การตั้งค่าองค์กรสำหรับอีเมล

ผู้ดูแลระบบสามารถควบคุมพารามิเตอร์ของทั้งองค์กรได้ ภายใต้ส่วน Organization การตั้งค่าสำหรับทั้งองค์กร เช่น ชื่อองค์กร โลโก้ เทมเพลตสำหรับอีเมลต้อนรับและลายเซ็น รูปแบบสำหรับชื่อที่แสดง และที่อยู่อีเมล และตำแหน่งที่ตั้งต่างๆ สำหรับองค์กรสามารถตั้งค่าได้ที่นี่

โปรไฟล์องค์กร

คุณสามารถตั้งค่าข้อมูลโปรไฟล์พื้นฐานขององค์กรของคุณได้ในส่วน Profile ของคอนโซลผู้ดูแลระบบ ที่นี่คุณสามารถเปลี่ยนชื่อองค์กรของคุณ ผู้ดูแลระบบระดับสูง และอัปโหลดโลโก้สำหรับองค์กรของคุณได้

การเปลี่ยนชื่อองค์กรของคุณ

โดยทั่วไป หากคุณไม่แก้ไขชื่อขององค์กรหลังจากสร้างบัญชีขององค์กรแล้ว ชื่อโดเมนจะถูกเพิ่มเป็นชื่อขององค์กร ผู้ดูแลระบบระดับสูงสามารถเปลี่ยนชื่อองค์กรได้จากคอนโซลผู้ดูแลระบบ

  1. เข้าสู่ระบบ คอนโซลผู้ดูแลระบบ Zoho Mail และเลือก Organization ในเมนูด้านซ้าย
  2. ตามค่าเริ่มต้น ส่วน Profile จะปรากฏพร้อมรายละเอียดด้านล่าง:
    • Organization Info - แสดงชื่อองค์กร วันที่สร้าง และ ID องค์กร
    • Contact Details - จะมีชื่อและที่อยู่อีเมลของผู้ดูแลระบบระดับสูง
    • Subscription Info - แสดงภาพรวมของแผนการสมัครใช้งานและความถูกต้อง
  3. ภายใต้ Organization Info คุณจะพบ Name (ชื่อ) องค์กรของคุณ
  4. คลิกไอคอนแก้ไขและป้อนชื่อที่คุณต้องการเพื่อเปลี่ยนชื่อองค์กร
    แก้ไขโปรไฟล์องค์กร

การเปลี่ยนโลโก้องค์กร

ผู้ดูแลระบบระดับสูงมีสิทธิ์อัปโหลดโลโก้สำหรับบัญชีขององค์กร โลโก้นี้จะปรากฏในหน้าการเข้าสู่ระบบที่กำหนดเอง รวมถึงหน้าเว็บเมลของผู้ใช้ทั้งหมดในองค์กรด้วย

  1. เข้าสู่ระบบ คอนโซลผู้ดูแลระบบ Zoho Mail และเลือก Organization ในเมนูด้านซ้าย
  2. เลือกส่วน Profile และวางเมาส์เหนือโลโก้องค์กร
  3. คลิกที่ไอคอนแก้ไข
    เปลี่ยนโลโก้องค์กร
  4. คลิก Browse files เลือกไฟล์ที่คุณต้องการใช้เป็นโลโก้ขององค์กร และคลิก Open

เทมเพลตสำหรับอีเมลต้อนรับ

เมื่อมีการเพิ่มผู้ใช้ใหม่ในองค์กรของคุณ ผู้ดูแลระบบหรือผู้ดูแลระบบระดับสูงสามารถกำหนดค่าอีเมลต้อนรับที่กำหนดเอง ซึ่งจะถูกส่งไปยังผู้ใช้แต่ละราย เทมเพลตสำหรับอีเมลนี้สามารถแก้ไขได้ในคอนโซลผู้ดูแลระบบ

  1. เข้าสู่ระบบ คอนโซลผู้ดูแลระบบ Zoho Mail
  2. ในเมนู Organization ให้ไปที่ส่วน Welcome Email Template
  3. คลิก Configure Template
    อีเมลต้อนรับ
  4. ใส่เทมเพลตและจัดรูปแบบตามสิ่งที่จำเป็นของคุณ แล้วคลิก Save
    เทมเพลตสำหรับอีเมลต้อนรับ

เนื้อหาอีเมลที่คุณป้อนที่นี่จะถูกส่งเป็นอีเมลต้อนรับไปยังผู้ใช้ใหม่ทั้งหมด

หมายเหตุ:

ฟีเจอร์นี้จะพร้อมใช้งานสำหรับองค์กรที่ใช้แผนที่มีค่าใช้จ่ายแผนใดแผนหนึ่งของเราเท่านั้น

