube han hecho este increíble logro posible: usted puede trabajar, comunicarse y colaborar virtualmente desde cualquier lugar.

Ya no tiene que estar confinado a los cuatro muros de una oficina tradicional.

Como una compañía global, Zoho es un gran promotor del trabajo remoto. Tenemos más de 8,000 empleados en 11 países y 10 oficinas, con una minoría sólida trabajando remotamente desde sus casas.

Hemos sido capaces de mantenernos conectados usando las herramientas digitales que creamos para nuestros clientes.

Ahora mismo, el número de trabajadores remotos está a la alza.

Zoho ha adoptado el trabajo desde casa como el estado predeterminado, pero no estamos solos. Hay millones de personas uniéndosenos, mientras los negocios transicionan hacia modelos de trabajo remoto, siguiendo el brote de coronavirus.

Si usted es un principiante con el trabajo remoto, tenemos algunos tips, mejores prácticas e historias que le ayudarán a empezar con el pie derecho.

Aquí está el consejo de algunos de nuestros expertos:

¡Alerta de spoiler! Será un post largo, así que tome una taza de café, esto llevará un tiempo.

7 tips para hacer que el trabajo remoto funcione para usted

1. Tenga las herramientas correctas en su lugar

«Incluso si los tiempos son difíciles, al extremo de desafiar a la humanidad, con las herramientas correctas, las cosas que podrían parecer remotamente posibles, se pueden hacer posibles remotamente».

– Hariharan Muralimanohar, Líder de Marketing de Zoho One.

¿Sabía que nuestro nuevo conjunto de aplicaciones, Zoho Remotely, fue construído en menos de una semana? Incluso el sitio web fue lanzado en solo tres días. Tuvimos que manejar este proyecto completo con todos trabjando desde diferentes lugares, siguiendo el mandato de trabajar desde casa. Ya estábamos acostumbrados a hablar mediante chats con los colegas, pero esta vez, hicimos uso frecuente de llamadas de audio y video para hablar con compañeros de equipo, diseñadores, copywriters, y desarrolladores. Estas herramientas basadas en la nube hicieron posible que todos siguieran trabajando como una unidad mientras el proyecto progresaba. Es mejor estar preparado, con las herramientas basadas en la nube adecuadas, si transiciona al trabajo remoto. No puedo imaginar cuan difícil sería el proyecto sin estas herramientas.

Hablando personalmente, como un hombre de familia con esposa y dos hijos que también necesitaban quedarse en casa, necesitaba mantener el foco en el trabajo en medio del ruido hogareño. Estoy agradecido de haber invertido en unos buenos audífonos con cancelación de ruido. Por supuesto, está de más decir que es crucial tener internet de banda ancha y alta velocidad, y un router WiFi poderoso. Así que es mejor estar preparado con el hardware correcto para complementar tu software.

Hariharan Muralimanohar, Líder de Marketing de Zoho con su hijo

Incluso si los tiempos son difíciles, al extremo de desafiar a la humanidad, con las herramientas correctas, las cosas que podrían parecer remotamente posibles, se pueden hacer posibles remotamente.

2. Autodiríjase: sea su propio jefe (especialmente cuando no hay nadie alrededor)

«Ponga su trabajo en el contexto de una visión más amplia, haga el trabajo en el que cree, y hágalo un juego. Pronto llegará a una etapa donde el único jefe que necesite sea usted».

Hari Narayanan, Líder de Marketing de Zoho Projects y Sprints.

Los acostumbrados al ajetreo e interacciones de una oficina ocupada pueden encontrar difícil mantenerse motivados cuando repentinamente están solos en casa. Este ajuste puede sentirse imposible para algunos. Si usted es una de esas personas a las que les cuesta la transición, no hay nada qué temer. Hay acciones que puede tomar para facilitar el periodo de adaptación. Conforme pase el tiempo, incluso aprenderá cómo usar la concentración ganada de la soledad para poder hacer muchas más labores.

El punto clave es mantener su propósito o «panorama general» en mente. La historia de los tres picapedreros es un gran ejemplo. Cuando un transeúnte les preguntó a cada uno qué estaban haciendo, el primero dijo que estaba astillando la piedra y el segundo dijo que se estaba ganando la vida. Pero el tercero dijo que estaba construyendo una catedral que sería el orgullo del pueblo. Incluso hubo un evento histórico similar en que el Presidente Kennedy le preguntó a un conserje, que limpiaba el piso de la NASA, qué hacía. El conserje simplemente respondió: «ayudando a enviar un hombre a la luna».

