การตั้งค่าองค์กร - แผงควบคุมของ Zoho Mail

การตั้งค่าองค์กร

ผู้ดูแลระบบสามารถควบคุมพารามิเตอร์ของทั้งองค์กรได้ ภายใต้การตั้งค่าองค์กร การตั้งค่าอีเมลขาออกของทั้งองค์กร เช่น การเพิ่มข้อความปฏิเสธความรับผิดของโดเมนและคีย์โดเมนมีพร้อมใช้งานในการตั้งค่าขององค์กรด้วย  

ซิงค์รายชื่อติดต่อขององค์กรสำหรับ EAS

เมื่อผู้ใช้หรือกลุ่มถูกสร้างขึ้นในองค์กร ที่อยู่อีเมลและรายละเอียดในบัญชี Exchange ของพวกเขาจะถูกเพิ่มลงในรายชื่อติดต่อขององค์กรหรือสมุดรายชื่อส่วนกลางโดยอัตโนมัติ ที่อยู่อีเมลเหล่านั้นจะปรากฏโดยอัตโนมัติในการกรอกข้อมูลอัตโนมัติและสมุดที่อยู่เมื่อผู้ใช้เขียนอีเมล 

เมื่อรายชื่อติดต่อของผู้ใช้ถูกซิงค์โดยใช้ Active Sync รายชื่อติดต่อขององค์กรจะสามารถซิงค์กับอุปกรณ์ต่างๆ ได้ด้วย  ผู้ดูแลระบบสามารถเลือกที่จะเปิดใช้งานหรือปิดใช้งานการซิงค์รายชื่อติดต่อขององค์กร สำหรับการซิงค์ที่ใช้งานอยู่ของอุปกรณ์เคลื่อนที่ในส่วนนี้ 

  1. เข้าสู่ระบบ แผงควบคุม Zoho Mail
  2. คลิก แผงควบคุม เลือก การตั้งค่าองค์กร แล้วเลือก ทั่วไป
  3. เลือก เปิดใช้งาน/ปิดใช้งาน ระหว่าง รายชื่อติดต่อองค์กรสำหรับ EAS เพื่อซิงค์รายชื่อติดต่อขององค์กรกับอุปกรณ์เคลื่อนที่ของผู้ใช้ 

รายชื่อติดต่อขององค์กรหรือสมุดรายชื่อส่วนกลางจะพร้อมใช้งานสำหรับรายชื่อติดต่อของอุปกรณ์เคลื่อนที่ของผู้ใช้ หากเปิดใช้งานการตั้งค่านี้ไว้ มิฉะนั้น ผู้ใช้จะสามารถซิงค์ได้เฉพาะรายชื่อติดต่อส่วนบุคคลโดยใช้ Exchange Active Sync บนอุปกรณ์เคลื่อนที่ 

การกรองสแปมขององค์กร

ตัวกรองสแปมใน Zoho Mail จะวิเคราะห์อีเมลในหลายระดับ มีบัญชีดำสากลบางส่วน ขึ้นอยู่กับว่าที่อยู่ IP และเนื้อหาใดบ้างทั้งหมดที่จะได้รับการจัดประเภทเป็นสแปม อีเมลอาจถูกจัดประเภทเป็นสแปมได้ หากอีเมลนั้นมาจากที่อยู่ IP ที่ถูกขึ้นบัญชีดำหรือดูเหมือนโดเมนอีเมลที่ปลอมแปลง หรือเนื้อหาของอีเมลนั้นมีลักษณะเป็นรูปแบบของการฟิชชิ่งหรือสแปม ทั้งหมดนี้ได้รับการดำเนินการเพื่อให้มั่นใจในความปลอดภัยของบัญชีของคุณ และเพื่อต่อสู้กับสแปม 

อย่างไรก็ตาม ผู้ดูแลระบบสามารถเลือกระดับของการกรองสแปมที่จำเป็นสำหรับทั้งองค์กรได้ ตัวเลือกการควบคุมสแปมมีหลายระดับให้เลือกใช้ คุณสามารถปิดการจัดประเภทสแปม หรือตั้งค่าเป็นระดับกลางอื่นๆ ได้