เทมเพลตลายเซ็น

ผู้ดูแลระบบและผู้ดูแลระบบระดับสูงสามารถกำหนดค่าเทมเพลตลายเซ็นสำหรับองค์กรได้ ลายเซ็น ซึ่งขึ้นอยู่กับเทมเพลตที่กำหนดค่าไว้ จะถูกเพิ่มสำหรับผู้ใช้ทั้งหมดในองค์กร ลายเซ็นที่กำหนดค่าโดยผู้ดูแลระบบที่นี่จะไม่สามารถเขียนทับด้วยลายเซ็นที่ผู้ใช้กำหนดค่าด้วยตนเอง

  1. เข้าสู่ระบบ คอนโซลผู้ดูแลระบบ Zoho Mail
  2. ในเมนู Organization ให้ไปที่ส่วน Signature Template
  3. คลิก Configure Template
  4. ใส่ชื่อสำหรับลายเซ็น แล้วเลือกจากรูปแบบการแสดงผลที่คุณต้องการนำไปใช้ ค่าสำหรับรูปแบบการแสดงผลจะถูกแทนที่ด้วยค่าที่เกี่ยวข้องที่ป้อนในส่วนโปรไฟล์ของผู้ใช้
    เทมเพลตลายเซ็น
  5. คุณยังสามารถเพิ่มข้อความหรือลิงค์ของเว็บไซต์ที่คุณต้องการเพิ่มลงในลายเซ็น แล้วคลิก Save

หมายเหตุ:

ฟีเจอร์นี้จะพร้อมใช้งานสำหรับองค์กรที่ใช้แผนที่มีค่าใช้จ่ายแผนใดแผนหนึ่งของเราเท่านั้น

รูปแบบชื่อที่แสดงที่ต้องการ

ผู้ดูแลสามารถเลือกรูปแบบที่ต้องการเพื่อแสดงชื่อผู้ใช้จากส่วนการตั้งค่าองค์กรในคอนโซลผู้ดูแลระบบ

  1. เข้าสู่ระบบ คอนโซลผู้ดูแลระบบ Zoho Mail
  2. ในเมนู Organization ให้ไปที่ส่วน Display Name Format
  3. เลือกการกำหนดลักษณะจากตัวเลือกด้านล่าง:
    • หากคุณต้องการให้แสดงชื่อตามด้วยนามสกุล ให้เลือกตัวเลือก First Name, Last Name
    • หากคุณต้องการให้แสดงนามสกุลตามด้วยชื่อ ให้เลือกตัวเลือก Last Name, First Name

ชื่อของผู้ใช้ในองค์กรของคุณจะแสดงตามลำดับที่ต้องการในส่วน Users

รูปแบบที่อยู่อีเมลที่ต้องการ

ผู้ดูแลสามารถเลือกรูปแบบที่ต้องการสำหรับการสร้างที่อยู่อีเมลของผู้ใช้จากส่วนการตั้งค่าองค์กรในคอนโซลผู้ดูแล

  1. เข้าสู่ระบบ คอนโซลผู้ดูแลระบบ Zoho Mail
  2. ในเมนู Organization ให้ไปที่ส่วน Email Address Format
  3. ในส่วนนี้ ให้เลือกตัวเลือกที่เกี่ยวข้องจากรายการดรอปดาวน์

ขณะสร้างผู้ใช้ใหม่ เมื่อคุณป้อนชื่อและนามสกุล ที่อยู่อีเมลจะถูกป้อนโดยอัตโนมัติในฟิลด์ที่อยู่อีเมลตามรูปแบบที่เลือก

รูปแบบนี้จะถูกนำไปใช้ด้วย หากคุณกำลังนำเข้ารายละเอียดผู้ใช้ลงในบัญชีขององค์กรของคุณ หากมีฟิลด์ชื่อและนามสกุล แต่ไม่ได้มีฟิลด์ชื่อผู้ใช้ ที่อยู่อีเมลจะถูกสร้างขึ้นสำหรับผู้ใช้แต่ละรายโดยอิงตามรูปแบบที่ระบุ

ตำแหน่งที่ตั้งขององค์กร

คุณสามารถเพิ่มสถานที่ทำงานลงในองค์กรของคุณได้หลายตำแหน่ง หลังจากเพิ่มผู้ใช้ คุณสามารถแมปตำแหน่งที่ตั้งที่สัมพันธ์กับผู้ใช้แต่ละรายได้ เฉพาะผู้ดูแลระบบระดับสูงและผู้ดูแลระบบเท่านั้นที่สามารถเพิ่มและแมปตำแหน่งที่ตั้งได้

