Zoho Projects đã được công nhận là phần mềm theo dõi thời gian tốt nhất cho các nhóm nhỏ và đang phát triển
Zoho Projects là một trong 13 phần mềm theo dõi thời gian hàng đầu
Sau đây là một số tính năng chính của một công cụ theo dõi thời gian:
Khả năng ghi nhật ký bảng chấm công và thu thập thông tin liên quan đến công việc đã hoàn thành giúp bạn theo dõi tiến độ dự án của mình.
Tính năng ghi lại số giờ được trả công và không được trả công giúp các tổ chức theo dõi số giờ làm việc của nhân viên để trả lương cho phù hợp.
Phần mềm theo dõi thời gian dự án phải cho phép dễ dàng tạo hóa đơn dựa trên số giờ được trả công đã ghi để phục vụ việc xử lý bảng lương hoặc thanh toán cho khách hàng.
Dựa trên cơ cấu tổ chức, bạn có thể bố trí một người quản lý hoặc giám đốc điều hành để phê duyệt hoặc bác bỏ các mục nhập bảng chấm công.
Bộ hẹn giờ tự động dễ truy cập và có thể tạm dừng và dừng để ghi lại thời gian dành cho mỗi nhiệm vụ, giúp đảm bảo hiệu quả công việc.
Lập kế hoạch thời gian và so sánh thời gian đó với tiến trình thực tế, giúp phân tích các trường hợp chậm trễ và thực hiện các biện pháp khắc phục.
Hiển thị dàn trải tất cả các mục công việc của bạn trong lịch chung của nhóm và đồng bộ hóa lịch này với lịch cá nhân là một tính năng hiệu quả của một phần mềm theo dõi thời gian.
Sau đây là một số lý do giải thích tại sao nhóm dự án của bạn cần có một phần mềm theo dõi thời gian:
Bất kỳ ai đang cần đánh giá công sức của mình dành ra để hoàn thành công việc đều có thể sử dụng phần mềm theo dõi thời gian trực tuyến. Các công cụ theo dõi thời gian được sử dụng cho nhiều hoạt động khác nhau, từ người làm việc tự do dùng để tính thời gian thực hiện các dự án riêng lẻ cho đến các tổ chức lớn cần đo lường năng suất của nhân viên. Phần mềm này có hai chức năng chính:
Theo dõi thời gian để có thể đo lường công sức của một cá nhân hoặc một nhóm dành ra cho một mục công việc cụ thể. Chức năng này đóng vai trò là một chỉ báo về tiến độ đã đạt được bằng cách ước tính tổng thời gian cần thiết để hoàn thành một nhiệm vụ.
Theo dõi thời gian để một tổ chức có thể đánh giá năng suất của nhân viên. Sử dụng phần mềm theo dõi thời gian của nhân viên là một cách để nâng cao tinh thần trách nhiệm của mọi người trong nhóm và đảm bảo họ được trả lương đúng với công sức bỏ ra.
Hãy cùng xem cách thiết lập và sử dụng một phần mềm theo dõi thời gian:
Tùy thuộc vào tổ chức của bạn, tính chất công việc và ngành nghề, các yêu cầu bạn đặt ra cho một công cụ theo dõi thời gian có thể khác nhau. Sau đây là một số yếu tố cần cân nhắc:
Một công cụ theo dõi thời gian đơn giản chỉ có thể hỗ trợ tối đa một số lượng người dùng nhất định. Nếu là một tổ chức lớn, bạn có thể hướng đến một phần mềm theo dõi thời gian dành cho doanh nghiệp.
Có một số công cụ phục vụ cho các lĩnh vực cụ thể như xây dựng hoặc giáo dục. Nếu bạn đang tìm kiếm một công cụ theo dõi thời gian kết hợp quản lý dự án thì nên lựa chọn loại công cụ này.
Tùy thuộc vào cách thức hoạt động của tổ chức, bạn có thể chọn phiên bản dành cho máy tính, công cụ hoạt động trên nền tảng đám mây hoặc ứng dụng di động.
Điều quan trọng là công cụ theo dõi thời gian mà bạn chọn phải phù hợp với hệ sinh thái công việc hiện tại của bạn. Tìm kiếm các ứng dụng tích hợp kết nối với các công cụ văn phòng hàng ngày của bạn.
Zoho Projects cung cấp các tính năng theo dõi thời gian trực tuyến giúp đơn giản hóa việc tiến hành dự án, tính toán thời gian thực hiện nhiệm vụ, xuất dữ liệu bảng chấm công ra định dạng mong muốn và gửi hóa đơn cho khách hàng để nhận thanh toán. Đây là một giải pháp quản lý dự án toàn diện có thể giúp bạn quản lý không chỉ thời gian của mình mà còn cả công việc của bạn nói chung. Công cụ này có cả bản dùng thử miễn phí!
Với hình thức làm việc tại nhà đang ngày càng phổ biến, việc theo dõi thời gian là điều cần thiết để không chỉ duy trì năng suất mà còn để đo lường tiến độ công việc. Tất nhiên, phần mềm theo dõi thời gian tốt nhất là một phần mềm có thể sử dụng mọi lúc mọi nơi để các nhóm phân tán và làm việc từ xa có thể truy cập được. Sau đây là một số tính năng khác giúp cho Zoho Projects trở thành giải pháp tốt nhất:
Bảng chấm công có thể ghi lại ngày bắt đầu và ngày kết thúc của nhiệm vụ hoặc chỉ thời lượng thực hiện nhiệm vụ. Bảng chấm công bao gồm thông tin phân tích chi tiết các nhiệm vụ được hoàn thành trong suốt dự án hỗ trợ cho việc quản lý thời gian. Bạn có thể ghi lại thông tin chi tiết của từng nhiệm vụ và theo dõi tất cả từ một nơi duy nhất trong phần mềm theo dõi thời gian miễn phí của chúng tôi.
Thời gian thực hiện nhiệm vụ có thể được khách hàng trả phí theo giờ và theo ngày làm việc là số giờ được tính phí và thời gian không được khác hàng trả phí là số giờ không được tính phí. Trong phần mềm theo dõi thời gian dự án của chúng tôi, bạn có thể chọn người dùng, khoảng thời gian và trạng thái thanh toán mà theo đó mục nhập bảng chấm công sẽ được tạo.
Xuất tất cả dữ liệu bảng chấm công ra dưới dạng tập tin xls hoặc csv với chỉ một cú nhấp chuột và gửi dữ liệu cho khách hàng hoặc quản lý dự án để xem qua nhiệm vụ đã hoàn thành cho mục đích thanh toán, trả lương cho nhân viên hoặc ước tính chi phí dự án. Bạn cũng có thể xuất bảng chấm công ra tập tin pdf trong công cụ theo dõi thời gian trực tuyến của chúng tôi.
Tạo hóa đơn từ bảng chấm công và gửi cho khách hàng thanh toán hoặc tính lương cho lương nhân viên bằng phần mềm theo dõi thời gian trực tuyến của chúng tôi. Bạn có thể tải tất cả dữ liệu bảng chấm công vào Zoho Invoice bằng tùy chọn Tạo hóa đơn có trong tab Hóa đơn và Chi phí.
Phần mềm quản lý công việc hàng đầu dành cho các nhóm dự án.
“Với Zoho, bạn có thể theo dõi dự án một cách suôn sẻ và mỗi thành viên trong nhóm đều có thể dễ dàng đặt trước thời gian cho các nhiệm vụ khác nhau. Zoho giúp việc định hướng cho các dự án trong tương lai trở nên dễ dàng.”
Deepak Jain, Cố vấn CNTT, GreenTech Consulting