วิธีที่ง่ายกว่าในการร่างจดหมาย อีเมล และป้ายกำกับในปริมาณมาก
แผนกบางแผนกในองค์กรของเรา เช่น แผนกเงินเดือน หรือแผนกทรัพยากรบุคคล ต้องทำงานทุกวันกับเนื้อหาทั้งแบบที่ต้องเปลี่ยนแปลงและไม่เปลี่ยนแปลง เพื่อสร้างจดหมายที่ปรับแต่งเฉพาะตัว อีเมล หรือสัญญาในปริมาณมาก ซึ่งเครื่องมือการรวมต่างๆ ใน Writer ก็ออกแบบมาเพื่อทำให้เรื่องต่างๆ ง่ายขึ้นสำหรับระบบที่คล้ายกัน ซึ่งนำไปสู่ประสิทธิภาพที่สูงขึ้น
เริ่มต้นเขียน- 1. สร้างเทมเพลต
- 2. เลือกแหล่งที่มาของข้อมูล
- 3. เลือกเอาต์พุต
สร้างเทมเพลต
เตรียมเอกสารหลักที่คุณสามารถปรับเปลี่ยนตลอดวงจรชีวิตของกระบวนการได้ จากนั้น แชร์กับทีมเพื่อนำไปสร้างหลายสำเนาที่ปรับแต่งเฉพาะตัวในปริมาณมาก โดยที่คุณไม่ต้องแก้ไขด้วยตัวคุณเอง
ดูวิธีสร้างเทมเพลตเอกสาร
เลือกแหล่งที่มาของข้อมูล
ใส่ข้อมูลลงในเอกสารจากแหล่งที่มาหลายแหล่ง เช่น Zoho CRM, Zoho Creator, Zoho Forms, ไฟล์ CSV และอีกมากมาย ใช้ฟิลด์รวมและลายเซ็นเพื่อเพิ่มองค์ประกอบที่ปรับแต่งเฉพาะตัวลงในเอกสารของคุณ (อย่างเช่น ชื่อผู้รับ) เอกสารของคุณจะได้รับการปรับแต่งโดยอัตโนมัติเมื่อคุณรวมเสร็จแล้ว หรือส่งไปยังแอปลายเซ็นดิจิทัล Zoho Sign
อ่านเพิ่มเติมเกี่ยวกับแหล่งที่มาของข้อมูล
เลือกเอาต์พุต
Writer ให้ตัวเลือกเอาต์พุตและการส่งมอบที่หลากหลาย เพื่อช่วยคุณแจกจ่ายเอกสารที่รวมของคุณ
เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับทางเลือกเอาต์พุตการส่งเมลในปริมาณมาก
คุณสามารถส่งเนื้อหาที่รวมได้เป็นเมล ทั้งแบบอินไลน์ หรือเป็นไฟล์แนบ
รวมและส่งเพื่อรวบรวมลายเซ็น
Writer สามารถส่งเอกสารที่รวมโดยอัตโนมัติไปยังผู้เซ็นของคุณเพื่อรับลายเซ็นบนสำเนาฉบับสุดท้าย
เพิ่มเอกสารที่รวมไปยังโฟลเดอร์ในโฟลเดอร์หนึ่ง
เลือกตำแหน่งที่คุณต้องการบันทึกเอกสารที่รวมของคุณ โดยคุณมีตัวเลือกในการรวมรายการทั้งหมดลงในเอกสารเดียว หรือสร้างเอกสารเฉพาะสำหรับผู้รับแต่ละคน
สร้างป้ายกำกับและซอง
หากการป้ายกำกับและซองสำหรับขนส่งที่เข้ากันได้กับ Avery เทมเพลตในตัวของเราครอบคลุมความต้องการของคุณไว้แล้ว
ดูเพิ่มเติมเกี่ยวกับการสร้างป้ายชื่อ
ติดตามการผสานรวมของคุณ
Mail Merge ใน Writer มาพร้อมกับตัวเลือกจัดตารางเวลาและติดตามในตัว เพราะการต้องอดนอนเพื่อร่างและส่งเมลนั้นไม่ใช่การใช้เวลาที่ดีสักเท่าไหร่
เรียนรู้วิธีการทำงานของบันทึก
เพิ่มเงื่อนไข
ซ่อนหรือแสดงส่วนต่างๆ ของเอกสารได้แบบไดนามิก ตอนนี้ Writer ให้คุณกำหนดเงื่อนไขก่อนผสานรวมเอกสารได้แล้ว โดยสามารถรวมชุดค่าที่ต่างกันได้อย่างชาญฉลาดตามเงื่อนไขเหล่านั้น และสร้าง เอกสารที่ไม่ซ้ำกันสำหรับผู้รับแต่ละคนในรายชื่อได้
เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับเงื่อนไข
เพิ่มเอกสารแนบที่เป็นส่วนตัว
จดหมายที่คุณสร้างเป็นจำนวนมากสามารถมีเอกสารแนบที่ออกแบบมาเฉพาะสำหรับผู้รับแต่ละราย Writer จะให้คุณเลือกเอกสารแนบเฉพาะจากแหล่งที่มาของข้อมูลของคุณ หรือโฟลเดอร์ที่มีอยู่แล้วบนคลาวด์ไดรฟ์ของคุณ
มาดูกันว่ามันทำงานอย่างไร
ข้อได้เปรียบของ Zoho
Writer เป็นแค่หนึ่งในแอปมากกว่า 40 แอปในระบบนิเวศของ Zoho ที่เติบโตอย่างไม่รู้จบ แต่ละแอปได้รับการออกแบบมาเพื่อช่วยคุณในการดำเนินธุรกิจทุกส่วนบนระบบคลาวด์ การรวมอย่างราบรื่นนี้หมายความว่า คุณสามารถสร้างการรวมอีเมลจากลีดของคุณได้อย่างรวดเร็วใน Zoho CRM หรือจากข้อมูลพนักงานของคุณใน Zoho People และ Zoho Recruit