  1. เข้าสู่ระบบ คอนโซลผู้ดูแลระบบ Zoho Mail
  2. ในเมนู Organization ให้ไปที่ส่วน Locations
  3. คลิก Add หากไม่มีตำแหน่งที่ตั้งที่มีอยู่ ให้คลิก Create your first location now!
    เพิ่มตำแหน่งที่ตั้งใหม่
  4. ป้อนตำแหน่งที่ตั้ง ที่อยู่ และเลือกโซนเวลาที่ถูกต้องจากดรอปดาวน์ แล้วคลิก Add
  5. คุณสามารถเลือกตัวเลือก Edit หรือ Delete ในแต่ละตำแหน่งที่ตั้งเพื่อแก้ไขหรือลบได้

การเปลี่ยนตำแหน่งที่ตั้งของสมาชิก

คุณสามารถเปลี่ยนตำแหน่งที่ตั้งของสมาชิกองค์กรได้จากส่วน Users

  1. เข้าสู่ระบบ คอนโซลผู้ดูแลระบบ Zoho Mail และเลือก Users ในเมนูด้านซ้าย
  2. เลือกผู้ใช้ที่คุณต้องการเปลี่ยนตำแหน่งที่ตั้ง
  3. เลือก Locations จากเมนูด้านบน และเลือกตำแหน่งที่ตั้งที่เกี่ยวข้องจากรายการที่แสดง คุณยังสามารถเลือกตัวเลือก Add new Location เพื่อสร้างตำแหน่งที่ตั้งใหม่ได้ด้วย
    การเปลี่ยนตำแหน่งที่ตั้งของผู้ใช้

การเข้าสู่ระบบแบบกำหนดเอง (mail.yourdomain.com)

ผู้ดูแลระบบสามารถกำหนดค่า URL การเข้าสู่ระบบแบบกำหนดเอง เพื่อให้สมาชิกขององค์กรจดจำและเข้าถึง Zoho Mail ได้อย่างง่ายดาย ผู้ใช้จะสามารถใช้ URL mail.yourdomain.com เพื่อเข้าสู่ระบบบัญชีอีเมลได้ ด้านล่างนี้คือขั้นตอนที่เกี่ยวข้องในการกำหนดค่า URL การเข้าสู่ระบบแบบกำหนดเอง:

การเข้าถึงการเข้าสู่ระบบแบบกำหนดเอง

ทำตามคำแนะนำต่อไปนี้เพื่อคัดลอกค่า CNAME จากคอนโซลผู้ดูแลระบบ:

  1. เข้าสู่ระบบ คอนโซลผู้ดูแลระบบ Zoho Mail และเลือก Organization ในเมนูด้านซ้าย
  2. ไปที่ส่วน Customized Login และเลือกโดเมนของคุณจากดรอปดาวน์
  3. คัดลอกค่าในฟิลด์ Value/ Points To/ Destination/CNAME
    การเข้าสู่ระบบแบบกำหนดเอง

กำหนดค่าระเบียน CNAME สำหรับการเข้าสู่ระบบแบบกำหนดเอง

ขั้นตอนแรกในการสร้างการเข้าสู่ระบบแบบกำหนดเองคือการเพิ่มระเบียน CNAME ในตัวจัดการ DNS ของคุณ ขั้นตอนด้านล่างนี้เป็นขั้นตอนทั่วไปและข้อกำหนดอาจแตกต่างกันไปตามผู้ให้บริการโดเมนของคุณ ทำตามขั้นตอนต่อไปนี้เพื่อเพิ่มระเบียน CNAME:

  1. เข้าสู่ระบบตัวจัดการ DNS ของคุณและไปที่ส่วน Manage DNS
  2. คลิกปุ่มเพิ่มระเบียน และเลือก CNAME ในดรอปดาวน์ Type
  3. ป้อน Name/Host ที่ต้องการและวางค่าที่คุณคัดลอกจากคอนโซลผู้ดูแลระบบ ชื่อโฮสต์สามารถเป็นตัวเลือกใดก็ได้ที่คุณต้องการ เช่น mail, webmail, login ฯลฯ
  4. คลิก Save

สร้างใบรับรอง

เมื่อคุณเพิ่มระเบียน CNAME แล้ว คุณควรสร้างใบรับรองเพื่อเริ่มต้นใช้ URL การเข้าสู่ระบบแบบกำหนดเอง ทำตามคำแนะนำต่อไปนี้เพื่อสร้างใบรับรอง:

  1. ไปที่หน้า Customized Login ของคอนโซลผู้ดูแลระบบ
  2. คลิกลิงก์จากคำแนะนำที่ให้ไว้ในหน้าการเข้าสู่ระบบแบบกำหนดเอง
    สร้างใบรับรองการเข้าสู่ระบบแบบกำหนดเอง
  3. คลิก Proceed
  4. ป้อนชื่อโดเมนย่อยที่ต้องการ และคลิก Generate ชื่อโดเมนย่อยต้องตรงกับชื่อโฮสต์ที่คุณเพิ่มขณะกำหนดค่าระเบียน CNAME

    หมายเหตุ: คุณจะไม่สามารถสร้างใบรับรองได้หากไม่ได้เผยแพร่ CNAME อย่างถูกต้อง/เพิ่มไม่ถูกต้อง

หากคุณเพิ่มชื่อโดเมนย่อยเป็น mail สำหรับองค์กรของคุณด้วยโดเมน zylker.com ผู้ใช้สามารถเข้าสู่ระบบบัญชี Zoho Mail ของตนได้โดยการเข้าถึง https://mail.zylker.com/

หมายเหตุ:

  • ฟีเจอร์ URL การเข้าสู่ระบบแบบกำหนดเองพร้อมใช้งานสำหรับผู้ใช้บัญชีขององค์กรแบบมีค่าใช้จ่ายเท่านั้น
  • หลังจากที่คุณเข้าสู่ระบบบัญชีโดยใช้ URL แบบกำหนดเองแล้ว หน้าภายในทั้งหมดจะเปลี่ยนทิศทางไปยัง URL ของ Zoho Mail และจะไม่มีการสนับสนุนโดเมนแบบกำหนดเอง

การลงชื่อเข้าใช้แบบรวมศูนย์

Zoho อนุญาตให้ผู้ใช้เข้าสู่ระบบบัญชี Zoho ของตนโดยใช้การเข้าสู่ระบบ Apple/Google/Microsoft/LinkedIn/Twitter/Facebook ซึ่งเรียกว่าการลงชื่อเข้าใช้แบบรวมศูนย์

คุณสามารถเลือกได้ว่าคุณต้องการให้มีการลงชื่อเข้าใช้แบบรวมศูนย์สำหรับเพจการเข้าสู่ระบบแบบกำหนดเองของคุณหรือไม่

  1. เข้าสู่ระบบ คอนโซลผู้ดูแลระบบ Zoho Mail
  2. ในเมนู Organization ให้ไปที่ส่วน Customized Login
  3. เลือกปุ่มสลับ Federated Sign In เพื่อเปิดหรือปิดตัวเลือกการลงชื่อเข้าใช้แบบรวมศูนย์สำหรับหน้าการเข้าสู่ระบบของคุณ

รายละเอียดพาร์ทเนอร์

ในกรณีที่องค์กรของคุณเป็นองค์กรย่อยภายใต้ผู้ดูแลระบบพาร์ทเนอร์ คอนโซลผู้ดูแลระบบของคุณจะมีส่วน Partner Admin Details ภายใต้เมนู Organization ส่วนนี้แสดงชื่อและที่อยู่อีเมลของผู้ดูแลระบบพาร์ทเนอร์ขององค์กรย่อย ผู้ดูแลระบบพาร์ทเนอร์สามารถเข้าถึงคอนโซลผู้ดูแลระบบขององค์กรย่อยได้จากคอนโซลผู้ดูแลระบบพาร์ทเนอร์ ผู้ดูแลระบบขององค์กรย่อยสามารถคลิกตัวเลือก Revoke Access เพื่อปิดใช้งานการเข้าถึงนี้ ผู้ดูแลระบบพาร์ทเนอร์จะไม่สามารถเข้าใช้คอนโซลผู้ดูแลระบบองค์กรย่อยได้อีกต่อไปเมื่อถูกเพิกถอนสิทธิ์การเข้าใช้

ในการเปลี่ยนการดำเนินการเพิกถอนสิทธิ์การเข้าใช้ ผู้ดูแลระบบขององค์กรย่อยสามารถติดต่อ support@zohomail.com ได้

ลบองค์กร

ถ้าคุณต้องการลบบัญชีขององค์กรของคุณ จะมีสามขั้นตอนที่ต้องทำตามก่อนที่จะลบองค์กรดังนี้:

  1. การลบผู้ใช้องค์กรของคุณทั้งหมดยกเว้นตัวคุณเอง
  2. การลบโดเมนของคุณทั้งหมด
  3. การยกเลิกการสมัครใช้งานของคุณ

โปรดดูหน้าวิธีใช้นี้สำหรับคำแนะนำโดยละเอียด

หากไม่พบสิ่งที่คุณกำลังค้นหา

โปรดติดต่อเราที่: support@zohomail.com