  • ปิด - การกรองสแปมถูกปิดสำหรับผู้ใช้ทั้งหมดในองค์กร และอีเมลทั้งหมดจะถูกส่งไปยังโฟลเดอร์กล่องขาเข้า
  • เฉพาะเนื้อหา - เนื้อหาอีเมลเท่านั้นที่จะถูกประมวลผลสำหรับสแปม ที่อยู่ IP ต้นทางหรือผู้ส่งจะไม่ถูกประมวลผลสำหรับสแปม นอกจากนี้ การตรวจสอบความถูกต้องของ SPF จะไม่ดำเนินการ และการกรองสแปมจะดำเนินการโดยยึดตามเนื้อหาของอีเมลเท่านั้น อีเมลจะถูกย้ายไปยังสแปมก็ต่อเมื่อเนื้อหาของอีเมลนั้นถูกพิจารณาว่าเป็นสแปม เนื้อหาของเมลจะไม่ถูกตรวจสอบหาสแปม
  • ผู้ส่งเท่านั้น - ผู้ส่งอีเมลหรือโดเมนหรือ IP ต้นทางจะถูกตรวจสอบในบัญชีดำที่กำหนดเองของตัวกรองป้องกันสแปม และเมื่ออิงตามการตรวจสอบนี้ อีเมลจะถูกจัดประเภทว่าเป็นสแปมหรือไม่ ในกรณีนี้ ถึงแม้ว่า SPF จะล้มเหลวสำหรับผู้ส่ง อีเมลก็จะถูกทำเครื่องหมายว่าไม่ใช่สแปม 
  • ผู้ส่งและส่วนหัว - อีเมลจะถูกจำแนกประเภทเป็นสแปมโดยอิงตามผู้ส่ง การตรวจสอบคีย์ SPF/โดเมน และเมื่อยึดตามข้อมูลในส่วนหัวของอีเมลและที่อยู่ IP บัญชีดำจะถูกตรวจสอบ เนื้อหาของเมลจะไม่ถูกตรวจสอบหาสแปม
  • เสร็จสิ้น - อีเมลจะถูกประมวลผลสำหรับสแปมตามกิจวัตรปกติ และอีเมลจะถูกจัดประเภทเป็นสแปมหรือไม่ใช่สแปมโดยตัวกรองสแปมของเรา

เลือกตัวเลือกที่ต้องการจากรายการแล้วคลิก บันทึก

ชื่อที่แสดงและรูปแบบอีเมลที่ต้องการ

ในการตั้งค่าองค์กร คุณสามารถเลือกรูปแบบที่ต้องการสำหรับการแสดงชื่อผู้ใช้ และรูปแบบที่คุณต้องการในการสร้างที่อยู่อีเมลได้ 

รูปแบบการแสดงชื่อ: 

  • หากคุณต้องการให้แสดงชื่อตามด้วยนามสกุล ให้เลือกตัวเลือก ชื่อ, นามสกุล
  • หากคุณต้องการให้แสดงนามสกุลตามด้วยชื่อ ให้เลือกตัวเลือก นามสกุล, ชื่อ

เลือกหนึ่งในตัวเลือกที่มีอยู่ และคลิก บันทึก

ชื่อของผู้ใช้ในองค์กรของคุณจะแสดงตามลำดับที่ต้องการในส่วนรายละเอียดผู้ใช้

รูปแบบอีเมลที่ต้องการ: 

เมื่อคุณป้อนชื่อและนามสกุลในส่วนรายละเอียดผู้ใช้ ที่อยู่อีเมลจะถูกป้อนอัตโนมัติในฟิลด์ที่อยู่อีเมล ตามรูปแบบที่ต้องการ

รูปแบบนี้จะถูกนำไปใช้ด้วย หากคุณกำลังนำเข้ารายละเอียดผู้ใช้ลงในบัญชีขององค์กรของคุณ หากมีการฟิลด์ชื่อและนามสกุล แต่ไม่ได้มีฟิลด์ชื่อผู้ใช้ ที่อยู่อีเมลจะถูกสร้างขึ้นสำหรับผู้ใช้แต่ละรายโดยอิงตามรูปแบบที่ระบุ

ไปที่ การตั้งค่าองค์กร >ทั่วไป > รูปแบบอีเมลที่ต้องการ และทำการเลือกตามที่ต้องการสำหรับสามฟิลด์จากเมนูแบบเลื่อนลง แล้วคลิก บันทึก

