Phần mềm lập kế hoạch dự án

Tại sao bạn cần một phần mềm lập kế hoạch dự án?

Lập kế hoạch dự án luôn là bước đầu tiên cần làm sau khi nhận dự án. Chúng ta thường bỏ qua bước lập kế hoạch dự án và bắt đầu ngay vào việc thực hiện. Mọi người chưa nhận ra giá trị của một kế hoạch dự án trong việc tiết kiệm thời gian, chi phí, nguồn lực, v.v. Việc lập kế hoạch là vô cùng cần thiết nhằm giảm thiểu rủi ro khi thực hiện dự án.

Trước khi tiến hành một dự án, việc lập kế hoạch giúp bạn định hình dự án một cách chính xác, xác định phạm vi và cách thức để có thể đạt được phạm vi đó xuyên suốt dự án.

Kế hoạch dự án

Ví dụ về một số dự án:

Để lập kế hoạch những dự án như vậy, bạn cần đặt ra kết quả cụ thể, sắp xếp nguồn lực, theo dõi thời gian thực hiện từng hoạt động và ước tính chi phí. Để làm được điều đó, bạn cần một phần mềm lập kế hoạch dự án hiệu quả, dễ sử dụng và trên hết là có chi phí hợp lý. Với phần mềm lập kế hoạch dự án Zoho Projects, bạn sẽ có thêm thời gian dành cho việc thực hiện và giảm thời gian tiêu tốn cho công tác quản lý.

Lợi ích chính của phần mềm lập kế hoạch dự án

Các tính năng chính

Thiết lập mục tiêu dự án

Hiệu suất của toàn bộ dự án được đánh giá dựa trên ba điểm mốc: phạm vi, lịch trình và chi phí. Những điểm mốc đặt ra cơ sở và được sử dụng để xác định dự án có đang đi đúng tiến độ trong quá trình thực hiện không. Đây cũng chính là mục tiêu cho những hoạt động thực hiện dự án cụ thể.

Quản lý dự án cần biết rõ và phê duyệt những công việc cần được thực hiện và đối tượng thực hiện trong nhóm. Quản lý phải hiểu yêu cầu của từng khách hàng hoặc bên liên quan và cách thức thực hiện yêu cầu đó xuyên suốt dự án.

Phạm vi phát triển dự án

Bản kê phạm vi được xem là phần quan trọng nhất trong kế hoạch dự án và nên bao gồm: Yêu cầu công việc, mục tiêu, phạm vi và lợi ích của việc hoàn thành dự án. Tài liệu này có thể tương đương với bản hợp đồng giữa quản lý dự án và bên liên quan và chỉ có thể được sửa đổi khi có sự đồng thuận của các bên liên quan.

Đặt mục tiêu dự án

Kết quả dự án cần được triển khai thành một cấu trúc phân tích công việc (WBS) theo dạng thức có thể bàn giao sau khi được xác nhận trong bản kê phạm vi. Phạm vi dự án bao gồm toàn bộ kết quả dự án cần được đảm bảo thực hiện nên từ đó bạn có thể xác định tất cả công việc cần hoàn thành.

Kế hoạch phân công nhiệm vụ

Một nội dung không thể thiếu trong kế hoạch dự án là kế hoạch phân công nhiệm vụ. Kế hoạch phân công cần nêu rõ: Đối tượng cần báo cáo, tần suất cần gửi báo cáo, định nghĩa sự cố sẽ được nâng cấp, đối tượng và thời gian giải quyết sự cố, vị trí lưu trữ thông tin dự án, định dạng thông tin và đối tượng có thể truy cập.