Cổng thông tin trực tuyến là gì?

Cổng thông tin khách hàng trực tuyến là cổng ứng dụng bảo mật được thiết kế để cung cấp cho các khách hàng, nhà cung cấp và đối tác một điểm truy cập duy nhất vào sản phẩm, dịch vụ và thông tin của công ty.

Cổng thông tin trực tuyến là gì?

Tại sao doanh nghiệp cần cổng thông tin trực tuyến?

Với một trung tâm thông tin chuyên dụng có thể tùy ý sử dụng, các khách hàng, đối tác kinh doanh và nhân viên của bạn có thể tìm thấy chính xác những gì họ đang tìm kiếm ngay khi cần. Sử dụng cổng thông tin, người dùng của bạn có thể truy cập vào các ứng dụng tùy theo ngữ cảnh, tìm kiếm sự trợ giúp, đăng câu hỏi, truy cập tài nguyên hoặc đưa ra yêu cầu hỗ trợ.

Cổng thông tin tự phục vụ cho phép người dùng tương tác trực tiếp với các quy trình hỗ trợ khách hàng và quản lý dữ liệu liên quan đến họ, chẳng hạn như các chính sách, hóa đơn, thông tin giao hàng, đơn hàng và hoạt động thanh toán trực tuyến.

Bằng cách cung cấp cho người dùng thông tin đăng nhập riêng, bạn không chỉ cung cấp cho họ trải nghiệm phù hợp hơn mà còn giúp họ trở thành một phần của công ty bạn. Các cổng thông tin đã được tích hợp sẵn cơ chế xác thực và bảo mật. Vì vậy, sau khi cổng thông tin được thiết lập, khách hàng chỉ việc đăng ký và đăng nhập, rất đơn giản!

Cổng thông tin giúp tăng thêm giá trị kinh doanh như thế nào?

Ngoài việc giúp giảm chi phí dịch vụ, cổng thông tin khách hàng còn là một công cụ tăng năng suất và yếu tố thúc đẩy trải nghiệm chính. Không chỉ có vậy.

Một nơi cho tất cả mọi thứ

Cổng thông tin tự phục vụ có khả năng đáp ứng cao sẽ đảm bảo khách hàng tìm thấy tất cả thông tin họ cần ở một nơi. Cổng thông tin của bạn càng đáng tin cậy và chuyên biệt trong việc giải quyết nhu cầu của khách hàng, thì khả năng khách hàng tìm đến một nơi khác khi gặp sự cố sẽ càng thấp.

Từ trang web kinh doanh sang PWA (Ứng dụng web lũy tiến)

Cổng thông tin có sẵn dưới dạng ứng dụng web lũy tiến và thậm chí là các ứng dụng di động gốc, có thể tải xuống chỉ bằng một cú nhấp chuột. Các ứng dụng cổng thông tin hấp dẫn và có khả năng đáp ứng, như ứng dụng di động, và có thể khám phá như trang web, hoạt động tốt trên cả máy tính và thiết bị di động.

Khách hàng có thể tự giúp chính họ

Trải nghiệm khách hàng không chỉ là giải quyết vấn đề của khách hàng. Đó còn là cung cấp cho khách hàng những công cụ cần thiết để họ có thể tự giải quyết vấn đề của mình trong tương lai, chẳng hạn như Câu hỏi thường gặp, cơ sở kiến thức và diễn đàn thảo luận trực tuyến. Cổng thông tin tự phục vụ tạo ra một không gian đẹp mắt cho các công cụ này. Khách hàng có thể xem, chỉnh sửa và quản lý dữ liệu qua web hoặc điện thoại di động và dễ dàng truy cập tài liệu trợ giúp liên quan.

Cổng trợ giúp mang thương hiệu của bạn

Cổng thông tin tự trợ giúp và hỗ trợ có thương hiệu mang lại cảm giác yên tâm cho khách hàng rằng họ đã tìm đến đúng địa chỉ. Cổng thông tin cũng là cách tuyệt vời để doanh nghiệp quảng bá các ứng dụng mang thương hiệu riêng qua logo riêng, các yếu tố trực quan và giao diện tùy chỉnh.

Kiểm soát truy cập chi tiết

Cổng web tự phục vụ giống như “cửa trước” điện tử dẫn vào cửa hàng của bạn, qua đó khách hàng có thể nhận được sản phẩm và dịch vụ. Bằng cách thiết lập các giao thức xác thực và cơ chế kiểm soát truy cập tinh vi, bạn có thể quản lý khả năng truy cập và dữ liệu bảo mật. Dựa trên phạm vi công việc của người dùng, có thể xác định quyền cho họ trong cổng thông tin.