Catch All

บัญชี 'Catch All' หมายถึงบัญชีหรือกล่องจดหมายทั่วไป ดังที่ชื่อได้บ่งบอกไว้ จะดึงอีเมลทั้งหมดที่ส่งไปยังที่อยู่อีเมลที่ไม่มีอยู่ของโดเมน โดยทั่วไป คุณสามารถใช้บัญชี Catch All เพื่อไม่ให้พลาดอีเมลที่ส่งมายังที่อยู่อีเมลของผู้รับที่สะกดผิดได้ เมื่อกำหนดค่าแล้ว อีเมลที่ส่งไปยังที่อยู่อีเมลที่ผิดที่เกี่ยวข้องกับโดเมนจะไม่ถูกตีกลับ แม้แต่ที่อยู่อีเมลที่ส่งไปยังที่อยู่อีเมล 'ที่ไม่มีอยู่' หรือ 'ไม่ถูกต้อง' ของโดเมนก็จะถูกส่งไปยังบัญชี 'Catch All' ที่กำหนดค่าไว้ นอกจากนี้ 'Catch All' จะช่วยในการป้องกันอีเมลสแปมที่ส่งโดยใช้วิธีบรูทฟอร์ซ (brute force) เพื่อจัดประเภทที่อยู่อีเมลที่ถูกต้องและไม่ถูกต้องของโดเมน ด้วยการติดตามอีเมลที่ส่งและตีกลับ

ตัวอย่างเช่น หากส่งเมลไปยัง abc_d@yourdomain.com แทนที่จะเป็น abc.d@yourdomian.com อีเมลจะไม่ถูกตีกลับ อีเมลดังกล่าวจะถูกส่งไปยังกล่องจดหมาย Catch All ผู้ดูแลระบบหรือผู้ใช้บัญชี Catch All สามารถตรวจสอบและกำหนดเส้นทางเมลไปยัง abc.d@yourdomain.com ได้อย่างง่ายดาย

ขั้นตอนในการกำหนดค่าที่อยู่อีเมล 'Catch All':

คุณสามารถกำหนดค่าบัญชีที่มีอยู่เป็น Catch All ใน Zoho Mail ถ้าคุณต้องการใช้บัญชีแบบพิเศษ ให้สร้างบัญชีจากส่วนรายละเอียดผู้ใช้ แล้วทำตามขั้นตอนด้านล่างนี้ 

  1. เข้าสู่ระบบ https://www.zoho.com/mail
  2. คลิก แผงควบคุม เลือก การตั้งค่าองค์กร และเลือก Catch All
  3. คลิก เพิ่ม Catch All
  4. เลือกโดเมนจากเมนูแบบเลื่อนลง
  5. ระบุบัญชีขององค์กรที่คุณต้องการเพิ่มเป็นที่อยู่ Catch All

ถ้าคุณมีหลายโดเมน ให้ทำซ้ำขั้นตอนดังกล่าวสำหรับแต่ละโดเมน คุณสามารถกำหนดค่าบัญชีเดียวกันเป็น Catch All สำหรับโดเมนทั้งหมดได้ 

เมลการแจ้งเตือน

ตามค่าเริ่มต้น การแจ้งเตือนใดๆ จากเซิร์ฟเวอร์ที่เกี่ยวข้องกับองค์กรจะถูกส่งไปยังบัญชีผู้ดูแลระบบระดับสูงที่ลงทะเบียนไว้กับ Zoho ในการตั้งค่าขององค์กร อาจมีข้อกำหนดให้ต้องส่งการแจ้งเตือนไปยังที่อยู่อีเมลอื่น โดยไม่ต้องเปลี่ยนบัญชีผู้ดูแลระบบระดับสูง ซึ่งสามารถกำหนดค่าได้ในส่วนนี้ 

คุณสามารถกำหนดค่าที่อยู่อีเมลที่แตกต่างกันสำหรับการแจ้งเตือนของแต่ละโดเมนได้ 

ขั้นตอนในการกำหนดค่าที่อยู่อีเมล 'การแจ้งเตือน':

ในการกำหนดค่าที่อยู่อีเมลเป็นที่อยู่อีเมล 'การแจ้งเตือน' คุณควรตั้งค่าบัญชีที่อิงตามโดเมนใน Zoho Mail ไว้แล้ว 

  1. เข้าสู่ระบบ https://www.zoho.com/mail
  2. คลิก แผงควบคุม เลือก การตั้งค่าองค์กร และเลือก การแจ้งเตือน
  3. คลิก เพิ่มการแจ้งเตือน
  4. เลือกโดเมนจากเมนูแบบเลื่อนลง
  5. ป้อนบัญชีองค์กรที่คุณต้องการเพิ่มเป็นที่อยู่สำหรับการแจ้งเตือน

