Dịch vụ khách hàng được hợp lý hóa, chỉ cần một cú nhấp chuột.

“Khoảng 66% người trưởng thành tin rằng điều quan trọng nhất mà một công ty có thể làm là coi trọng thời gian của họ trong quá trình tương tác dịch vụ." — Forrester

Zoho Desk cung cấp tính năng tự động hóa workflow thông minh để nhóm của bạn triển khai, qua đó họ có thể phản hồi nhanh hơn và giúp mọi khách hàng hài lòng hơn.

Phản hồi khách hàng kịp thời

Trong dịch vụ khách hàng, thời gian là tất cả.

Phản hồi và giải quyết nhanh chóng có thể khiến dịch vụ khách hàng của bạn khác biệt các đối thủ khác. Nghĩa là, điều quan trọng là bạn không được để mất thông tin về các yêu cầu hoặc phản hồi đang chờ xử lý. Với workflow hệ thống tạo yêu cầu dựa trên thời gian, bạn có thể cấu hình các quy tắc sẽ được kích hoạt khi xảy ra sự kiện đã hẹn giờ.

Ví dụ, nhân viên sẽ được thông báo khi một yêu cầu chờ xử lý lâu hơn một số giờ nhất định hoặc khi một phản hồi chưa được đọc trong một khoảng thời gian nhất định. Tương tự, một email có thể được gửi đến người giám sát nếu yêu cầu vẫn chưa được phân công trong một khoảng thời gian đã thiết lập hoặc khi nhân viên dành nhiều hơn một số giờ nhất định để giải quyết yêu cầu đó. Bạn thiết lập điều này như một quy trình hệ thống tạo yêu cầu duy nhất trong Zoho Desk để tối ưu hóa các nỗ lực hỗ trợ của bạn.

Quy trình hệ thống tạo yêu cầu cải thiện thời gian phản hồi liên hệ đầu tiên và đánh giá mức độ hài lòng của khách hàng.

Đừng tiếp tục trong vòng luẩn quẩn

Kết quả xuất sắc đến từ sự đổi mới, không phải sự lặp lại.

Khi bạn xử lý yêu cầu của khách hàng hàng ngày, có một số hoạt động nhất định mà bạn cần thực hiện thường xuyên và lặp lại để giữ cho mọi việc diễn ra suôn sẻ. Khi cơ sở khách hàng của bạn mở rộng, các nhiệm vụ hàng ngày này trở thành công việc thường nhật và chiếm một phần lớn thời gian hỗ trợ của bạn. Bạn sẽ gặp rủi ro nhân viên của mình ưu tiên những nhiệm vụ thường nhật này hơn việc phản hồi kịp thời yêu cầu của khách hàng.

Với tính năng tự động hóa workflow hệ thống tạo yêu cầu từ Zoho Desk, bạn có thể thiết lập một bộ quy tắc sẽ được thực thi khi đáp ứng các điều kiện cụ thể. Sử dụng các quy tắc workflow bộ phận trợ giúp này, bạn có thể tự động hóa thông báo email, phân công nhiệm vụ cho những người dùng khác nhau và tự động cập nhật các giá trị trường đã xác định.

Điều này giúp tăng hiệu suất nhân viên bằng cách xử lý các hoạt động thủ công thường nhật.

Chuyển yêu cầu đến vị trí phù hợp

Tự động hóa không phải là điều gì mới mẻ, nhưng việc tìm được công cụ tự động hóa phù hợp có thể thay đổi cuộc chơi.

Bằng cách xây dựng cấu trúc workflow quy trình hệ thống tạo yêu cầu, bạn có thể quản lý yêu cầu khi có yêu cầu đến. Workflow bộ phận trợ giúp của Zoho Desk có thể tùy chỉnh rộng rãi. Bạn có thể cấu hình quy tắc workflow hệ thống tạo yêu cầu để phân công yêu cầu cho một nhân viên hoặc bộ phận cụ thể dựa trên các thuộc tính hoặc từ khóa nhất định. Khi yêu cầu đáp ứng các tiêu chí đã thiết lập, điều này sẽ kích hoạt cảnh báo để thông báo cho các bên liên quan và các nhiệm vụ đã xác định sẽ được thực hiện.

Bạn có thể thiết lập workflow bộ phận trợ giúp để thay đổi mức độ ưu tiên của yêu cầu hoặc để chuyển yêu cầu đến người ra quyết định. Tất cả việc này đều được thực hiện mà không cần bất kỳ nỗ lực thủ công nào. Tính năng tự động hóa workflow trong hỗ trợ khách hàng giúp nhân viên dễ dàng quản lý SLA và tăng mức độ minh bạch của quy trình hệ thống tạo yêu cầu.

Một chương trình không thể phù hợp với tất cả

Mỗi yêu cầu đều khác nhau, vì vậy cách bạn giải quyết yêu cầu cũng phải khác nhau.

Workflow hệ thống tạo yêu cầu giúp bạn tự động hóa các quy trình dịch vụ khách hàng cơ bản. Tuy nhiên, đối với các yêu cầu cần thực hiện một loạt các thao tác riêng biệt, macro sẽ có ích trong trường hợp này. Bạn có thể kết hợp một số thao tác như cập nhật trường, gửi thông báo qua email và thông báo cho nhóm kỹ thuật trong một macro duy nhất.

Nhân viên có thể quyết định chỗ áp dụng thao tác theo ngữ cảnh, thay vì tiêu chuẩn hóa ở tất cả yêu cầu. Macro kích hoạt các sự kiện theo tình huống cụ thể một cách dễ dàng và nhanh chóng.