طريقة كتابة رسالة بريد إلكتروني فعّالة
على الرغم من توافر العديد من وسائل التواصل، يظل البريد الإلكتروني أكثرها استخداماً ورسمية. بخلاف منصات التواصل الاجتماعي أو تطبيقات الدردشة، البريد الإلكتروني عالمي. وهذا يجعله أحد أكثر أدوات التواصل المفضَّلة للعمل. مع ازدياد عدد المؤسسات التي تعتمد نظام العمل الهجين، حيث يعمل بعض الموظفين في مكاتب بعيدة ومتفرقة، ويعمل البعض الآخر من منازلهم، شهدت المحادثات عبر البريد الإلكتروني ارتفاعًا كبيرًا بمعدل يفوق التوقعات. وفي حين أن الدردشة والتعليقات في برامج التعاون في العمل يمكن أن تكون مباشِرةً وغير رسمية بعض الشيء، ما زال البريد الإلكتروني الخاص بالعمل يُعَدُّ رسميًا ومفصلاً. وهو من أهم وسائل التواصل غير المباشرة، حيث يتلقى المستلمون رسالة البريد الإلكتروني، ويقرؤونها بتمعن لفهم محتواها، ثم يردون عليها.
تساعد الصياغةُ المتقنة والتنسيق المنظم لرسالة البريد الإلكتروني القارئَ على فهم ما تحاول إيصاله والتفاصيل التي ينبغي له الرد عليها. وعلى الرغم من أن كتابة رسائل البريد الإلكتروني موهبة، فإتقانها يُكتسب بالممارسة. إليك بعض أفضل الأساليب لكتابة رسالة بريد إلكتروني مثالية تجذب انتباه المستلم، وتبرز وسط سيل الرسائل المتدفق.
- استخدم عنوان بريد إلكتروني رسمي لأغراض العمل
- اختر موضوعًا واضحًا ومباشرًا
- ابدأ بتحية طيبة
- اذكر مقدمة توضيحية مختصرة
- وضّح الهدف الأساسي من الرسالة
- الدعوة إلى اتخاذ إجراء
- أضِف ملاحظات نهائية
- استخدام توقيعات احترافية
- قم بإجراء تدقيق إملائي/ نحوي/ تدقيق لغوي
- استخدم حقلَي النسخة (CC) والنسخة المخفية (Bcc) بشكل فعّال
- تأكد من تنسيق الرسائل الإلكترونية بأسلوب رفيع ومتميز
- قم بجدولة رسالة البريد الإلكتروني
- عيِّن تذكيرات للمتابعة
1. استخدم عنوان بريد إلكتروني رسمي لأغراض العمل
تخيل أنك مدير التوظيف، وقد تلقيت هاتين الرسالتين عبر البريد الإلكتروني:
من: cute_dog_lover@hmail.com &
من: email_sebastian@hmail.com
أي من الرسالتين تتوقع أن تفتحها وتقرأها؟ ومن الشخص الذي يُحتمل أن تقوم بتوظيفه؟ بالطبع الشخص الثاني، بافتراض أنهما متساويان في كل الجوانب الأخرى. تجنَّب إرسال رسائل بريد إلكتروني شخصية من عنوان البريد الإلكتروني الرسمي الخاص بالعمل. وسواء كنت تسعى للحصول على وظيفة جديدة، أو تتواصل مع فريق الدعم للإجابة عن أسئلتك، فسيساعدك عنوان البريد الإلكتروني الذي تستخدمه على كسب ثقة المستلِم الجديد.
يوصى بشدة باستخدام عنوان بريد إلكتروني يستند إلى نطاق مخصص خلال المراسلات الرسمية أو عند إرسال رسائل البريد الإلكتروني إلى جهات الاتصال الخاصة بشركتك. إذا لم يكن لديك عنوان بريد إلكتروني مخصص لعملك، فمن الأفضل أن يكون عنوان بريدك الإلكتروني رسميًا، ويحتوي على اسمك أو اسم شركتك.
2. اختر موضوعًا واضحًا ومباشرًا
يعتبر عنوان البريد الإلكتروني هو العنصر الأول الذي يلفت انتباه المتلقي في أي رسالة، وغالبًا ما يكون أحد الأسباب الأساسية التي تدفعه لفتح الرسالة وقراءتها. كما يُقال، يُقرأ الكتاب من عنوانه، لذا فإن المتلقي يُقيّم البريد الإلكتروني بناءً على عنوان موضوعه.
