วางกำหนดเวลาและส่งอีเมล

ส่งภายหลัง - กำหนดเวลาอีเมลและส่งอีเมลที่ส่งเป็นกิจวัตร

คุณสามารถใช้ตัวเลือก Send Later (ส่งภายหลัง) ของ Zoho Mail เพื่อตั้งกำหนดเวลาสำหรับอีเมลของคุณและส่งอีเมลในเวลาที่เลือกในภายหลัง คุณสามารถกำหนดเวลาให้อีเมลส่งครั้งเดียวถึงผู้รับ หรือตั้งค่าอีเมลที่ส่งเป็นกิจวัตรให้ส่งตามช่วงเวลาปกติ อีเมลเหล่านี้จะอยู่ในโฟลเดอร์กล่องขาออกของคุณ และจะถูกส่งตามเวลาที่กำหนด

กำหนดเวลาการส่งอีเมล

อีเมลที่วางกำหนดการไว้มีประโยชน์มากเมื่อคุณต้องการส่งอีเมลบางประเภท เช่น ใบบันทึกเวลาหรือรายงานประจำสัปดาห์ในช่วงสุดสัปดาห์หรือกลางวัน แต่ต้องการให้ผู้จัดการของคุณที่อยู่ในโซนเวลาที่แตกต่างกันได้รับในเวลาที่เหมาะสม เช่น ในวันจันทร์เวลา 11 นาฬิกา สำหรับธุรกิจ ขอแนะนำให้ทำความเข้าใจเวลาที่ดีที่สุดในการส่งอีเมลและส่งข้อความของคุณตามข้อมูลดังกล่าว

นอกจากนี้ ยังสามารถแก้ไขการจำวันเกิดผิด ที่คุณอาจจำวันเกิดได้เมื่อสัปดาห์ก่อนหน้าได้ลืมที่จะอวยพรวันเกิดในวันจริง คุณสามารถวางกำหนดการส่งอีเมลอวยพรวันเกิดตามวันที่และเวลาที่ต้องการได้

ขั้นตอนในการวางกำหนดการอีเมล

คุณสามารถทำตามขั้นตอนด้านล่างเพื่อจัดกำหนดการและส่งอีเมลได้

1. เข้าสูระบบ Zoho Mail
2. คลิก New Mail (เมลใหม่) เพื่อเปิดตัวแก้ไข
3. ร่างอีเมลของคุณตามปกติ
4. เพิ่มไฟล์แนบหากมี
5. คลิก Send Later (ส่งภายหลัง)
6. เลือกแท็บ Schedule (กำหนดเวลา) เพื่อตั้งกำหนดเวลาสำหรับอีเมล
   
7. มีตัวเลือกให้เลือกคือ 1 ชั่วโมง,2 ชั่วโมง, 4 ชั่วโมง, พรุ่งนี้เช้า, พรุ่งนี้บ่าย และวันที่และเวลาที่กำหนดเอง
8. คุณสามารถเลือกวันที่ เวลา และเขตเวลาที่ต้องการได้หากคุณเลือกใช้ตัวเลือก Custom date and time (วันที่และเวลาที่กำหนดเอง)
9. คลิก Save (บันทึก)
10. เมื่อคุณคลิกส่งอีเมลจะถูกย้ายไปยังกล่องขาออก และจะอยู่ในกล่องขาออกจนกว่าจะถึงเวลาที่กำหนดไว้

วางกำหนดการอีเมลเป็นกิจวัตร

คุณยังสามารถกำหนดเวลาอีเมลที่ส่งเป็นกิจวัตรได้ โดยสามารถตั้งค่าให้ส่งอีเมลเป็นกิจวัตรได้โดยขึ้นอยู่กับความถี่และวันที่สิ้นสุดหรือจำนวนครั้งที่ต้องการ อีเมลที่เป็นกิจวัตรมีประโยชน์เมื่อคุณต้องการส่งการแจ้งเตือนให้กับลูกค้า โดยเกี่ยวข้องกับใบแจ้งหนี้หรือส่งรายงานประจำสัปดาห์ให้กับเพื่อนร่วมงานของคุณ

