การใช้บันทึกย่อใน Zoho Mail

Zoho Mail ช่วยให้การเพิ่มบันทึกย่อเป็นเรื่องสะดวกง่ายดาย แอปพลิเคชัน Zoho Notes ในกล่องจดหมายของคุณทำให้การจดบันทึกไอเดียเป็นเรื่องง่าย สามารถดูหรือแก้ไขบันทึกย่อเหล่านี้ได้ในภายหลัง

เพิ่มบันทึกย่อ

เพิ่มบันทึกย่อจากหน้าต่างด้านซ้าย

  1. เข้าสู่ระบบ Zoho Mail
  2. ไปที่ Notes (บันทึกย่อ) บนเมนูแอปพลิเคชัน
  3. คลิกปุ่ม New Note (บันทึกย่อใหม่) บนเมนูด้านซ้าย
    บันทึกย่อใหม่
  4. ป้อนชื่อที่ต้องการใช้ให้กับบันทึกของคุณและพิมพ์คำอธิบาย
  5. คุณยังสามารถเปลี่ยนสีของบันทึกย่อ แทรกตาราง รูป หรือเอกสารแนบอื่นๆ ลงในบันทึกย่อของคุณได้โดยใช้ตัวเลือกที่มีให้
    เครื่องมือของบันทึกย่อ
  6. หลังจากเพิ่มการปรับแต่งที่จำเป็นลงในบันทึกย่อแล้ว ให้คลิก Add (เพิ่ม)

คุณสามารถแทรกรูปภาพแบบ Inline ลงในบันทึกย่อของคุณและคัดแยกเนื้อหาในรูปภาพเหล่านี้ลงในบันทึกย่อได้ เลือกรูปภาพแบบ Inline แล้วคลิก More (เพิ่มเติม) > Extract Content (คัดแยกเนื้อหา)
คัดแยกข้อความ

หรือคุณยังสามารถคลิกดรอปดาวน์ New Mail (เมลใหม่) เมื่อคุณอยู่ในกล่องจดหมายเข้าของคุณและเลือก New Note (บันทึกย่อใหม่)
บันทึกย่อใหม่

เพิ่มบันทึกย่อจากมุมมองเมล

  1. เข้าสู่ระบบ Zoho Mail
  2. ขณะดูอีเมล ให้คลิกไอคอนการดำเนินการเพิ่มเติมที่มุมบนขวาของหน้าต่าง
  3. จากเมนูดรอปดาวน์ ให้เลือก Add To (เพิ่มไปยัง)แล้วเลือก Notes (บันทึกย่อ)
    เพิ่มไปยัง
  4. หน้าต่างสร้างบันทึกย่อใหม่จะเปิดขึ้น
  5. ใส่ชื่อเรื่องที่เหมาะสม ใส่คำอธิบาย แล้วคลิก Add (เพิ่ม)

คุณยังสามารถเพิ่มบันทึกย่อใหม่จากรายการบันทึกย่อที่มีอยู่ได้ โดยการคลิกที่ตัวเลือก Notes Quick Add (เพิ่มบันทึกย่อด่วน)

เพิ่มด่วน

คุณยังสามารถใช้เมนูสร้างอัจฉริยะเพื่อเพิ่มบันทึกย่อใหม่ได้ เลือกอีเมลที่คุณต้องการเพิ่มเป็นบันทึกย่อ แล้วคลิกที่ไอคอนสร้างบันทึกย่อในหน้าต่างป๊อปอัปสร้างอัจฉริยะที่ปรากฏขึ้น ข้อความที่เลือกจะถูกเพิ่มเป็นคำอธิบายของบันทึกย่อ
สร้างอัจฉริยะ

บันทึกย่อทั้งหมดจะถูกบันทึกไว้ในแอปพลิเคชัน Notes คุณสามารถดูอีเมลที่สร้างบันทึกย่อสร้างขึ้นโดยใช้ตัวเลือก Open Linked email (เปิดอีเมลที่เชื่อมโยง) ในแอป Notes
อีเมลที่เชื่อมโยง