في الواقع، يتوقف قرار العديد من مستقبلي الرسائل بفتحها أم ابقائها مغلقة، على عنوان موضوع الرسالة. وخصوصاً عندما تكون الرسائل صادرة عن جهات اتصال غير مألوفة. فهو يُعتبر المحتوى الأكثر أهمية في رسائل البريد الإلكتروني، حيث انطلقت العديد من العلاقات التجارية من خلال عناوين جذابة ومميزة. يجب أن يحتوي سطر الموضوع على ملخص مختصر لمحتوى رسالة البريد الإلكتروني، ويجب أن يوضح التوقعات حول الإجراء المطلوب اتخاذه من الرسالة. باختصار، ينبغي أن يكون عنوان الموضوع جذابًا بالقدر الكافي ليُحفّز المستلم على النقر على البريد الإلكتروني وقراءته.
أمثلة:
الموضوع: تقرير الإيرادات ربع السنوي | يتضمن تحليلاً
الموضوع: اجتماع في <فعالية> | هيا نلتقي!
الموضوع: مطلوب حضورك في <فعالية>
3. ابدأ بتحية طيبة
ابدأ رسالة البريد الإلكتروني بملاحظة إيجابية. قم بتحية المستلم بطريقة ملائمة، بحسب المنطقة التي ينتمي إليها أو حسب الوقت من السنة الذي يستقبل فيه البريد الإلكتروني، أو يمكنك أيضاً استخدام عبارة مثل "تحية طيبة من...".
يمكن التغاضي عن التحية، عندما يتحول البريد الإلكتروني إلى سلسلة متداخلة من الرسائل أو المناقشات التي تتضمن العديد من الردود المتبادلة. إذا كنت تتواصل مع شخص ما للمرة الأولى، فإن التحية تضفي انطباعًا جيدًا لدى المتلقي، وتمنحك شعورًا بالطمأنينة بأن رده سيكون إيجابيًا أيضًا.
أمثلة:
شكرًا على الأفكار الرائعة بخصوص <موضوع المناقشة> في <اسم الفعالية>
سررت بلقائك في <>.
4. اذكر مقدمة توضيحية مختصرة
إذا كنت تراسِل شخصًا لأول مرة، فعرِّف بنفسك واذكر مقدمة توضيحية عن رسالة البريد الإلكتروني. من الضروري أن تشرح كيفية معرفتك للشخص الذي تتواصل معه، وكذلك الأسباب التي دفعتك لإرسال رسالة بريد إلكتروني له. على سبيل المثال، عندما ترسل رسالة بريد إلكتروني إلى شخص التقيت به في فعالية ما أو جهة اتصال عرَّفها لك صديق ما، احرص على ذكر اسم الفعالية أو اسم صديقك مع تفاصيل عن الطريقة التي عَرِفت بها المستلِم.
أمثلة:
كان من الرائع مناقشتك في <>.
أُراسلك لمواصلة الحديث عن <>.
أتواصل معك بخصوص <>.
5. وضّح الهدف الأساسي من الرسالة
هذا هو الجزء الرئيسي من رسالة البريد الإلكتروني الذي تذكر فيه المحتوى الأساسي أو الغرض الجوهري من رسالة البريد الإلكتروني. احرص على كتابة المحتوى الأساسي لرسالة البريد الإلكتروني في جمل قصيرة وواضحة. وتجنَّب الرطانة، أو المصطلحات التقنية البحتة/الخاصة بالمجال في أول رسالة بريد إلكتروني، وذلك عندما لا تكون متأكدًا من معرفة المستلِم بذلك المجال. وإذا كنت تتواصل مع جهة الاتصال بناءً على بحث أو توصية من شخص ما، فاحرص على ذِكر ذلك في رسالة البريد الإلكتروني. فهذا سيساعد القارئ على فهم سياق رسالة البريد الإلكتروني بوضوح. إذا كان لديك العديد من الأمور لتطرحها، فيُفضل أن تذكر النقاط الرئيسية والمهمة في الرسالة الإلكترونية الأولى، وتؤجل باقي الأمور لوقت آخر.
قد يتم تجاهل رسائل البريد الإلكتروني الطويلة جدًا وقد لا تحصل على الرد المطلوب من الشخص الآخر.
6. الدعوة إلى اتخاذ إجراء
كل رسالة بريد إلكتروني هي في الأساس قائمة مهام لشخص ما. والغرض منها إما الرد ببعض التفاصيل وإما تنفيذ إجراء من المستلِم. ففي بعض الحالات، قد يضطر المستلِم إلى توصيلك بشخص ما يمكنه اتخاذ إجراء بناءً على رسالة البريد الإلكتروني. وفي أي حال، اذكر الإجراء المتوقع من المستلِم بوضوح في رسالة البريد الإلكتروني. ويجب أن يأتي مباشرةً بعد المحتوى الأساسي لرسالة البريد الإلكتروني حيث تذكر الغرض من الرسالة.
