Cài đặt nhóm nâng cao

Các bước để Truy cập cài đặt nhóm nâng cao

Với Zoho Mail, bạn có thể cấu hình các mục cài đặt cá nhân hóa theo yêu cầu của tổ chức. Thực hiện theo các bước sau để truy cập Cài đặt nâng cao của nhóm email bằng cách thực hiện theo các bước bên dưới:

1. Đăng nhập vào Bảng điều khiển cho quản trị viên Zoho Mail.
2. Điều hướng đến Bảng điều khiển.
3. Chọn Nhóm từ menu bên trái.
4. Tất cả các nhóm mà bạn là thành viên sẽ được liệt kê ở đây. Nhấp vào một nhóm bất kỳ từ danh sách.
5. Nhấp vào tab Cài đặt nâng cao.

Bạn có thể quản lý chính sách email, thông báo, quyền, v.v. từ Cài đặt nâng cao.

Chính sách email

Chính sách email được sử dụng để thực thi các hạn chế nhất định theo hướng dẫn của công ty. Bạn có thể áp dụng chính sách email hiện có cho nhóm của mình bằng cách chọn chính sách liên quan từ danh sách thả xuống. Bạn cũng có thể xem chi tiết về chính sách đã chọn bằng cách nhấp vào nút Xem cài đặt.

Quyền truy cập

Bạn có thể sửa đổi các cài đặt sau từ mục Quyền:

• Bạn có thể chọn những người có thể gửi email đến nhóm - mọi người hoặc thành viên tổ chức hoặc thành viên nhóm hoặc chỉ người kiểm duyệt.
• Và hành động nào phải được thực hiện nếu những người khác gửi email đến nhóm này - Giữ email để người kiểm duyệt phê duyệt hoặc trả lại email.

Thông báo

Từ cài đặt Thông báo, bạn có thể bật thông báo khi xảy ra các sự kiện sau:

• Khi email được gửi để kiểm duyệt
• Khi email bị từ chối
• Sau khi email đã được phê duyệt hoặc bị từ chối

Ngoài ra, bạn cũng có thể chọn:

• Loại bỏ thông báo thư khi thêm hoặc xóa thành viên

Bí danh nhóm

Bí danh email nhóm là một địa chỉ email bổ sung cho địa chỉ email nhóm của bạn. Bạn có thể gửi/nhận email hoặc đặt chuyển tiếp thay mặt cho nhóm bằng cách sử dụng bí danh Nhóm. Điều hướng đến cài đặt Bí danh nhóm trong Cài đặt nâng cao để thêm bí danh. Nhập địa chỉ email mong muốn và chọn tên miền từ danh sách thả xuống. Nhấp vào nút Thêm để tạo bí danh nhóm.

Bạn có thể di chuột qua các bí danh được liệt kê trong mục này để đặt một bí danh làm địa chỉ email mặc định hoặc xóa bí danh đó.

Gửi email

Bạn có thể bật hoặc tắt các cài đặt sau từ mục Gửi email:

• Chỉ gửi email nếu địa chỉ nhóm nằm trong dòng Đến hoặc CC
• Cho phép các thành viên gửi email bằng cách sử dụng địa chỉ email nhóm làm địa chỉ Từ

Phản hồi tự động

Bạn có thể sử dụng tùy chọn cài đặt Phản hồi tự động để cấu hình mẫu trả lời tự động dựa trên loại người gửi trong nhóm. Các loại người gửi được liệt kê trong phần Send to. Bạn có thể thiết lập Phản hồi tự động dựa trên các loại người gửi sau:

• Organization members part of the group - Đây là những thành viên là một phần của tổ chức và nhóm mà email được nhận.
• Organization members outside of the group - Đây là những thành viên là một phần của tổ chức nhưng không phải là thành viên của nhóm.
• External members part of the group - Đây là những thành viên không phải là thành viên trong tổ chức mà là một phần của nhóm.
• External members outside of the group - Đây là những thành viên không phải là thành viên của tổ chức cũng như của nhóm.

Phần Template Status sẽ cho biết mẫu phản hồi tự động đã được cấu hình hay chưa. Nếu mẫu chưa được cấu hình, hãy nhấp vào Add ở bên phải của từng loại người gửi. Trong cửa sổ soạn thảo, cung cấp mẫu phản hồi cho loại người gửi đã chọn. Bạn có thể sử dụng các công cụ định dạng được cung cấp ở đầu cửa sổ soạn thư. Nhấp vào Add để lưu mẫu phản hồi tự động.

Bạn có thể Chỉnh sửa/Xóa mẫu phản hồi đã cấu hình bằng cách sử dụng các biểu tượng được cung cấp ở đầu bên phải của mỗi loại phản hồi.

Ngưỡng không thành công

Bạn có thể đặt ngưỡng không thành công cho việc gửi email không thành công cho các thành viên trong nhóm. Nếu email từ nhóm gửi tới thành viên nhóm không được gửi và bị trả lại liên tục cũng như vượt qua ngưỡng đã đặt, thì mọi email trong tương lai gửi tới thành viên đó sẽ tự động bị bỏ qua. Nếu email được gửi thành công sau một vài lần gửi không thành công, miễn là số lượng nhỏ hơn giá trị ngưỡng, thì số lượng không thành công sẽ tự động đặt lại về 0. Bạn có thể đặt giá trị ngưỡng không thành công trong khoảng 10-100.

Ví dụ: hãy xem xét một nhóm có tên Zylker Marketing và rebecca@zylker.com là thành viên của nhóm. Giả sử bạn đặt ngưỡng không thành công là 10. Nếu các email được gửi đến Rebecca từ nhóm liên tục bị trả lại và vượt quá 10, thì bất kỳ email nào được gửi từ nhóm đến Rebecca trong tương lai sẽ tự động bị bỏ qua.

Bạn có thể xem số lần không thành công của từng thành viên trong cột cuối cùng của phần Members. Quản trị viên và người kiểm duyệt có thể chọn đặt lại số lần không thành công của bất kỳ thành viên nào.

​

Giới hạn email

Bạn có thể thêm địa chỉ email mà bạn chọn trong mục này và chọn hành động cho các email được gửi từ địa chỉ đó. Nhấp vào nút thêm để nhập địa chỉ email và chọn một trong các hành động sau:

• Cho phép email
• Giữ lại email để phê duyệt
• Từ chối email

Sau khi hoàn tất, hãy nhấp vào Thêm.

Hạn chế tên miền

Bạn có thể thêm tên miền mà bạn chọn trong mục này và chọn hành động cho các email được gửi từ tên miền đó. Nhấp vào nút thêm để nhập tên miền và chọn một trong các hành động sau:

• Cho phép email
• Giữ lại email để phê duyệt
• Từ chối email

Sau khi hoàn tất, hãy nhấp vào Thêm.