هل تحتاج شركتي إلى برنامج مكتب مساعدة؟
اليوم، يتوقف نجاح العلامة التجارية على تجربة العملاء. وينطبق هذا عبر مختلف المجالات وأحجام الشركات. يتعين عليك دعم العملاء طوال مرحلة الشراء والإجابة عن أسئلة ما بعد الشراء.
سيعجب عملاؤك بشعور التقدير والاهتمام بهم، كما يمكنك تنظيم عمليات دعم العملاء لتحقيق هذا الهدف.
هنا يأتي دور مكتب المساعدة، الذي يمكنه القيام بالأعمال الشاقة نيابةً عنك، ما يوفر لك الوقت والطاقة للتركيز على العملاء.
"كيف تقرر ما إذا كان عملاؤك راضين وفي طريقهم لأن يصبحوا مناصرين مخلصين للعلامة التجارية؟"
أنت في المكان المناسب.
5 عوامل لتحديد ما إذا كنت بحاجة إلى برنامج مكتب المساعدة
- حجم الفريق
- مدى تعقيد العرض
- أهداف خدمة العملاء وأهميتها
- كفاءة النظام
- عامل الأشخاص
1. حجم الفريق
في الشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم، غالبًا ما يتم إسناد مهام خدمة العملاء إلى المهندسين أو موظفي التشغيل إلى جانب مهامهم الأساسية. ومع ذلك، لا يمكن في كثير من الأحيان إدارة عمليات الفرز وتحديد الأولويات والرد على أسئلة العملاء إلى جانب تقييم التعليقات كمهام إضافية من دون أدوات أو دعم إضافي. يجمع برنامج مكتب المساعدة الطلبات من قنوات مختلفة ويقوم بأتمتة المهام الروتينية ويرد على العملاء لتحديد التوقعات والإجابة عن الأسئلة البسيطة. يمكنه كذلك إغلاق طلب باستخدام وحدات الماكرو ومهام سير العمل المحددة سابقًا.
في المؤسسات الكبيرة، يعمل برنامج مكتب المساعدة على تنظيم العملية من خلال ضمان حصول الفِرق على المعلومات نفسها وإبقاء أصحاب المصلحة على اطلاع. كما يضمن تمثيل العلامة التجارية بشكل موحد عبر الأقسام وتتبع أداء الفريق.
2. مدى تعقيد العرض
عند بيع منتجات تقنية أو منتجات ذات منحنى تعلم، تكون لدى العملاء أسئلة بالتأكيد. يجب تتبع هذه الأسئلة والإجابة عنها، بصرف النظر عما إذا كان لديك فريق مختص أم لا. يمكن أن يساعدك برنامج مكتب المساعدة في مراقبة تذاكر الدعم وإخطار الفرق تلقائيًّا بوجودها.
إذا كنت تعمل في مجال الخدمات، فإنك تتفاعل باستمرار مع العملاء الحاليين والمتوقعين. ولتقديم أفضل مساعدة، فإنك تحتاج إلى معلومات إضافية من أقسام المبيعات والعمليات. ونظرًا إلى أنه لا يمكنك قضاء الكثير من الوقت في البحث عن المعلومات، فإن مكتب المساعدة يسمح لك بتنظيم المعلومات الخاصة بالعملاء والاستفسارات والخدمات في مكان واحد.
3. أهداف خدمة العملاء وأهميتها
يمكن أن يتسبب التأخر في التواصل ونقص توافر الحلول وعدم القدرة على التعامل مع تدفق التذاكر في حدوث إخفاق في خدمة العملاء. يمكن أن تؤثر هذه المشكلات بسرعة في سمعتك المكتسبة بشق الأنفس. يعمل مكتب المساعدة الجيد على الحد من هذه المشكلات من خلال دمج المعلومات وتمكين التواصل بسهولة عبر الفرق وأتمتة تدفق التذاكر. وبهذه الطريقة، يمكن لفريق خدمة العملاء لديك التركيز على بناء علاقات طويلة الأمد مع عملائك.
نصيحة احترافية
إذا كنت جاهزًا للتجربة، فسجل للحصول على فترة تجريبية مجانية لمدة 15 يومًا من برنامج Zoho Desk الآن. وتصفح الميزات واستكشف الأتمتة المتقدمة وتعرّف على Zia، المساعِدة التي تعمل بالذكاء الاصطناعي، وارسم مخطط Blueprint لتطوير أتمتة العمليات واستمتع بواجهة المستخدم السهلة ثم حدد الإصدار الذي تريد شراءه.
4. كفاءة النظام
تتطلب منك خدمة العملاء توفير الكثير من المعلومات والتحقق من مصادر متعددة لمعالجة طلبات العملاء. سواء كانت تفاصيل الفوترة أو معلومات الدفع أو تاريخ الشراء أو أي شيء آخر، فإنها تستغرق وقتًا إضافيًا وتحدث فوضى في أوقات الأزمات. باستخدام برنامج مكتب المساعدة، يمكنك تجميع البيانات ودمج التطبيقات الأخرى التي تستخدمها لإنشاء نظام قوي. فهو يجعل خدمة العملاء أكثر سلاسة وسرعة، ويسهل توسيع نطاقها مع نمو أعمالك.
5. عامل الأشخاص
يمكن أن تكون خدمة العملاء مرهقة للغاية، إلا أن الملاحظات الجيدة تحفز الموظفين على الاستمرار في العمل. يقيس برنامج مكتب المساعدة مدى رضا العملاء ويجمع التعليقات ومعدلات أداء الموظفين حتى تحصل على الإشادة بالخدمة الممتازة التي تقدمها.
تمكين العملاء هي السبيل إلى المحافظة عليهم. يمكن أن يؤدي تقديم الدعم على مدار الساعة وطوال أيام الأسبوع وتقديم المعلومات باللغة التي يفضلها القارئ ومناقشة الأفكار مع المستخدمين الزملاء إلى تعزيز تجربة العملاء. يصعب على الشركات اتخاذ الخطوة الآتية من دون منصة لتسهيلها. يساعد برنامج مكتب المساعدة على تقديم خدمة ذاتية إلى العملاء وإنشاء قاعدة معارف متعددة اللغات وتعزيز مجتمع العملاء.
دليل مناسب للمبتدئين من أجل أعمالك
اطلع على دليل مكتب المساعدة الخاص بنا للحصول على مزيد من التفاصيل واتخاذ قرار مدروس.
أول برنامج مكتب مساعدة مستند إلى السياق في المجال، يتمتع بقدرات متعددة القنوات توفّر دعمًا ذكيًا متعدد اللغات، كما يحظى بثقة المستخدمين حول العالم.
استكشف عمليات الأتمتة المتقدمة وتعرّف على Zia، المساعِدة التي تعمل بالذكاء الاصطناعي، وارسم مخطط Blueprint لتطوير أتمتة العمليات واستمتع بواجهة المستخدم السهلة والتحليلات في الوقت الحقيقي ومركز المساعدة ذاتي الخدمة، ثم حدد الإصدار الذي تريد شراءه.