أمثلة:
رُدَّ على البريد الإلكتروني بالتفاصيل الآتية.
أدعوك إلى احتساء القهوة ومناقشة الأمر بمزيد من التفصيل.
أعلِمني بالوقت المناسب وتفاصيل الاتصال لتحديد موعد مكالمة بخصوص هذا الأمر.
7. أضِف ملاحظات نهائية
إضافةً إلى الدعوة إلى اتخاذ إجراء، أضِف ملاحظات ختامية لإضفاء اللمسة النهائية على رسالة البريد الإلكتروني. واستخدِم جملاً بسيطة كالواردة في الأمثلة أدناه، من دون إلحاح.
أمثلة:
"أنتظر ردك بالموافقة للمتابعة."
"أتطلّع قُدمًا للعمل معك في هذا الموضوع".
"لا تتردد في الاتصال بي على الرقم ###### إذا احتجت إلى تفاصيل أخرى".
8. استخدام توقيعات احترافية
تذكر أن تضيف توقيعًا احترافيًا في ختام رسالة البريد الإلكتروني. فتوقيعك يساعد على إثبات مصداقيتك ومنصبك وعلامتك التجارية، بالإضافة إلى معلومات التواصل الضرورية.
عند إرسال رسالة بريد إلكتروني إلى شخص ما لأول مرة، استخدِم توقيع بريد إلكتروني يحدد اسمك الكامل، ومنصبك، والشركة أو العلامة التجارية التي ترتبط بها. يمكنك أيضًا إضافة رابط موقع شركتك الإلكتروني وروابط لحساباتها على منصات التواصل الاجتماعي. لكن استخدام توقيعات بسيطة في المحادثات الطويلة عبر البريد الإلكتروني، أو يمكنك إنشاء توقيعات أسهل للردود وإعادة التوجيه.
اختم رسالة البريد الإلكتروني بعبارة مثل "مع خالص التقدير" أو "تحياتي" أو "أطيب التحيات"
في حال إرسال بريد إلكتروني داخلي، يمكنك تضمين القسم الذي تعمل فيه ومنصبك، ودعك من موقع الشركة الإلكتروني ومعرِّفاتها على وسائل التواصل الاجتماعي. يمكنك حفظ قالبين أو ثلاثة قوالب من التوقيعات وتضمين القالب المناسب لرسالة البريد الإلكتروني التي ترسلها.
أمثلة:
تحياتي،
ريبيكا تومسون،
مديرة تسويق،
شركة Zylker Inc.
مع خالص التقدير،
ريبيكا تومسون
الهاتف: +1 234 234 2345
البريد الإلكتروني: rebecca@zylker.com
الموقع الإلكتروني: www.zylker.com
9. قم بإجراء تدقيق إملائي/ نحوي/ تدقيق لغوي
بعد الانتهاء من كتابة رسالة البريد الإلكتروني، اقرأها مرة أخرى من وجهة نظر المستلِم وتأكد من أنها منطقية. وأضِف مرفقات إذا لزم الأمر. استخدم أداة تدقيق إملائي أو نحوي لإجراء مراجعة سريعة للتأكد من صحة الإملاء والنحو والصياغة في رسالة البريد الإلكتروني. قد يثير دهشتك أن المحترفين ذوي الخبرة العالية يعتمدون أيضًا على أدوات التدقيق الإملائي والنحوي في أثناء كتابة رسائلهم الإلكترونية. احرص على الانتباه للأخطاء الناتجة عن الكلمات التي يتم الخلط بينها بشكل شائع، لأن هذه الأخطاء قد تسبب مشاكل محرجة في رسائل البريد الإلكتروني. 
10. استخدم حقلَي النسخة (CC) والنسخة المخفية (Bcc) بشكل فعّال
يمكنك إضافة جهات اتصال أخرى ذات صلة في حقل (CC) أو (Bcc)لرسالة البريد الإلكتروني لضمان اطّلاعهم على المعلومات. على سبيل المثال، عندما ترسل رسالة بريد إلكتروني إلى شخص عرَّفه إليك صديق آخر مشترك، فتُفضَّل إضافة ذلك الصديق المشترك في حقل "نسخة" من رسالة البريد الإلكتروني وشكره على تعريف الشخص إليك، ثم إكمال رسالة البريد الإلكتروني.