หมายเหตุ Zoho Mail รองรับการจัดรูปแบบ Rich Text ไอคอนการจัดรูปแบบที่อยู่ด้านล่างของบันทึกย่อคือตัวหนา ตัวเอียง ขีดเส้นใต้ ขีดฆ่า แบบอักษร และสัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อย คุณยังสามารถแปลงรูปแบบ Rich Text ของเนื้อหาเป็นข้อความธรรมดาได้โดยใช้ไอคอนล้างการจัดรูปแบบ

เครื่องมือแก้ไข Rich Text

เพิ่มบันทึกย่อของกลุ่ม

บันทึกทั้งหมดที่คุณสร้างจะบันทึกไว้ในส่วน ‘บันทึกของฉัน’ เว้นแต่คุณจะเลือกกลุ่มใดกลุ่มหนึ่งเฉพาะ ในการเพิ่มบันทึกย่อให้กับกลุ่ม ให้ทำตามขั้นตอนด้านล่าง :

  1. เข้าสู่ระบบ Zoho Mail
  2. ไปที่แอปพลิเคชัน Notes (บันทึกย่อ) ในกล่องจดหมายของคุณ
  3. คลิกกลุ่มที่คุณต้องการเพิ่มบันทึกย่อ
  4. คลิกปุ่ม New Note (บันทึกย่อใหม่)
    บันทึกย่อของกลุ่ม
  5. หน้าต่าง Add Note (เพิ่มบันทึกย่อ) จะปรากฏขึ้นมา
  6. ใส่ชื่อเรื่องและคำอธิบาย แล้วคลิก Add (เพิ่ม)
  7. บันทึกย่อจะถูกบันทึกไว้ในกลุ่มที่เลือก

นอกจากนั้น คุณสามารถทำตามวิธีใดก็ได้เพื่อเพิ่มบันทึกย่อแล้วคลิก My Notes (บันทึกย่อของฉัน) ที่มุมขวาบนของหน้าต่าง รายการของกลุ่มทั้งหมดที่คุณอยู่จะปรากฏขึ้น เลือกกลุ่มที่คุณต้องการเพิ่มบันทึกย่อ
บันทึกย่อของกลุ่ม

คุณยังสามารถคัดลอกหรือย้ายบันทึกไปยังกลุ่มสตรีมอื่นได้จากเมนูตัวเลือกเพิ่มเติม เฉพาะผู้ดูแลระบบ/ผู้ควบคุม หรือเจ้าของงานของบันทึกย่อเท่านั้นที่สามารถย้ายบันทึกย่อจากกลุ่มหนึ่งไปยังอีกกลุ่มหนึ่งได้

โน้ตแปะ

โน้ตแปะเป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมในการจัดการกับความคิดและแนวคิดที่สะเปะสะปะของคุณ ซึ่งอาจเกิดจากความคิดที่พลุ่งพล่านของคุณ บันทึกบางอย่างที่คุณต้องการให้เตือนเมื่อคุณเปิดกล่องจดหมายก็สามารถทำให้เป็นโน้ตแปะได้ บันทึกย่อเหล่านี้จะถูกแปะไว้บนหน้าจอกล่องจดหมายของคุณและสามารถย่อขนาด แสดงขึ้นเตือน ปรับขนาด หรือปิดได้ตามความต้องการ

ขั้นตอนในการสร้างโน้ตแปะ:

  1. คลิก New Note (บันทึกย่อใหม่) ในช่องแอปพลิเคชันด้านซ้ายเช่นเดียวในการสร้างบันทึกย่อใหม่
  2. คลิกที่ไอคอน Make it as sticky note (ทำให้เป็นโน้ตแปะ) ที่มุมบนซ้ายของบันทึกย่อใหม่
    ทำให้เป็นโน้ตแปะ
  3. โน้ตจะถูกแปะไว้ที่หน้ากล่องจดหมายของคุณ
  4. โน้ตแปะสามารถทำงานได้ และการทำงานทั้งหมดสามารถนั้นคล้ายกับบันทึกปกติ

คุณสามารถแปลงบันทึกที่มีอยู่แล้วให้เป็นโน้ตแปะได้โดยการคลิกที่ไอคอน Make it as sticky note (ทำให้เป็นโน้ตแปะ) เมื่อบันทึกย่อนั้นอยู่ในมุมมองแบบป็อปเอาท์

หมายเหตุ:

