Chia sẻ thư mục
Chia sẻ thư mục giúp bạn chia sẻ toàn bộ thư mục email với thành viên trong tổ chức của bạn. Những người dùng mà bạn đã chia sẻ thư mục có thể xem email và nhận xét về email.
Chỉ có thể chia sẻ thư mục tùy chỉnh. Tùy chọn chia sẻ thư mục không khả dụng cho thư mục tích hợp sẵn. Có sẵn ba mức quyền khi chia sẻ thư mục tùy chỉnh.
Cơ chế hoạt động của tính năng Chia sẻ thư mục:
Bạn có thể chia sẻ thư mục tùy chỉnh do bạn tạo với những người dùng khác trong tổ chức của bạn.
- Nhấp chuột phải vào thư mục tùy chỉnh bất kỳ và chọn tùy chọn “Chia sẻ thư mục”.
- Trong hộp thoại xuất hiện, hãy nhập vài ký tự tên của người mà bạn muốn chia sẻ thư mục.
- Chọn thành viên tổ chức mà bạn muốn chia sẻ thư mục.
- Chọn “Quyền” cho mỗi người dùng. Các quyền chia sẻ bao gồm
- Đã đọc
- Viết
- Ủy quyền
- Nhấp vào Chia sẻ để gửi lời mời đến những người dùng khác vào Thư mục chia sẻ của bạn.
Sau khi bạn mời người dùng, họ sẽ nhận được thông báo về “Thư mục chia sẻ”. Người dùng có thể chấp nhận hoặc từ chối Thư mục chia sẻ, tùy theo ý muốn của họ.
Sau khi họ chấp nhận Lời mời chia sẻ, thư mục của bạn sẽ xuất hiện trong mục “Được chia sẻ với tôi” của họ.
Bây giờ, mọi người có thể cộng tác trên email trong thư mục này. Bạn hoặc bất kỳ thành viên nào được chia sẻ có thể nhận xét về bất kỳ email nào trong thư mục chia sẻ. Tất cả những người cộng tác sẽ được thông báo về nhận xét này. Bạn có thể cấu hình “Bộ lọc” để tự động di chuyển một số email đến thư mục chia sẻ. Bằng cách này, email mới đáp ứng điều kiện trong bộ lọc sẽ được chuyển đến thư mục chia sẻ và tự động được chia sẻ với những người dùng khác. Bạn cũng có thể chuyển email vào thư mục chia sẻ theo cách thủ công.
Giờ đây, bạn cũng có thể chia sẻ từng email trong Thư mục chia sẻ. Tuy nhiên, những người dùng khác sẽ không thể chuyển email vào Thư mục chia sẻ này.
Chia sẻ dưới dạng Chỉ đọc:
Khi bạn chia sẻ thư mục với quyền “Đọc”, người dùng khác chỉ có thể đọc email trong thư mục và thêm nhận xét. Tuy nhiên, email sẽ không được đánh dấu là đã đọc, ngay cả khi người dùng đã đọc email.
Chia sẻ với Quyền ghi
Khi bạn chia sẻ thư mục với quyền “Ghi”, ngoài việc đọc email và nhận xét, họ có thể thực hiện các thao tác sau:
- Thêm cờ vào email.
- Email sẽ được đánh dấu là Đã đọc.
- Cờ cũng sẽ được chia sẻ và hiển thị với tất cả những người cộng tác.
Chú ý:
- Bạn có thể xem thư mục đã được chia sẻ với mình trên tất cả các máy khách IMAP trên máy tính (Outlook, Mac Mail, Thunderbird, Spark) và trên máy khách email gốc trong Android và iPhone.
- Máy khách IMAP của Thunderbird cũng hỗ trợ chia sẻ thư mục từ máy khách với quyền Đọc và Ghi. Tìm hiểu thêm.
Thư mục được ủy quyền:
Khi bạn “Ủy quyền” thư mục, bạn có thể chọn “Địa chỉ Từ” từ tài khoản của mình khi chia sẻ thư mục. Người dùng sẽ có thể đọc, nhận xét và phản hồi thêm hoặc trả lời email thay mặt bạn. Ủy quyền cho phép người dùng thay mặt bạn trả lời email trong thư mục bằng địa chỉ email đã chọn.