Kế hoạch dự án là gì?

Kế hoạch dự án là một công cụ quan trọng để quản lý dự án hiệu quả. Kế hoạch dự án là hướng dẫn dành cho quản lý dự án, thành viên nhóm, đối tác, khách hàng và các bên liên quan và là yếu tố then chốt để đảm bảo tất cả thành viên cùng làm việc với một mục tiêu chung. Kế hoạch dự án ghi lại mọi chi tiết đơn lẻ trong dự án đến những chi tiết nhỏ để dự án được thực hiện suôn sẻ và có thể được kiểm soát trong trường hợp xảy ra bất kỳ sai lệch nào.

Tại sao các nhóm dự án cần phần mềm lập kế hoạch dự án?

Phần mềm lập kế hoạch dự án giúp nhóm dự án xác định cách thức làm việc để đạt được mục tiêu dự án.

Ví dụ về một số dự án:

  • Phát triển sản phẩm hoặc dịch vụ mới
  • Xây dựng nhà ở hoặc các công trình khác
  • Thiết kế cho Tiếp thị thương hiệu, Công ty dịch vụ PR, Kiến trúc, Thiết kế web
  • Cố vấn cho các doanh nghiệp nhỏ hiện thực hóa mục tiêu kinh doanh

Để lập kế hoạch những dự án như vậy, bạn cần đặt ra kết quả cụ thể, phân bổ nguồn lực, theo dõi thời gian thực hiện từng hoạt động và ước tính chi phí. Để làm được điều đó, bạn cần một phần mềm lập kế hoạch dự án hiệu quả, dễ sử dụng và trên hết là có chi phí hợp lý.

Để hiểu lý do tại sao các nhóm yêu cầu phần mềm lập kế hoạch dự án, trước tiên chúng ta cần biết lập kế hoạch dự án là gì. Các nhóm dự án có thể theo dõi phạm vi hoặc “lý do” về dự án để xem mục tiêu của họ có được đáp ứng hay không. Phần mềm lập kế hoạch dự án còn cho phép họ thiết lập công việc hoặc “những gì” cần được thực hiện để đáp ứng phạm vi, “những ai” cần tham gia và “khi nào” các giai đoạn khác nhau của dự án sẽ được hoàn thành.

Các tính năng chính của phần mềm lập kế hoạch dự án

01 Thiết lập đường cơ sở dự án

Hiệu suất của toàn bộ dự án được đánh giá dựa trên ba điểm mốc: phạm vi, lịch trình và chi phí. Những điểm mốc đặt ra cơ sở và được sử dụng để xác định dự án có đang đi đúng tiến độ trong quá trình thực hiện không. Đây cũng chính là đường cơ sở để thực hiện dự án một cách phù hợp.

02 Phát triển phạm vi dự án

Bản mô tả phạm vi được xem là phần quan trọng nhất trong kế hoạch dự án và nên bao gồm: yêu cầu công việc, mục tiêu, phạm vi và lợi ích của việc hoàn thành dự án. Bản mô tả này có thể tương đương với bản hợp đồng giữa quản lý dự án và bên liên quan và chỉ có thể được sửa đổi khi có sự đồng thuận của các bên liên quan.

03 Lên lịch các đường cơ sở dự án

Kết quả dự án cần được triển khai thành một cấu trúc phân tích công việc (WBS) theo dạng thức có thể bàn giao sau khi được xác nhận trong bản kê phạm vi. Phạm vi dự án bao gồm toàn bộ kết quả dự án cần được đảm bảo thực hiện nên từ đó bạn có thể xác định tất cả công việc cần hoàn thành.

04 Quản lý tài nguyên dự án

Bước tiếp theo của quy trình lập kế hoạch dự án là phân bổ ngân sách cũng như các tài nguyên khác đến các phần đã phân chia của phạm vi dự án. Điều này cũng bao gồm việc phân bổ tối ưu đến tất cả nhân viên để đảm bảo họ không làm việc quá sức hoặc làm việc chưa đúng sức. Giai đoạn này kết hợp với quá trình lên lịch dự án và có thể ảnh hưởng lẫn nhau.