ถ้าคุณมีหลายโดเมน คุณต้องทำซ้ำขั้นตอนเดียวกันสำหรับโดเมนทั้งหมด เนื่องจากบัญชีการแจ้งเตือนเป็นบัญชีที่เฉพาะเจาะจงสำหรับแต่ละโดเมน นอกจากนี้ คุณสามารถตั้งค่าบัญชีเดียวกันเป็นที่อยู่อีเมลการแจ้งเตือนสำหรับโดเมนทั้งหมดได้ หากไม่ได้ระบุที่อยู่อีเมลการแจ้งเตือน อีเมลจะถูกส่งไปยังที่อยู่อีเมลของผู้ดูแลระบบระดับสูงตามค่าเริ่มต้น

S/MIME

Secure/ Multipurpose Internet Mail Extensions (S/MIME) จะสร้างความน่าเชื่อถือและมอบการป้องกันอีเมลของคุณในรูปแบบของลายเซ็นดิจิตอลและการเข้ารหัสเนื้อหาอีเมล S/MIME จะยึดตามการเข้ารหัสแบบอสมมาตร และใช้คีย์สาธารณะและคีย์ส่วนตัวเพื่อเซ็นชื่อแบบดิจิตอลหรือเข้ารหัสอีเมลของคุณ 

ลายเซ็นดิจิตอล - อีเมลที่ผู้ใช้ส่งจะมีการเซ็นชื่อแบบดิจิตอลด้วยคีย์ส่วนตัวของผู้ใช้ ลายเซ็นจะให้การรับรองความถูกต้องแก่อีเมลของคุณโดยการพิสูจน์ความเป็นเจ้าของ

การเข้ารหัสอีเมล - เนื้อหาของอีเมลถูกเข้ารหัสโดยใช้คีย์สาธารณะของผู้ใช้ เพื่อให้แน่ใจว่าอีเมลจะถูกอ่านโดยบุคลากรที่ได้รับอนุญาตที่มีคีย์สาธารณะของคุณเท่านั้น

การเปิดใช้งาน S/MIME 

  1. เข้าสู่ระบบ แผงควบคุม Zoho Mail
  2. ไปที่ แผงควบคุม >> การตั้งค่าองค์กร > > ทั่วไป
  3. ใช้ตัวเลือกสลับเปิด/ปิด S/MIME เพื่อเปิดใช้ S/MIME สำหรับองค์กรของคุณ 

S/MIME จะถูกเปิดใช้งานสำหรับองค์กรของคุณ คุณสามารถเลือกกล่อง อนุญาตให้ผู้ใช้อัปโหลดใบรับรองของตนเอง ถัดจากตัวเลือกสลับถ้าคุณต้องการให้ผู้ใช้ของคุณอัปโหลดใบรับรองของตนเอง

การเพิ่มใบรับรองที่ผู้ใช้ที่เฉพาะเจาะจง

ผู้ดูแลระบบและผู้ดูแลระบบระดับสูงสามารถเพิ่มใบรับรอง S/MIME สำหรับผู้ใช้จากแผงควบคุมได้ 

  1. เข้าสู่ระบบ mailadmin.zoho.com
  2. ไปที่ แผงควบคุม >> บัญชีเมล
  3. จากรายชื่อผู้ใช้ ให้คลิกที่ผู้ใช้ที่คุณต้องการอัปโหลดใบรับรอง
  4. ภายใต้ส่วน S/MIME ให้คลิก เพิ่ม เพื่ออัปโหลดใบรับรองสำหรับผู้ใช้
  5. เลือกที่อยู่อีเมลที่เชื่อมโยงอยู่จากเมนูแบบเลื่อนลง จากนั้นอัปโหลดใบรับรอง และป้อนรหัสผ่าน
  6. คลิก อัปโหลด

ใบรับรองที่เลือกจะถูกอัปโหลดสำหรับที่อยู่อีเมลของผู้ใช้ที่ระบุไว้ สามารถอัพโหลดใบรับรองทั้งหมด 5 รายการสำหรับหนึ่งที่อยู่อีเมล หนึ่งในนั้นจะมีการใช้งานอยู่ตลอดเวลา

Share this post : FacebookTwitter

Still can't find what you're looking for?

Write to us: support@zohomail.com