¿Cuál es la catedral que su empresa u organización está tratando de construír? ¿Cuál es su misión a la luna? Mire a su trabajo, no como una serie de tareas, sino como contribuciones indispensables para alcanzar una visión más grande.

Haga el trabajo en el que cree. ¿Siente que el impacto que crea su trabajo está en proporción a sus habilidades? ¿Encuentra este impacto personalmente satisfactorio? Si no es así, podría ser que está demasiado enfocado en tratar de satisfacer a alguien más, actuando impulsado por el miedo o solo haciéndolo por el dinero. Ninguna de estas opciones es adecuada si busca estar automotivado.

Muchas veces, lo que nuestro cerebro busca es gratificación instanténea. Usted puede satisfacer este deseo mediante la gamificación de su trabajo, es decir, haciéndolo un juego. Establezca metas a corto plazo y dése recompensas que sean independientes del resultado de su labor. Por ejemplo: «Si trabajo por las siguientes tres horas en este problema, veré mi programa favorito o dormiré una siesta la siguiente media hora»; o «si logro terminar mi lista de tareas para el viernes, iré al spa el fin de semana».

Resumiendo, ponga su trabajo en el contexto de una visión más amplia, haga el trabajo en el que cree, y hágalo un juego. Pronto llegará a una etapa donde el único jefe que necesite sea usted.

3. Manejar un equipo remotamente: reducir la fricción, reutilizar herramientas y reciclar el conocimiento

«Se trata más de cómo los equipos pueden lograr la misma magia sin pasar tiempo juntos de manera física».

Prashanth Krishnaswami, Líder de Marketing de Zoho Desk.

El trabajo no es siempre homogéneo. Puede venir en distintos niveles de complejidad y dificultad. Una buena parte de mi tiempo de trabajo lo invierto en mis propios entregables. También está el trabajo donde colaboro con la gente que coordino: reviso sus entregables, hago que revisen algunas de mis labores, ideamos proyectos, etcétera. Encima de eso, está el trabajo de colaborar con personas fuera de mi equipo, de diferentes partes de la compañía, e inclusive con personas fuera de la organización. Al menos dos tercios de todo esto solía pasar en persona. Desde que comenzamos a trabajar de manera remota, hemos tenido que lograr la misma magia sin pasar tiempo juntos de manera física.

Desde hace más de tres años, hemos desarrollado algunas mejores prácticas de comunicación a partir de estas experiencias. Ahora, ¡usamos esas mismas prácticas para comunicarnos remotamente!

videollamada usando zoho meeting

Aquí lo que intentamos hacer:

  • Hacer una lluvia de ideas con el grupo: Cada vez que iniciamos un nuevo proyecto, regularmente pasamos tiempo escribiendo ideas en diferentes páginas de un mismo documento. Todo esto ayuda a reanalizar las propias ideas para proveer claridad, propósito y viabilidad.
  • Cree respuesta: En la ausencia de interacción en persona, el video funciona mejor para generar una conexión. Esto es crucial cuando trabajamos con personas de otros equipos. Para cada proyecto en que trabajamos, nos conectamos, y para el final de la sesión de lluvia de ideas, pasamos tiempo en video para evaluar ideas y llegar a conclusiones que nos permitan seguir avanzando.
  • Clarifique dudas: Cualquier número de preguntas puede surgir mientras comenzamos a trabajar en los detalles de un proyecto. ¿Querían decir esto cuando escribieron eso? ¿Asumieron este detalle en beneficio de la discución? La mayoría del tiempo, estas preguntas no tienen una simple respuesta de sí o no. Requieren una explicación corta, que es mucho mejor escuchar a través de la voz.
  • Recordatorios y decisiones rápidas: En una oficina, la gente recuerda proyectos cuando ven a un compañero que trabaja en ese proyecto. Trabajando remotamente, estos pequeños recordatorios están fuera de la vista y, por tanto, fuera de la mente. Los chats grupales nos ayudan a enfrentar este desafío. También son útiles para tener feedback de los compañeros de equipo en etapas tempranas del trabajo, y votar rápidamente para tomar decisiones pequeñas. Es mejor evitar tener grandes discusiones en chats grupales, ya que tienden a seguir y seguir sin una conclusión firme. Hacer una videollamada puede ayudar a solucionar estos problemas.
  • Actualizaciones importantes: Nuestra distribución de tareas sucede en Zoho Projects. También ahí damos seguimiento a los proyectos. En casi todo proyecto, la mayoría del trabajo pasa tras bambalinas y no es necesario notificar a todos en cada etapa. Enviar actualizaciones automáticas al chat grupal, puede abrumar a las personas. Usamos emails para actualizar a las partes interesadas acerca de hitos relevantes. También enviamos minutas de la juntas que involucran a más de tres personas.