05 Trao đổi kế hoạch dự án

Một phần quan trọng trong các bước lập kế hoạch dự án là kế hoạch trao đổi thông tin. Kế hoạch trao đổi thông tin phải nêu rõ: ai trong dự án cần loại báo cáo gì và tần suất cần gửi báo cáo, các sự cố sẽ được báo cáo tăng cấp như thế nào, ai sẽ xử lý, vị trí và thời gian thông tin dự án được lưu trữ, ở định dạng nào và ai có thể truy cập.

Lợi ích của việc sử dụng các công cụ lập kế hoạch dự án

  • Theo dõi dự án

    Tăng kiến thức về tình trạng dự án bằng cách sử dụng công cụ theo dõi dự án để đảm bảo báo cáo kịp thời cho ban quản lý

  • Quản lý phạm vi công việc

    Hiểu rõ ai làm công việc gì, khi nào và làm bao nhiêu

  • Quản lý lịch trình

    Lịch trình phù hợp, quy trình công việc liền mạch, không chậm trễ và hoàn thành dự án đúng thời hạn

  • Phân bổ tài nguyên

    Phân công nhiệm vụ nhanh chóng, chỉ định nguồn lực và xác định trách nhiệm cụ thể

  • Làm việc hiệu quả

    Lập kế hoạch dự án giúp giảm gánh nặng phải ghi nhớ tất cả nhiệm vụ và tăng năng suất làm việc nhờ tính năng gửi lời nhắc kịp thời

  • Đảm bảo chất lượng

    Tích hợp mọi công việc giúp bạn đảm bảo sản phẩm dự án chất lượng cho khách hàng với mức giá hấp dẫn

Làm thế nào để tạo kế hoạch dự án trực tuyến?

Có thể tạo kế hoạch dự án trực tuyến bằng cách sử dụng bất kỳ phần mềm lập kế hoạch công việc nào. Các bước lập kế hoạch dự án bao gồm:

01. Tạo cơ cấu phân chia công việc

Sau khi xác định phạm vi, bạn phải phân chia phạm vi thành các phần có thể quản lý. Trong công cụ lập kế hoạch dự án, bạn có thể dễ dàng ghi lại và theo dõi các giai đoạn này. Các mốc thời gian hoặc mục tiêu chính là nhân tố góp phần vào mục tiêu cuối cùng, các nhiệm vụ liên quan để đạt được từng cột mốc và nhiệm vụ phụ cho từng nhiệm vụ như vậy đều có thể được thiết lập trong vài phút bằng cách sử dụng công cụ lập kế hoạch dự án.

phân chia công việc

02. Lên lịch dự án bằng biểu đồ Gantt

Bước tiếp theo trong quy trình lập kế hoạch dự án là lên lịch cho thời gian hoàn thành dự án. Ngoài ra, điều quan trọng cần xem xét là sự phụ thuộc lẫn nhau giữa các mục công việc khác nhau. Đây là lúc biểu đồ Gantt phát huy tác dụng. Sử dụng biểu đồ Gantt để lên lịch nhiệm vụ, thiết lập quan hệ phụ thuộc, phân tích đường găng và thiết lập đường cơ sở để so sánh với tiến độ theo thời gian thực.

gantt

03. Phân bổ nguồn lực theo cách tối ưu

Đã đến lúc đào tạo đội ngũ của bạn và các bên liên quan khác cho dự án. Điều quan trọng là phân công công việc cho đúng người hoặc nhóm có xem xét đến các kỹ năng và chuyên môn của nhóm. Phần mềm lập kế hoạch công việc đảm bảo thực hiện điều này một cách tối ưu bằng cách phân tích khối lượng công việc của nhân viên để kiểm tra khi nào họ có thời gian trước khi phân bổ công việc.

phân bổ

04. Thiết lập ngân sách theo kế hoạch

Thiết lập ngân sách theo kế hoạch để so sánh với chi phí thực tế hoặc chi phí và chi tiêu theo thời gian thực. Tránh gia tăng ngân sách bằng cách liên tục theo dõi số tiền chi tiêu và bằng các kỹ thuật như dự báo ngân sách, EVM và báo cáo dự kiến so với thực tế. Đây là lý do tại sao việc lập ngân sách ban đầu cho các hạng mục công việc lại quan trọng trong quản lý và lập kế hoạch dự án.