โน้ตแปะสามารถอยู่ในตำแหน่งที่ต้องการบนหน้าอินเตอร์เฟซของเมลโดยใช้ตัวเลือกการลาก

สามารถเปิดโน้ตแปะที่ย่อไว้ได้โดยใช้ไอคอนโน้ตแปะที่มุมขวาล่างของกล่องจดหมายของคุณ ตัวเลขบนไอคอนแสดงถึงจำนวนของโน้ตแปะที่ย่อและบันทึกไว้

โน้ตแปะ​​

คุณสามารถทำบันทึกย่อให้เป็นโน้ตแปะได้จากหน้าตัวอย่างของแอป Notes อีกด้วย คลิกที่ More Actions (การดำเนินการเพิ่มเติม) ที่ด้านล่างของบันทึกที่คุณต้องการทำให้เป็นโน้ตแปะ และเลือกตัวเลือก Make it as sticky note (ทำให้เป็นโน้ตแปะ) บันทึกย่อดังกล่าวจะถูกแปะไว้ที่กล่องจดหมายของคุณ

ทำให้เป็นโน้ตแปะ

ซึ่งสามารถทำได้จากทั้งหน้าการแสดงตัวอย่างของ Notes ในแอปพลิเคชัน Notes และในหน้าต่างการดูอีเมล (หากบันทึกถูกสร้างจากอีเมล)

หมายเหตุ:

โน้ตแปะจะปรากฏขึ้นในอินเตอร์เฟซจดหมายของคุณแม้รีเฟรชหน้า

พิมพ์บันทึกย่อ

แอป Notes (บันทึกย่อ) ช่วยให้คุณสามารถพิมพ์บันทึกย่อและโน้ตแปะได้เมื่อคุณต้องการสำเนาเอกสาร สามารถพิมพ์บันทึกย่อในมุมมองกล่องได้โดยเลือก Print (พิมพ์) จากตัวเลือก More Actions (การดำเนินการเพิ่มเติม) ของบันทึกย่อที่ต้องการ

พิมพ์บันทึกย่อ

สามารถพิมพ์บันทึกย่อที่อยู่ในมุมมองแบบป็อปเอาท์ได้โดยการเลือกตัวเลือกพิมพ์จากเมนูดรอปดาวน์ More Options (ตัวเลือกเพิ่มเติม)

คัดลอกบันทึกย่อ

คุณสามารถคัดลอกบันทึกย่อไปยังกลุ่มอื่นๆ ใน Zoho Mail ได้โดยทำตามขั้นตอนต่อไปนี้

  1. เข้าสู่ระบบ Zoho Mail
  2. ไปที่แอปพลิเคชัน Notes (บันทึกย่อ) ในบานหน้าต่างด้านซ้ายและเปิดบันทึกย่อที่คุณต้องการคัดลอกไปยังกลุ่มสตรีมของคุณ
  3. คลิกไอคอนตัวเลือกเพิ่มเติมในเมนูและเลือก Copy Note (คัดลอกบันทึกย่อ)
    คัดลอกบันทึกย่อ
  4. ในป๊อปอัป ให้เลือกกลุ่มและหนังสือที่คุณต้องการคัดลอกบันทึกไปยัง จากส่วนที่เกี่ยวข้อง และคลิก ‘OK (ตกลง)’
    คัดลอกบันทึกย่อ

คุณยังสามารถย้ายบันทึกย่อไปยังกลุ่มสตรีมอื่นได้ โดยเลือก Move Note (ย้ายบันทึกย่อ) ในเมนูตัวเลือกเพิ่มเติม

หรือถ้าบันทึกย่ออยู่ในมุมมองกล่อง คุณสามารถคลิก My Notes (บันทึกย่อของฉัน) ที่ส่วนล่างของหน้าต่างได้ รายการของกลุ่มทั้งหมดที่คุณอยู่จะปรากฏขึ้น เลือกกลุ่มที่คุณต้องการย้ายบันทึกไปไว้

หมายเหตุ: คุณสามารถเลือกที่จะไม่ใส่ความคิดเห็นในบันทึกต้นฉบับได้โดยการยกเลิกการเลือกช่องทำเครื่องหมาย 'Include comments (รวมความคิดเห็น)'