Cập nhật thông tin cho khách hàng

Cổng thông tin có khả năng cấu hình cao và cung cấp trải nghiệm sử dụng trực quan, do đó có thể tùy biến bằng dữ liệu phù hợp để đáp ứng nhu cầu của bất kỳ người dùng nào. Khách hàng có thể được cấp độc quyền truy cập vào ghi chú phát hành sản phẩm, thông báo tính năng mới, nhật ký thay đổi phiên bản và những thông tin sản phẩm quan trọng khác.

Xây dựng cộng đồng

Tránh việc nhận được quá nhiều yêu cầu hỗ trợ bằng cách thiết lập các tài nguyên tự phục vụ, chẳng hạn như diễn đàn cộng đồng, nguồn cấp dữ liệu mạng xã hội chuyên biệt, chat trực tiếp, phần Hỏi đáp và tài liệu hướng dẫn người dùng, trên cổng thông tin của bạn. Việc người dùng tự hỗ trợ lẫn nhau có thể giúp giảm đáng kể áp lực cho nhân viên dịch vụ khách hàng. Các bên liên quan cũng có thể nhanh chóng nhận được câu trả lời, giúp giảm khối lượng công việc cho nhân viên.

Cải thiện khả năng thu hút khách hàng

Cổng thông tin tự phục vụ giúp củng cố cảm nhận chung của khách hàng về công ty của bạn bằng cách cung cấp cho họ cơ sở kiến thức nhất quán và hỗ trợ họ giải quyết vấn đề dễ dàng hơn. Bạn có thể đánh giá mức độ hài lòng của khách hàng bằng cách thiết lập khảo sát nhanh trên cổng thông tin và yêu cầu họ đưa ra ý kiến đánh giá về công ty, giới thiệu bạn bè hoặc bán chéo dịch vụ khác mà họ có thể quan tâm.

 

Hãy thử trải nghiệm cổng web đầy đủ tính năng của Zoho Creator

Các cổng thông tin của Zoho Creator giúp trải nghiệm chia sẻ và sử dụng ứng dụng kinh doanh trở nên đơn giản hơn cho những người bên ngoài tổ chức. Cùng xem điều gì khiến cổng thông tin khách hàng của Zoho trở nên lý tưởng cho doanh nghiệp của bạn:

Công cụ thiết kế cổng thông tin chuyên dụng

Chọn mẫu thiết kế ấn tượng cho mỗi trang trong số ba trang thiết yếu trong vòng đời của khách hàng, đó là các trang đăng nhập, đăng ký và đặt lại mật khẩu. Sau đó, bạn có thể tùy chỉnh thêm các trang này bằng công cụ thiết kế trang cổng thông tin.

Miền tùy chỉnh

Thiết kế các trang cổng thông tin hoạt động bình thường giống như phần mở rộng của trang web công ty. Bạn có thể lưu trữ cổng thông tin hỗ trợ trên miền riêng để có thể truy cập từ trang web của doanh nghiệp thay vì từ trang web của Zoho Creator.

Cổng thông tin đa nền tảng

Với thiết kế hoàn toàn tương thích, người dùng có thể truy cập cổng thông tin một cách suôn sẻ trên máy tính hoặc thiết bị di động. Bạn cũng có thể duy trì kết nối với khách hàng và cập nhật thông tin cho họ qua web, email và thông báo đẩy trên thiết bị di động.

Giữ vững bản sắc thương hiệu

Cổng thông tin khách hàng là một cách tuyệt vời để doanh nghiệp giới thiệu các ứng dụng mang thương hiệu riêng qua logo riêng, các yếu tố trực quan và giao diện tùy chỉnh.

Kiểm soát toàn bộ quyền truy cập

Chọn cách thức và thời điểm khách hàng có thể truy cập các dịch vụ của bạn. Chỉ người dùng đã đăng nhập hay người dùng mua những gói thuê bao cụ thể mới có thể truy cập dữ liệu sản phẩm? Thiết lập các quyền truy cập trước khi khởi chạy cổng thông tin để mỗi người dùng chỉ có thể truy cập cơ sở dữ liệu của riêng họ. Cũng như chọn loại cổng thông tin dựa trên đối tượng người dùng mục tiêu.

Quản lý người dùng hiệu quả

Bạn có thể thêm từng người dùng cổng thông tin hoặc nhập hàng loạt người dùng và nhóm họ lại dựa trên trạng thái phê duyệt. Xác định quyền truy cập cá nhân cho hồ sơ người dùng, để họ đọc, ghi, chỉnh sửa và nhận xét về dữ liệu có trong cổng thông tin, dựa trên phạm vi công việc của họ. Bạn cũng có thể thêm người dùng theo cách linh hoạt bằng tập lệnh.

