การแชร์โฟลเดอร์
การแชร์โฟลเดอร์ช่วยให้คุณแชร์ทั้งโฟลเดอร์ของอีเมลกับสมาชิกองค์กรของคุณ ผู้ใช้ที่คุณแชร์โฟลเดอร์ด้วยจะสามารถดูอีเมลและเพิ่มข้อคิดเห็นได้
โฟลเดอร์แบบกำหนดเองเท่านั้นที่สามารถแชร์ได้ ตัวเลือกการแชร์โฟลเดอร์ไม่พร้อมใช้งานสำหรับโฟลเดอร์ในตัว สิทธิ์มีอยู่สามระดับในขณะที่แชร์โฟลเดอร์แบบกำหนดเอง
วิธีการทำงานของการแชร์โฟลเดอร์:
คุณสามารถแชร์โฟลเดอร์แบบกำหนดเองที่คุณสร้างขึ้นกับผู้ใช้อื่นๆ ในองค์กรของคุณได้
- คลิกขวาที่โฟลเดอร์แบบกำหนดเองใดๆ และเลือกตัวเลือก 'Share Folder'
- ในกล่องโต้ตอบที่ปรากฏขึ้น ให้พิมพ์ตัวอักษรสองสามตัวของชื่อบุคคลที่คุณต้องการแชร์โฟลเดอร์ด้วย
- เลือกสมาชิกองค์กรที่คุณต้องการแชร์โฟลเดอร์ด้วย
- เลือก 'สิทธิ์' สำหรับผู้ใช้แต่ละราย สิทธิ์การแชร์มีดังนี้
- อ่าน
- เขียน
- มอบหมาย
- คลิก Share เพื่อส่งคำเชิญให้ผู้ใช้รายอื่นไปยังโฟลเดอร์ที่แชร์ของคุณ
เมื่อคุณเชิญผู้ใช้ พวกเขาจะได้รับการแจ้งเตือนเกี่ยวกับ 'โฟลเดอร์ที่แชร์' ผู้ใช้สามารถยอมรับหรือปฏิเสธโฟลเดอร์ที่แชร์ได้ตามต้องการ
หลังจากที่พวกเขายอมรับคำเชิญการเชิญแล้ว โฟลเดอร์ของคุณจะปรากฏในส่วน 'Shared with Me' ของพวกเขา
สามารถทำงานร่วมกันบนอีเมลในโฟลเดอร์ได้แล้วในขณะนี้ คุณหรือสมาชิกคนใดก็ตามที่แชร์ด้วยสามารถเพิ่มข้อคิดเห็นเกี่ยวกับอีเมลในโฟลเดอร์ที่แชร์ได้ ผู้ทำงานร่วมกันทั้งหมดจะได้รับการแจ้งเตือนเกี่ยวกับข้อคิดเห็น คุณสามารถกำหนดค่า 'ตัวกรอง' ให้ย้ายอีเมลบางรายการไปยังโฟลเดอร์ที่แชร์โดยอัตโนมัติได้ ด้วยวิธีนี้ อีเมลใหม่ที่ตรงกับเงื่อนไขในตัวกรองจะถูกย้ายไปยังโฟลเดอร์ที่แชร์และแชร์กับผู้ใช้อื่นโดยอัตโนมัติ คุณยังสามารถย้ายอีเมลด้วยตัวเองไปยังโฟลเดอร์ที่แชร์ได้ด้วย
ตอนนี้คุณสามารถแชร์อีเมลทีละรายการในโฟลเดอร์ที่แชร์ได้ด้วย อย่างไรก็ตาม ผู้ใช้คนอื่นจะไม่สามารถย้ายอีเมลไปยังโฟลเดอร์ที่แชร์นี้ได้
แชร์เป็นอ่านอย่างเดียว:
เมื่อคุณแชร์โฟลเดอร์พร้อมสิทธิ์ 'อ่าน' ผู้ใช้อื่นจะสามารถอ่านอีเมลในโฟลเดอร์และเพิ่มข้อคิดเห็นได้เท่านั้น อย่างไรก็ตาม อีเมลจะไม่ถูกทำเครื่องหมายว่าอ่านแล้วแม้ว่าผู้ใช้จะอ่านอีเมลแล้วก็ตาม
แชร์พร้อมสิทธิ์เขียน
เมื่อคุณแชร์โฟลเดอร์พร้อมสิทธิ์ 'เขียน' นอกเหนือจากการอ่านอีเมลและเพิ่มข้อคิดเห็นแล้ว พวกเขาสามารถทำสิ่งต่อไปนี้ได้:
- เพิ่มธงในอีเมล
- อีเมลจะถูกทำเครื่องหมายว่าอ่านแล้ว
- ธงจะถูกแชร์และผู้ทำงานร่วมกันทั้งหมดจะสามารถมองเห็นได้
หมายเหตุ:
- โฟลเดอร์ที่แชร์กับคุณสามารถดูได้บนไคลเอนต์ IMAP เดสก์ท็อปทั้งหมด (Outlook, Mac Mail, Thunderbird, Spark) และบนแอปพลิเคชันแบบเนทีฟใน Android และ iPhone
- ไคลเอนต์ IMAP Thunderbird ยังสนับสนุนการแชร์โฟลเดอร์จากไคลเอนต์ที่มีสิทธิ์อ่านและเขียนอีกด้วย เรียนรู้เพิ่มเติม
โฟลเดอร์ที่มอบหมาย:
เมื่อคุณ 'มอบหมาย' โฟลเดอร์ คุณสามารถเลือก 'ที่อยู่จาก' จากบัญชีของคุณเมื่อแชร์โฟลเดอร์ ผู้ใช้จะสามารถอ่าน เพิ่มข้อคิดเห็น และตอบกลับเพิ่มเติม หรือตอบกลับอีเมลในนามของคุณได้ การมอบหมายคือการอนุญาตให้ผู้ใช้ตอบกลับอีเมลในโฟลเดอร์ในนามของคุณด้วยที่อยู่อีเมลที่เลือก