มุมมองบันทึกย่อ

คุณสามารถเปลี่ยนวิธีที่คุณดูบันทึกย่อได้โดยใช้ตัวเลือกมุมมองบันทึกย่อ บันทึกย่อสามารถแสดงในมุมมองตารางหรือมุมมองรายการตามความต้องการของคุณ

มุมมองบันทึกย่อ

คุณสามารถดูบันทึกย่อได้ในแท็บที่แยกต่างหาก โดยใช้ตัวเลือก Open in tab (เปิดในแท็บ) ภายใต้การดำเนินการเพิ่มเติมในหน้าการแสดงตัวอย่างของ Notes

ข้อคิดเห็นและการทำงานร่วมกัน

หลังจากเพิ่มบันทึกย่อแล้ว Zoho Mail ยังมีตัวเลือกให้คุณสามารถทำงานร่วมกันและสื่อสารกับผู้อื่นได้โดยไม่สูญเสียบริบทของบันทึกย่อ ซึ่งสามารถทำได้ทั้งบันทึกย่อส่วนตัวและบันทึกย่อของกลุ่ม

ความคิดเห็น

ในทั้งสองกรณี คุณสามารถเชิญให้สมาชิกขององค์กรดูบันทึกย่อหรือแท็กพวกเขาในข้อคิดเห็นเพื่อพูดคุยไอเดียหรือให้สมาชิกในองค์กรรับทราบถึงโครงการที่เกี่ยวข้องกับทีมต่างๆ ได้

บันทึกย่อที่คุณเพิ่มให้กับกลุ่มจะได้รับการบันทึกลงในหน้าสตรีมที่เกี่ยวข้องโดยตรง (หากเปิดใช้งานสตรีมสำหรับกลุ่มนั้น) คุณสามารถคลิกที่ชื่อดิสเพลย์ในข้อคิดเห็นบนบันทึกย่อของกลุ่มเพื่อดูบัตรข้อมูลผู้ติดต่อได้ คุณสามารถเลือก View notes by this member (ดูบันทึกย่อของสมาชิกรายนี้) จากบัตรผู้ติดต่อเพื่อดูบันทึกย่อทั้งหมดของสมาชิกรายดังกล่าวในกลุ่มนั้นได้

การทำงานในบันทึกย่อร่วมกัน

เมื่อคุณเชิญสมาชิกในองค์กรของคุณไปยังบันทึกย่อของคุณหรือสร้างบันทึกย่อในกลุ่มองค์กรใดๆ ของคุณ สมาชิกสามารถแก้ไขบันทึกย่อและเพิ่มความคิดเห็นของพวกเขาลงในบันทึกย่อได้

  • สมาชิกสามารถแก้ไขบันทึกย่อได้ทีละหนึ่งคนเท่านั้น ในการเสร็จสิ้นการแก้ไข ผู้เข้าร่วมควรคลิก Mark Complete (ทำเครื่องหมายว่าเสร็จสมบูรณ์) ที่ด้านบน หากสมาชิก/ ผู้รับเชิญในกลุ่มคนอื่นพยายามแก้ไขบันทึกย่อพร้อมกัน การเปลี่ยนแปลงที่ทำโดยพวกเขาเหล่านั้นจะไม่ถูกบันทึก
    ทำเครื่องหมายว่าเสร็จสมบูรณ์
  • คุณยังสามารถดูประวัติเวอร์ชันของบันทึกย่อได้โดยการคลิกที่ไอคอน Version history (ประวัติเวอร์ชัน) ที่มุมบนขวาของบันทึกย่อ คุณสามารถเลือกที่จะคืนค่าเวอร์ชันใดๆ หรือบันทึกเป็นรายการใหม่ได้โดยใช้ไอคอนตัวเลือกเพิ่มเติม
    ประวัติเวอร์ชัน
  • ชื่อผู้เข้าร่วมพร้อมกับเวลาที่แก้ไขจะแสดงที่ด้านบนของบันทึกย่อ

หมายเหตุ:

การแท็กสมาชิกองค์กรที่ไม่ได้เป็นส่วนหนึ่งของกลุ่มในบันทึกย่อของกลุ่ม จะเป็นการเพิ่มสมาชิกเหล่านั้นลงในรายการของผู้ได้รับเชิญ