بصورة عامة، يُعتبر إرسال نسخة مخفية (Bcc) لشخص ما دون علم المستلم الرئيسي أمرًا غير مقبول، ما لم تكن تعتقد أن المحادثات المقبلة لن تكون ذات صلة له. في بعض الحالات، قد تحتاج إلى إضافة عنوان بريد إلكتروني مخصص للامتثال في حقل "نسخة مخفية" لأرشفة رسائل البريد الإلكتروني بشكل منفصل.
11. تأكد من تنسيق الرسائل الإلكترونية بأسلوب رفيع ومتميز
التنسيق غير الجيد لرسالة البريد الإلكتروني لا يظهر صورة سلبية عن المُرسل فحسب، بل يؤثر أيضًا في وضوح وسهولة قراءة الرسالة. تأكد من استخدام نوع خط واحد ومجموعة خطوط متناسقة في رسائل البريد الإلكتروني. واستخدِم خطًا "احترافيًا" و"مقروءًا" في رسائل البريد الإلكتروني. ويمكنك استخدام تنسيق "غامق" أو "تسطير" لتمييز أجزاء من محتوى رسالة البريد الإلكتروني. توفر معظم خدمات البريد الإلكتروني "برامج لتحرير النص المنسق" تضم خيارات تنسيق عديدة. وفي بعض الحالات، يمكن أن يساعد استخدام الجداول في رسائل البريد الإلكتروني على اختصار كثير من المحتوى الزائد غير المرغوب فيه في رسالة البريد الإلكتروني. 
تأكد من أن بإمكانك اختيار "إعدادات مسبقة" لعائلة الخطوط الافتراضية وحجم الخط الافتراضي تتطابق مع إعدادات توقيعك. وبهذا تضمن أن رسائل البريد الإلكتروني التي ترسلها منسَّقة بعناية ومُعدّة بشكل جيد للمستلِمين.
12. قم بجدولة رسالة البريد الإلكتروني
إذا كنت من محبِّي السهر أو تعمل مع أشخاص في مناطق زمنية مختلفة، فميزة الجدولة في بريدك الإلكتروني ستضمن أن تصل رسالة البريد الإلكتروني إلى المستلِمين في الوقت المناسب وأن تجذب انتباههم. وعلى الرغم من أن الناس يستيقظون على رسائل بريدهم الإلكتروني، فذلك يكون بشكل أساسي للتحقق مما إذا كان هناك أمر عاجل أو شديد الأهمية ينتظرهم. ولا يَرُدُّ معظم الأشخاص على رسائل البريد الإلكتروني إلا في وقت لاحق، عندما يصلون إلى مكاتبهم في العمل. ومن ثَمَّ فجدولة رسالة البريد الإلكتروني بحيث تصل إلى المستلِم خلال ساعات ذروة العمل يعزز احتمال ردِّه على الفور. 
أجرِ قليلاً من البحث لمعرفة المنطقة الزمنية للمستلِم وجدوِل رسالة البريد الإلكتروني بحيث تُرسل في الوقت المناسب الذي يتوافق مع موقعه ومنطقته الزمنية.
13. عيِّن تذكيرات للمتابعة
حتى بعد كل هذا الجهد، قد يكون المستلِم قد قرأ رسالة البريد الإلكتروني وتجاهلها أو ربما لم يقرأها على الإطلاق. لذا، يمكنك تعيين تذكيرات لرسائل البريد الإلكتروني، بحيث تنبهك في حال عدم تلقي رد من المستلِم في غضون يوم أو يومين من إرسال رسالة البريد الإلكتروني.
قد تؤدي رسالة متابعة حقيقية بالبريد الإلكتروني، لتذكير المستلِم، إلى تحقيق نتائج باهرة في بعض الأحيان. فكثير من الأشخاص الذين تفوتهم رسالة البريد الإلكتروني الأولى أو يتجاهلونها عمدًا، غالبًا ما يردون على رسالة المتابعة بالبريد الإلكتروني في المحادثة نفسها بدلاً من رسالة بريد إلكتروني جديدة عن الموضوع نفسه. ويمكن أن تكون رسالة المتابعة بالبريد الإلكتروني بسيطة ومباشرةً. 
مثال:
مرحبًا!
هل توفر لديك وقت لقراءة رسالة البريد الإلكتروني التي أرسلتُها سابقًا؟ يرجى إعلامي إذا احتجتَ إلى أي معلومات إضافية للمتابعة.
التواصل عبر البريد الإلكتروني ضروري لتكوين جهات الاتصال وبناء العلاقات. وكتابة رسالة بريد إلكتروني تكون سهلة عندما تحرص على أن تكون بسيطة ومباشرةً وتتبع قواعد آداب المراسلة عبر البريد الإلكتروني.
أهم المقالات