Cơ chế xác thực mạnh mẽ

Quản lý quyền truy cập và xác thực người dùng tập trung. Chọn giữa hai cơ chế xác thực là đăng nhập một lần (SSO) sử dụng nhà cung cấp danh tính bên thứ ba hoặc đăng nhập liên kết (bằng tài khoản Google, Facebook), hoặc đơn giản là sử dụng thông tin đăng nhập của riêng Zoho.

Tùy chọn thông báo có thể tùy chỉnh

Thiết lập thông báo tùy biến qua email để giao tiếp hiệu quả hơn với người dùng.

Nâng cấp ứng dụng kinh doanh của bạn thành cổng thông tin trực tuyến

Dưới đây là một số cách mà bạn có thể tận dụng cổng web của Zoho Creator để đáp ứng các nhu cầu kinh doanh:

Cổng kết nối với sinh viên

Các trường đại học sử dụng cổng thông tin để cập nhật cho sinh viên về lịch học hàng ngày, bài kiểm tra và chi tiết bài tập. Sinh viên có thể xem lịch làm việc của nhân viên trường, bảng điểm và thông tin cập nhật về sự kiện. Có thể thiết lập thông báo đẩy cho các nội dung cập nhật như thay đổi lịch biểu hoặc thông báo.

Cổng thông tin hỗ trợ

Cổng thông tin giúp kết nối khách hàng với nhân viên hỗ trợ bằng cách cung cấp cho khách hàng khả năng quan sát theo thời gian thực về quy trình giải quyết vấn đề, chẳng hạn như theo dõi yêu cầu, cập nhật nhiệm vụ hoặc kiểm tra trạng thái yêu cầu.

Quản lý dự án

Cổng thông tin tự trợ giúp cho phép nhóm dự án xác định chính xác những gì mà từng khách hàng có thể nhìn thấy thông qua khả năng kiểm soát truy cập chi tiết dựa trên vai trò (RBAC) xác định, giúp thúc đẩy việc cộng tác giữa nhân viên tư vấn và khách hàng theo thời gian thực. Khách hàng có thể theo dõi trạng thái hoàn thành và những diễn tiến mới, đồng thời có quyền theo dõi có kiểm soát về quy trình quản lý dự án của họ.

Các ví dụ phổ biến khác về cổng thông tin tự phục vụ trực tuyến là:

  • Cổng thông tin nhân sự
  • Cổng thông tin trả hàng
  • Cổng thông tin bán hàng
  • Cổng thông tin bộ phận trợ giúp
  • Cổng thông tin tự phục vụ CNTT
  • Cổng thông tin quản lý chuỗi cung ứng

Nhà cung cấp tự phục vụ

Cổng thông tin dành cho nhà cung cấp trực tuyến có thể giúp giảm đáng kể công sức xử lý sự vụ khi hỗ trợ giải quyết các yêu cầu cơ bản của nhà cung cấp và tự động hóa việc nhập dữ liệu hóa đơn; để nhân viên có thêm thời gian để tập trung vào những công việc mang về giá trị cao hơn cho tổ chức.

Đón nhận thêm người bán

Khả năng tự đăng ký thông qua cổng thông tin trực tuyến giúp nhà cung cấp tự động làm quen, tìm hiểu. Các công ty có thể hợp lý hóa quy trình đăng ký và quản lý quyền truy cập của nhà cung cấp và tập trung xây dựng mối quan hệ bền chặt hơn giữa người mua và nhà cung cấp.

Xử lý và thực hiện đơn hàng

Cổng thông tin giao dịch cung cấp cho khách hàng và đối tác, cũng như các nhà thầu, nhà cung cấp tiềm năng hoặc các nhà cung cấp khác, một nơi để cộng tác.

Xây dựng cổng thông tin trực tuyến cho doanh nghiệp của bạn ngay hôm nay

Đăng ký miễn phí

Những thương hiệu hàng đầu sử dụng nền tảng của chúng tôi

Câu hỏi thường gặp

Cổng thông tin Zoho Creator là gì?

Đây là cổng kết nối dành riêng cho khách hàng của bạn để họ tương tác với dữ liệu và ứng dụng kinh doanh. Người dùng có thể đăng ký thông qua cổng trực tuyến thay vì bằng tài khoản Zoho.

Đối tượng người dùng cổng thông tin là ai?

Người dùng cổng thông tin là bất kỳ ai bên ngoài tổ chức, như khách hàng, nhà cung cấp, đối tác kinh doanh và những người khác, những người cần một điểm truy cập duy nhất vào sản phẩm, dịch vụ và thông tin của bạn. Ví dụ: Một trường đại học có thể thiết lập một cổng thông tin dành cho sinh viên của trường.