จัดระเบียบบันทึกย่อ

การสร้างสมุด

ในแต่ละกลุ่มหรือส่วนบันทึกย่อส่วนบุคคล คุณสามารถสร้างหนังสือและจัดประเภทบันทึกย่อของคุณได้ดีขึ้นด้วยการแยกเป็นสมุด

ขั้นตอนในการสร้างสมุด:

  1. ไปที่แอปพลิเคชัน Notes ในกล่องขาเข้าของคุณ
  2. คลิกขวาที่ My Notes (บันทึกย่อของฉัน) หรือกลุ่มใดๆ ที่คุณเป็นส่วนหนึ่ง
  3. เลือก Create Book (สร้างสมุด) จากตัวเลือกที่ปรากฏอยู่
    สร้างกลุ่ม
  4. ป้อนชื่อสำหรับสมุดของคุณและกด Enter
  5. สมุดใหม่จะถูกบันทึกเป็นหมวดหมู่ของบันทึก
  6. คุณสามารถไปยังสมุดที่ต้องการได้ในหน้าต่างรายการด้านซ้ายเพื่อเพิ่มบันทึกย่อในประเภทนี้ได้

คุณสามารถดูสมุดที่สร้างขึ้นในแต่ละหมวดหมู่ได้โดยขยายสามเหลี่ยมที่ด้านซ้ายของชื่อกลุ่ม

ทำเครื่องหมายเป็นรายการโปรด

คุณสามารถทำเครื่องหมายบันทึกย่อที่คุณอาจต้องการใช้บ่อยเป็นรายการโปรดได้ สามารถดูได้อย่างง่ายดายภายใต้เมนู ‘รายการโปรด’ ในแอปพลิเคชัน Notes

ในการทำบันทึกให้เป็นรายการโปรด ให้เลื่อนเมาส์ไปที่บันทึกแล้วคลิกไอคอนทำเครื่องหมาย/ยกเลิกการทำเครื่องหมายเป็นรายการโปรด สามารถดูบันทึกทั้งหมดที่ทำเครื่องหมายเป็นรายการโปรดไว้ ได้ในหน้าจอเดียวในเมนูรายการโปรด

บันทึกย่อโปรด

แท็กบันทึกย่อ

การแท็กบันทึกย่อเป็นวิธีที่ดีเยี่ยมในการจัดระเบียบบันทึกย่อให้เป็นประเภทที่เฉพาะเจาะจง Zoho Mail ให้คุณสร้างแท็กและใส่แท็กให้กับบันทึกย่อ เพื่อช่วยให้แยกแยะบันทึกได้ง่าย

เมื่อต้องการแท็กบันทึกย่อให้คลิกไอคอนแท็กที่มุมขวาล่างของบันทึกย่อแล้วเลือกแท็กที่คุณต้องการใช้

คุณสามารถดูบันทึกย่อทั้งหมดในแท็กเฉพาะได้จากหน้าสตรีมของคุณ คลิกไอคอนแท็กในหน้าสตรีมของกลุ่ม และเลือกแท็กที่ต้องการ บันทึกทั้งหมดในแท็กนี้จะแสดงรายการบนหน้าจอ

แท็กบันทึกย่อ

รหัสสีบันทึกย่อ

คุณยังสามารถกำหนดสีให้กับแต่ละบันทึกย่อได้โดยยึดตามประเภทเพื่อการแยกแยะที่รวดเร็วยิ่งขึ้น เมื่อต้องการกำหนดสีให้กับบันทึกย่อ ให้คลิกไอคอนเปลี่ยนสีและเลือกสีที่คุณต้องการใช้

คุณจะไม่สามารถเปลี่ยนสีบันทึกย่อของกลุ่มที่สร้างโดยสมาชิกกลุ่มคนอื่นๆ ได้

สีของบันทึกย่อ

ลบบันทึก

คุณสามารถลบบันทึกย่อหลายรายการได้ในครั้งเดียวจากมุมมองบันทึกย่อเพื่อการจัดระเบียบ เลือกบันทึกย่อที่ต้องการลบ แล้วคลิกไอคอนลบที่เมนูส่วนหัว

ลบบันทึกย่อ

หากไม่พบสิ่งที่คุณกำลังค้นหา

โปรดติดต่อเราที่: support@zohomail.com