Quy trình lưu trữ

Việc lưu trữ các email cũ hơn cho phép bạn có sắp xếp hộp thư đến. Zoho Mail lưu trữ các email dựa trên Chính sách lưu trữ được cấu hình trong Cài đặt của bạn. Khi được lưu trữ, tin nhắn sẽ được lưu trữ trong cùng một thư mục và bạn có thể xem tin nhắn bằng cách nhấp vào tùy chọn Xem tin nhắn lưu trữ hiện có trong menu tiêu đề.

Các tin nhắn đã lưu trữ sẽ không khả dụng cho ứng dụng khách IMAP và ứng dụng khách POP mới. Bạn có thể lưu trữ các tin nhắn hoặc thư mục riêng lẻ đã chọn theo cách thủ công. Xin lưu ý rằng việc lưu trữ email sẽ không thay đổi dung lượng lưu trữ được hộp thư hoặc các thư mục của bạn sử dụng.

Thông tin thêm về Lưu trữ tin nhắn và Lưu trữ thư mục theo cách thủ công có thể tìm thấy trong trang trợ giúp về Lưu trữ.

Chính sách lưu trữ mặc định

Chính sách lưu trữ mặc định được áp dụng cho tất cả các thư mục trong hộp thư đến của bạn và chính sách này không thể thay đổi. Bạn có thể xem chính sách này bằng cách làm theo các bước sau:

1. Đăng nhập vào tài khoản Zoho Mail của bạn
2. Nhấp vào Settings >> Archive Policy
3. Các giá trị của Chính sách mặc định sẽ được hiển thị.
   
4. Bạn không thể sửa đổi Chính sách mặc định. Tuy nhiên, bạn có thể tạo chính sách lưu trữ tùy chỉnh và áp dụng chúng cho các thư mục của mình.

Chính sách lưu trữ tùy chỉnh

Bạn có thể tạo chính sách lưu trữ tùy chỉnh, dựa trên một số điều kiện lưu trữ nhất định như khoảng thời gian hoặc số lượng tin nhắn hoặc kích thước email.

1. Đăng nhập vào Zoho Mail
2. Điều hướng đến Settings >> Archive Policy.
3. Nhấp vào biểu tượng Thêm bên cạnh Chính sách tùy biến, để tạo chính sách mới với các giá trị tùy chỉnh.
   
4. Cung cấp tên cho chính sách tùy biến của bạn.
5. Chọn một điều kiện lưu trữ thích hợp từ các tùy chọn được cung cấp:
   1. Email cũ hơn _ tháng
      Chọn tùy chọn này để lưu trữ các email bạn nhận được trước “n” tháng, trong đó n là số được chọn.
   2. Các email ngoại trừ _ tin nhắn mới nhất
      Tùy chọn này là để lưu trữ email dựa trên số lượng. Bạn có thể chọn giữ lại số lượng “n” thư mà bạn mới nhận được trong một thư mục và lưu trữ phần còn lại của các email.
   3. Email size exceeds _ MB & older than _ days
      ​Tùy chọn này là để lưu trữ email dựa trên kích thước và khoảng thời gian của email. Bạn có thể chọn lưu trữ email lớn hơn giới hạn kích thước đã chỉ định và cũ hơn n ngày.
      
6. Sau khi bạn chọn điều kiện lưu trữ, hãy nhấp Tạo.
7. Sau khi hoàn tất, hãy nhấp Thêm thư mục để chọn các thư mục bạn muốn liên kết với chính sách tùy biến này.
   

Bạn có thể chọn không lưu trữ các tin nhắn chưa đọc/bị gắn cờ bằng cách sử dụng các hộp chọn bên dưới các điều kiện lưu trữ.

Chính sách không lưu trữ

Bạn có thể chọn chính sách “Không lưu trữ” cho một thư mục cụ thể, để không lưu trữ thư mục đó.

1. Đăng nhập vào tài khoản Zoho Mail
2. Vào Settings > Archive Policy
3. Nhấp Không Lưu trữ.
   
4. Nhấp Thêm thư mục và chọn các thư mục có liên quan để áp dụng chính sách Không lưu trữ.
5. Nhấp vào Áp dụng.