Tôi có thể tạo những loại cổng thông tin nào với Zoho Creator?

Cổng thông tin tự phục vụ mở ra vô số cơ hội mới để các bên liên quan tương tác với doanh nghiệp của bạn. Cổng trang web của Zoho Creator có thể được tận dụng để đáp ứng nhu cầu kinh doanh cho một số ứng dụng tiếp xúc trực tiếp với khách hàng, như cổng kết nối với sinh viên, cổng để hỗ trợ CNTT, xử lý và thực hiện đơn hàng, quản lý nhà cung cấp, nhân sự, bộ phận bán hàng, bộ phận trợ giúp và hơn thế.

Zoho Creator sử dụng các cơ chế xác thực nào?

Zoho Creator cho phép bạn lựa chọn giữa các cơ chế xác thực khác nhau

  • Đăng nhập cổng thông tin - Sử dụng thông tin đăng nhập duy nhất được tạo khi đăng ký cổng thông tin khách hàng.
  • Đăng nhập liên kết - Sử dụng tài khoản Google hoặc Facebook của bạn.
  • Xác thực SAML - Cơ chế Đăng nhập một lần (SSO) để khách hàng có thể truy cập cổng thông tin khách hàng bằng cách sử dụng một nhà cung cấp danh tính.

Cách thức hoạt động của các loại cổng thông tin này như thế nào?

Cổng thông tin được chia thành ba loại, dựa trên khả năng kiểm soát truy cập:

  • Công cộng - Bất kỳ người dùng nào có liên kết đến cổng thông tin khách hàng đều có thể đăng ký và truy cập.
  • Hạn chế - Người dùng phải đăng ký và được quản trị viên phê duyệt để truy cập cổng thông tin.
  • Riêng tư - Chỉ những người dùng được quản trị viên của cổng thông tin khách hàng mời mới có thể truy cập. Người dùng không thể tự đăng ký cổng thông tin.

Quyền hạn là gì?

Quyền hạn kiểm soát chi phối mức độ khả năng truy cập cổng thông tin khách hàng của một người dùng. Quản trị viên có thể cấu hình các quyền hạn theo nhiều cách khác nhau, dựa trên phạm vi công việc của người dùng trong cổng thông tin. Một số ví dụ bao gồm các quyền hạn truy cập biểu mẫu hoặc đọc, ghi, sửa và xóa bỏ bản ghi. Tìm hiểu thêm

Có cần thêm khách hàng vào theo cách thủ công theo từng lần một không? Có tùy chọn để nhập người dùng không?

Bạn có thể thêm từng khách hàng hoặc nhập khách hàng vào hàng loạt. Sau khi nhập thành công, khách hàng sẽ nhận được lời mời qua email để truy cập cổng thông tin. Tìm hiểu thêm

Có thể tùy chỉnh toàn bộ trang đăng nhập không?

Tất cả các trang đăng nhập, đăng ký và đặt lại mật khẩu đều có thể tùy chỉnh bằng công cụ thiết kế trang cổng thông tin để thể hiện thương hiệu của công ty.

Tôi có thể cho khách hàng đăng ký cổng thông tin không?

Có. Bạn có thể cho phép khách hàng đăng ký cổng thông tin của ứng dụng, với điều kiện cổng thông tin đó thuộc loại Công cộng hoặc Hạn chế.

Giấy phép cổng thông tin được tính như thế nào? Có phải mua giấy phép cho từng lượt truy cập ứng dụng không?

Bạn có thể mua add-on cổng thông tin đối với các gói Premium và Ultimate. Giá add-on tùy thuộc vào số lượng người dùng.

Nhân viên của tôi có thể là một phần của cổng thông tin khách hàng không? Tôi có phải thanh toán chi phí giấy phép cho họ không?

Không. Theo Điều khoản sử dụng của Zoho Creator, chỉ khách hàng (chứ không phải nhân viên trong tổ chức) mới có thể đăng ký cổng thông tin.

Quản trị viên có thể đặt hoặc đặt lại mật khẩu của người dùng cổng thông tin không?

Người dùng cổng thông tin có thể sử dụng tùy chọn “Quên mật khẩu?” để thực hiện việc này. Nếu người dùng đã chọn cơ chế xác thực mặc định, quản trị viên có thể đặt lại mật khẩu của họ. Nếu sử dụng cơ chế xác thực SAML, việc đặt lại mật khẩu sẽ phụ thuộc vào các tùy chọn có sẵn ở phía nhà cung cấp danh tính.