  • Creando conocimiento: Nos empeñamos en compilar el conocimiento interno acerca de los grandes proyectos para compartirlo con todos los involucrados. Esto incluye cosas como los desafíos que hemos enfrentado, cómo los superamos, qué evitar en el futuro, cómo hacer mejor algunas cosas, en fin, todos los detalles que podrían servir de referencia en el futuro.

Tratamos de mantener lo más posible de estos procesos de manera asíncrona, esto ayuda a que cada persona estructure su día basado en sus propias elecciones de productividad. De esa manera, todo mundo es feliz, y somos capaces de hacer nuestro trabajo a pesar de todos los otros factores.

4. Humanice la tecnología y sea más consciente

He estado trabajando remotamente desde que me casé hace cuatro años. Como sucede en la vida, mi compañero de vida estaba en otra ciudad ¡a 350 km de distancia! Pero por supuesto, esa no era razón para terminar mi carrera. La tecnología hace extremadamente fácil trabajar remotamente y mantenerse conectado con el resto del equipo, en adición a mis relaciones personales.

Sharanya Ramachandran, Líder de Marketing de Zoho Campaigns frente a su computadora

«Mientras la tecnología nos mantiene conectados, nos corresponde recordar que hay humanos en el otro extremo».

– Sharanya Ramachandran, Líder de Marketing de Zoho Campaigns.

Aquí unos tips para humanizar la tecnología:

  • Permanezca disponible en sus aplicaciones de mensajes y llamadas remotas mientras el resto del equipo siga trabajando. Esto le asegura a sus colegas que es fácil acercarse a usted y que pueden comunicarse con usted inmediatamente. Cuando esté menos disponible, cambe el estado dentro de sus aplicaciones como corresponda (hora de comida, en llamada, etc.)
  • Hay algunas tareas que solo pueden completarse con llamadas. Manténgase disponible para tomar llamadas.

  • Cuando trabaje con colegas de diferentes zonas horarias, agende las llamadas a un tiempo que sea conveniente para ambos. Si un horario no es conveniente para usted, siéntase cómodo informando a los otros.

  • No diga «Hola, [Nombre de su colega]» en sus aplicaciones de mensajería y espere hasta que el otro conteste. Eso mantiene a la otra persona a la expectativa. En su lugar, añada un par de líneas explicando por qué le contactó.

  • Cuando lidere equipos remotos, tome la iniciativa e inicie la conversación acerca del trabajo. No espere a que sus compañeros le den las actualizaciones del día.

  • Sea transparente. Siga mostrando su trabajo a los miembros relevantes del equipo. Esto mejora su credibilidad y la confianza que sus colegas tienen en usted.

5. Domine la documentación

«Para facilitar la colaboración asincrónica, es bueno documentar las cosas importantes más seguido. En especial cuando trabajas remotamente».

Praval Singh, Líder de Marketing de Zoho.com.

Uno de los aspectos cruciales de trabajar remotamente es crear una cultura de colaboración asincrónica. Cambiar entre aplicaciones de mensajería y canales todo el día no es la mejor manera de ser productivo. Es importante apartar algunas horas al día para hacer trabajo independiente. Ayuda cuando puede diferenciar entre lo que es urgente y lo que es importante. Esa es una cosa que he aprendido a lo largo de 8 años de trabajar remotamente.

Para facilitar la colaboración asincrónica, es bueno documentar las cosas importantes más seguido. En especial cuando trabajas remotamente.

Por ejemplo, compartir sus ideas en un documento con sus colegas antes o después de una llamada, les ayuda a prepararse mejor, y les evita posibles malentendidos. Esto también asegura que todos estén en la misma página (o tengan mejor contexto) antes de empezar una llamada.

