กระบวนการเก็บถาวร

การเก็บถาวรอีเมลเก่าช่วยให้คุณมีกล่องจดหมายที่เป็นระเบียบ Zoho Mail จะจัดเก็บอีเมลตามนโยบายการจัดเก็บถาวรที่กำหนดค่าในการตั้งค่าของคุณ เมื่อเก็บถาวรข้อความแล้ว ข้อความเหล่านั้นจะถูกจัดเก็บไว้ในโฟลเดอร์เดียวกันและสามารถดูได้โดยคลิกตัวเลือก View Archived ในเมนูส่วนหัว

ข้อความที่จัดเก็บถาวรไว้จะไม่สามารถใช้งานได้โดยไคลเอ็นต์ IMAP และไคลเอ็นต์ POP ใหม่ คุณสามารถจัดเก็บข้อความหรือโฟลเดอร์อย่างถาวรได้โดยการเลือกด้วยตนเอง โปรดทราบว่าการเก็บถาวรอีเมลจะไม่เปลี่ยนแปลงพื้นที่เก็บข้อมูลที่ใช้โดยกล่องจดหมายหรือโฟลเดอร์ของคุณ

ข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการเก็บข้อความถาวรและโฟลเดอร์จัดเก็บถาวรจะมีอยู่ในหน้าความช่วยเหลือในหัวข้อการจัดเก็บอีเมลถาวร

นโยบายการเก็บถาวรเริ่มต้น

นโยบายการเก็บถาวรเริ่มต้นจะใช้กับทุกโฟลเดอร์ในกล่องจดหมายของคุณ และไม่สามารถเปลี่ยนแปลงได้ คุณสามารถดูได้โดยทำตามขั้นตอนต่อไปนี้

1. เข้าสู่ระบบบัญชี Zoho Mail
2. คลิก Settings >> Archive Policy
3. ค่านโยบายเริ่มต้นจะปรากฏขึ้น
   
4. คุณไม่สามารถแก้ไขนโยบายเริ่มต้นได้ อย่างไรก็ตาม คุณสามารถสร้างนโยบายการเก็บถาวรแบบกำหนดเองและนำไปใช้กับโฟลเดอร์ของคุณได้

นโยบายการเก็บถาวรแบบกำหนดเอง

คุณสามารถสร้างนโยบายการเก็บถาวรแบบกำหนดเองได้ตามเงื่อนไขการเก็บถาวรบางอย่าง เช่น ระยะเวลาหรือจำนวนข้อความ หรือขนาดของอีเมล

1. เข้าสู่ระบบ Zoho Mail
2. ไปที่ Settings >> Archive Policy
3. คลิกไอคอนเพิ่มถัดจาก Custom Policies เพื่อสร้างนโยบายใหม่ที่มีค่าที่กำหนดเอง
   
4. ระบุชื่อนโยบายที่กำหนดเองของคุณ
5. เลือกเงื่อนไขการเก็บถาวรที่เหมาะสมจากตัวเลือกที่มีให้:
   1. Emails older than _ months
      เลือกตัวเลือกนี้เพื่อเก็บถาวรอีเมลที่คุณได้รับก่อน 'n' เดือน โดยที่ n คือจำนวนที่เลือก
   2. Emails except the latest _ messages
      ตัวเลือกนี้ใช้เพื่อเก็บถาวรอีเมลตามลำดับที่ได้รับ คุณสามารถเลือกไม่เก็บ 'n' ข้อความล่าสุดที่คุณได้รับในโฟลเดอร์เมื่อเร็วๆ นี้ แต่จัดเก็บอีเมลที่เหลือโดยถาวรได้
   3. Email size exceeds _ MB & older than _ days
      ตัวเลือกนี้คือการเก็บถาวรอีเมลตามขนาดและช่วงเวลาที่กำหนด คุณสามารถเลือกที่จะเก็บถาวรอีเมลที่มีขนาดใหญ่กว่าขีดจำกัดขนาดที่ระบุและเก่ากว่าจำนวนวัน n วันได้
      
6. หลังจากที่คุณเลือกเงื่อนไขการเก็บถาวรของคุณแล้ว ให้คลิก Create
7. เมื่อเสร็จแล้ว ให้คลิก Add Folder เพื่อเลือกโฟลเดอร์ที่คุณต้องการเชื่อมโยงกับนโยบายที่กำหนดเองนี้
   

คุณสามารถเลือกที่จะแยกข้อความที่ยังไม่ได้อ่าน/ข้อความที่ติดแฟล็กออกจากการจัดเก็บได้ โดยใช้ช่องทำเครื่องหมายที่ด้านล่างของเงื่อนไขการเก็บถาวร

นโยบายไม่ต้องเก็บถาวร

คุณสามารถเลือกนโยบาย 'Do not Archive' ให้กับโฟลเดอร์ใดๆ ได้เพื่อแยกออกจากการเก็บถาวร

1. เข้าสู่ระบบบัญชี Zoho Mail
2. ไปที่ Settings > Archive Policy
3. คลิก Do not Archive
   
4. คลิกที่ Add folder และเลือกโฟลเดอร์ที่เกี่ยวข้องเพื่อใช้นโยบายไม่ต้องเก็บถาวร
5. คลิก Apply