เมื่อมีการกำหนดเวลาอีเมลที่ส่งเป็นกิจวัตร การดำเนินการจะเกิดขึ้น (อีเมลจะถูกส่ง) ตามรูปแบบกิจวัตรครั้งถัดไปที่ตรงตามเกณฑ์ เช่น หากคุณตั้งค่ารูปแบบกิจวัตรเป็นทุกวันจันทร์เวลา 10.00 น. ในวันจันทร์เวลา 11.00 น. อีเมลจะถูกส่งในรูปแบบกิจวัตรตั้งแต่วันจันทร์ถัดไป

1. คุณสามารถทำตามขั้นตอนด้านล่างเพื่อจัดกำหนดการและส่งอีเมลได้
2. เข้าสู่ระบบบัญชี Zoho Mail ของคุณ
3. คลิก New Mail (เมลใหม่) เพื่อเปิดตัวแก้ไข
4. ร่างอีเมลตามปกติ
5. เพิ่มไฟล์แนบหากมี
6. คลิกตัวเลือก Send Later (ส่งภายหลัง)
7. เลือกแท็บ Recurring (การเกิดซ้ำ) เพื่อตั้งค่ากำหนดเวลาการเกิดซ้ำสำหรับอีเมล
   
8. รูปแบบการส่งซ้ำอาจเป็น
   1. Daily (รายวัน) - ทุก _ วัน / ทุกวันจันทร์ถึงศุกร์
   2. Weekly (รายสัปดาห์) - ทุก _ สัปดาห์ในวันที่เลือก
   3. Monthly (รายเดือน) - ทุก _ เดือนในวันที่เลือก / วันที่ระบุของสัปดาห์ที่เลือก
   4. Yearly (รายปี) - ในวันที่เลือกของเดือนที่เลือก / วันที่ n ของสัปดาห์ที่เลือก
9. เลือกรูปแบบส่งเกิดเป็นกิจวัตรที่ต้องการจากตัวเลือกที่ให้มา
10. เลือกโซนเวลาที่คุณต้องการกำหนดเวลาอีเมล
11. คลิก Save (บันทึก)
12. อีเมลที่วางกำหนดการจะยังคงอยู่ในกล่องขาออกและจะถูกส่งตามรูปแบบส่งเป็นกิจวัตรและความถี่ที่ตั้งค่าไว้

อีเมลที่กำหนดเวลาไว้ - กล่องขาออก

อีเมลที่มีการกำหนดเวลาและการส่งเป็นกิจวัตรไว้จะอยู่ในกล่องขาออกจนกว่าจะถึงวันที่และเวลาที่กำหนด คุณสามารถแก้ไขอีเมลจากโฟลเดอร์กล่องขาออกเพื่อทำการเปลี่ยนแปลงใดๆ กับอีเมลได้ อย่างไรก็ตาม เมื่อคุณแก้ไขอีเมล กำหนดการที่มีอยู่จะหยุดชั่วคราว และอีเมลจะถูกย้ายไปยังโฟลเดอร์แบบร่าง คุณสามารถใช้ตัวเลือก Send later (ส่งภายหลัง) เพื่อกำหนดเวลาเปลี่ยนกำหนดการของอีเมลเป็นเวลาที่คุณสะดวก

เมื่อคุณจัดกำหนดการอีเมลและตั้งค่ารูปแบบการส่งเป็นกิจวัตร กำหนดการที่ตั้งค่าไว้จะถูกแทนที่ด้วยการส่งเป็นกิจวัตร

ในทำนองเดียวกัน เมื่อคุณตั้งค่าการส่งเป็นกิจวัตรให้กับอีเมลแล้ว หากคลิกที่ไอคอนนาฬิกาและตั้งค่ากำหนดการ รูปแบบการส่งเป็นกิจวัตรจะถูกแทนที่

หยุดกำหนดการ

คุณสามารถหยุดกำหนดการของอีเมลจากโฟลเดอร์กล่องขาออกได้ คลิกที่ไอคอนนัดหมายที่อยู่ถัดจากอีเมลที่ต้องการในรายการกล่องขาออก ปุ่ม Stop Schedule (หยุดกำหนดการ) จะปรากฏขึ้น เมื่อคุณคลิกปุ่ม กำหนดการจะหยุดลงและอีเมลจะถูกบันทึกเป็นแบบร่าง คุณยังสามารถตัดสินใจที่จะส่งอีเมลทันทีได้ โดยเลือกที่ตัวเลือก Send right now (ส่งทันที) ถัดจากปุ่ม Stop Schedule (หยุดกำหนดการ)

​​