Para los equipos, es mejor crear un repositorio de contenido común. Esto acelera el proceso de colaboración y de compartir documentos.

Esta es mi estación de home office para el trabajo remoto. Es bueno tener un espacio separado, designado especialmente para trabajar.

oficina en casa o home office

6. Encuentre su lugar feliz para estar solo y terminar el trabajo

«Creo que el trabajo profundo se hace mejor en soledad. Idealmente, me gusta trabajar afuera, porque un espacio abierto permite la contemplación con poca o nula intervención digital o humana».

Ambi Moorthy, Líder de Partner Development de Zoho.

trabajo remoto en un jardín

Aparte de cambiar a diferentes ambientes para trabajar, Intento mantener un balance entre evitar las distracciones y mantenerme conectado con mi equipo y nuestros aliados de negocio al rededor del mundo, mediante llamadas de audio y video.

Cuando estoy trabajando en la oficina, mis pensamientos son constantemente interrumpidos al ser involucrado en discusiones o problemas que requieren mi atención inmediata. De cualquier manera, este aislamiento forzado nos está enseñando a todos, de forma inadvertida, a pensar con más calma, lo que en retorno promueve una mejor toma de decisiones.

Es una experiencia restauradora cuando puedo disfrutar del canto de las aves, o solo observar a la ardilla comer una nuez mientras estoy en una llamada con un aliado cerrando el siguiente gran trato para Zoho. Es extraordinario poder experimentar lo mejor de ambos mundos.

7. Evolucione y mantenga un balance saludable entre su vida personal y el trabajo

«Si estamos satisfechos y en paz al final del día, y vemos un propósito en el mañana, sabemos que hemos encontrado el balance».

– Kuppulakshmi Krishnamoorthy, Líder Evangelista de Zoho para Startups.

Soy madre, mentor, voluntaria, y mi esposo también trabaja en Zoho. Así que desde hace un tiempo he aprendido que no hay tal cosa como el balance entre la vida personal y el trabajo.

Mi vida laboral y vida personal solo se integran una con la otra.

Aquí hay algunas cosas que hago como parte de mis esfuerzos para balancear las dos importantes mitades de mi vida:

  • Identificar en qué momento del día soy más creativa, y colocar mi estatus a «no molestar» al rededor de esa hora.
  • Usar el tiempo en que me siento más aletargada para hacer actividades que involucran moverme más: cocinar, jardinería, caminar, y algo de Zumba.

Kuppulakshmi Krishnamoorthy, Líder Evangelista de Zoho para Startups

  • Crear mi propia «lista de gratitud», incluyendo a la gente, cosas, oportunidades y memorias por las que estoy agradecida. Esto sirve como una gran ancla para mantenerme positiva.
  • Elegir una hora cada día y dividirla en tres segmentos de apendizaje de 20 minutos. Este tiempo puede ser usado para leer algunas páginas de un libro, ver una charla de TED, escuchar algún podcast, o incluso revisitar algunas habilidades que no han sido pulidas o usadas desde hace un tiempo.

  • Ser voluntaria. Puede que pensemos que ser voluntario solo se trata de dar nuestro tiempo y experiencia y esperar que tenga unimpacto positivo, pero sorprendentemente llena tu alma de un propósito y un sentimiento de satisfacción y tranquilidad. Hay muchas oportunidades de voluntariado en línea ahí afuera. ¡Ve por ellas!

  • Reunirme con colegas o amigos que se motivan los unos a los otros a comer saludable y enriquecernos mutuamente. Esto ayuda a mantenernos motivados y positivos.

Si estamos satisfechos y en paz al final del día, y vemos un propósito en el mañana, sabemos que hemos encontrado el balance.

Para concluír: si fija su mente en lo correcto y hace su parte, el resto vendrá naturalmente

El trabajo remoto realmente requiere un fuerte compromiso. Podría tomarle unos pocos días o unos cuantos meses dominar el trabajo remoto. Solo sea profesional y vaya a su ritmo. Tómese el tiempo para aprender cómo funciona.

¿Qué piensa?

¡Únase a la conversación! Por favor siéntase libre de compartir sus tips para el trabajo remoto, mejores prácticas, oficina, y más en los comentarios.

¡Gracias por leer!

Publicaciones relacionadas