đã lập kế hoạch

05. Lên kế hoạch giao tiếp hiệu quả

Ưu điểm chính của công cụ trực tuyến là có hàng loạt các tính năng cộng tác tương tác có sẵn trong đó. Đảm bảo rằng kiến thức được truyền đến mọi bên liên quan của dự án bằng cách lập kế hoạch thường xuyên cập nhật trạng thái, cuộc gọi, cuộc họp trực tuyến và nhiều hơn nữa. Các tính năng như Diễn đàn hoặc phương tiện truyền thông xã hội như Bảng tin cũng đảm bảo rằng các cuộc trò chuyện diễn ra theo cách có hệ thống.

hiệu quả

Tại sao Zoho Projects là phần mềm lập kế hoạch dự án tốt nhất?

Zoho Projects không chỉ là phần mềm lập kế hoạch dự án dễ sử dụng mà còn có các tính năng phục vụ cho mọi khía cạnh của quy trình quản lý dự án. Tạo cơ cấu phân chia công việc chi tiết với mô-đun quản lý nhiệm vụ toàn diện có các tính năng như chế độ xem tùy chỉnh và trạng thái, lời nhắc, lặp lại và dòng thời gian trạng thái. Biểu đồ Gantt trực quan của chúng tôi với giao diện kéo và thả đơn giản có các tính năng như quản lý quan hệ phụ thuộc, đường găng, đường cơ sở và thang biểu đồ.

Phân bổ tài nguyên hiệu quả thông qua giờ làm việc linh hoạt và biểu đồ sử dụng tài nguyên, quản lý ngân sách với các báo cáo theo dự kiến so với trên thực tế, dự báo ngân sách và EVM và cộng tác dễ dàng thông qua tính năng chat tích hợp, cuộc họp, Bản tin và Diễn đàn là một số lý do tại sao Zoho Projects là phần mềm lập kế hoạch dự án tốt nhất. Phần mềm của chúng tôi dễ tiếp cận không chỉ để sử dụng với các ứng dụng di động mà còn về mặt chi phí. Bạn có biết? Thậm chí gói miễn phí của chúng tôi còn có trình xem biểu đồ Gantt! Xem chi tiết giá của chúng tôi tại đây.

“Các tính năng Nhiệm vụ và Mốc thời gian trong Zoho Projects giúp cho các dự án và sản phẩm bàn giao được sắp xếp gọn gàng và dễ quản lý tại một vị trí duy nhất có thể truy cập dễ dàng”. - Jan Hendrik Mensen, ClearDrop

Mẫu lập kế hoạch dự án đơn giản

Mẫu tiết kiệm rất nhiều thời gian trong việc xây dựng kế hoạch dự án, đặc biệt nếu tổ chức của bạn làm việc với các dự án tương tự nhau. Trong Zoho Projects, chúng tôi không chỉ cung cấp mẫu đào tạo để bạn chỉnh sửa và tạo mẫu riêng mà còn cung cấp các mẫu cho từng ngành nghề cụ thể. Các mẫu như xây dựng, phát triển phần mềm và sản xuất ô tô luôn có sẵn để đăng ký!

Chúng tôi cũng tin vào sự độc đáo gắn liền với nhu cầu kinh doanh của bạn. Đây là lý do tại sao trong Zoho Projects, bạn có thể tạo kế hoạch dự án ngay từ đầu một lần và lưu dưới dạng mẫu để sử dụng bất kỳ lúc nào bạn muốn sau đó. Đây có thể là mẫu phân chia nhiệm vụ đơn giản hoặc phân tích chi phí chi tiết - tất cả đều tùy thuộc vào bạn! Đọc thêm về mẫu dự án tại đây.