การปรับแต่งการตั้งค่ากลุ่ม
การกำหนดค่ากลุ่มสามารถปรับแต่งได้จากการตั้งค่าขั้นสูงหลังจากสร้างกลุ่มแล้ว ตัวเลือกขั้นสูงประกอบด้วยการเปลี่ยนประเภทกลุ่ม การเปลี่ยนบทบาทสมาชิกกลุ่ม การควบคุมอีเมล และอื่นๆ
การแสดงรายการกลุ่ม
คุณสามารถดูรายการของกลุ่มทั้งหมดที่สร้างขึ้นในองค์กรของคุณได้โดยการเข้าสู่ระบบ mailadmin.zoho.com และไปยังส่วน กลุ่ม หรืออีกทางหนึ่ง คุณสามารถเข้าถึงเมนูกลุ่มโดยใช้ลิงก์นี้
คุณสามารถค้นหากลุ่มที่เฉพาะเจาะจงโดยใช้แถบเครื่องมือการค้นหาที่มุมบนขวาของหน้ากลุ่ม
ในกรณีที่คุณมีหลายโดเมนที่กำหนดค่าไว้สำหรับองค์กรของคุณ คุณจะเห็นตัวเลือก ตัวกรอง ถัดจากแถบเครื่องมือค้นหา คลิกที่เมนูแบบเลื่อนลงถัดจากไอคอนตัวกรองเพื่อดูโดเมนที่แสดงรายการ คุณสามารถคลิกที่โดเมนใดก็ได้เพื่อดูกลุ่มที่เกี่ยวข้อง
ตัวเลือกการแสดงรายการกลุ่ม
Zoho Mail ให้ตัวเลือกจํานวนมากในหน้าการแสดงรายการกลุ่ม ซึ่งทำให้การดำเนินการฟังก์ชันบางฟังก์ชันในกลุ่มเป็นเรื่องง่าย คุณสามารถเพิ่มกลุ่มใหม่ ส่งออกรายละเอียดกลุ่ม นำนโยบายอีเมลไปใช้ และลบกลุ่มได้
หมายเหตุ:
- รายละเอียดกลุ่มที่ส่งออกจะถูกบันทึกเป็นไฟล์ .csv ในขณะที่ทำการส่งออก คุณสามารถเข้ารหัสไฟล์ .csv ด้วยรหัสผ่านโดยเลือกกล่องทำเครื่องหมาย เข้ารหัสด้วยรหัสผ่าน ในป็อปอัปการเข้ารหัสรหัสผ่าน
- ไฟล์ .csv จะถูกส่งออกเป็นไฟล์ Zip คุณจะต้องแตกไฟล์ที่ส่งออกเพื่อเข้าถึงไฟล์ .csv
เพิ่มกลุ่ม:
คุณสามารถใช้ตัวเลือก เพิ่มกลุ่ม เพื่อเพิ่มกลุ่มลงในองค์กรได้ คุณสามารถเลือกรายละเอียดกลุ่มและเพิ่มกลุ่มได้
ส่งออกกลุ่ม:
ในกรณีที่คุณจําเป็นต้องส่งออกรายละเอียดกลุ่ม คุณสามารถใช้ตัวเลือก ส่งออกกลุ่ม จากหน้าการแสดงรายการกลุ่ม คุณจะพบตัวเลือกสามตัวเลือกในเมนูส่งออก
- หากคุณคลิกตัวเลือก ส่งออกกลุ่ม กลุ่มทั้งหมดที่เชื่อมโยงกับองค์กรของคุณจะถูกส่งออกเป็นไฟล์ .csv
- หากคุณเลือกบางกลุ่มโดยใช้ช่องทำเครื่องหมาย และคลิกตัวเลือก ส่งออกกลุ่ม คุณจะพบตัวเลือก ส่งออกกลุ่มที่เลือก เพิ่มเติม การดําเนินการนี้จะส่งออกเฉพาะกลุ่มที่คุณเลือก
- หากคุณกรองกลุ่มตามโดเมน แล้วเลือกตัวเลือก ส่งออกกลุ่ม คุณจะพบตัวเลือก ส่งออกกลุ่มที่กรองทั้งหมด เพิ่มเติม การดําเนินการนี้จะส่งออกกลุ่มที่สร้างขึ้นสำหรับโดเมนที่เลือก
นำนโยบายไปใช้:
คุณสามารถนำนโยบายอีเมลไปใช้กับกลุ่มจากรายการ เมื่อคุณคลิกตัวเลือกนี้ ระบบจะแสดงรายการนโยบายที่กำหนดค่าทั้งหมด คุณสามารถเลือกนโยบายที่ต้องการ และนําไปใช้กับกลุ่มในรายการของคุณได้ นอกจากนี้ คุณสามารถเพิ่มนโยบายใหม่โดยคลิกตัวเลือก เพิ่มรายการใหม่ ในรายการ
ลบ:
คุณสามารถเลือกกลุ่มโดยใช้ช่องทําเครื่องหมายที่เกี่ยวข้อง และคลิกตัวเลือก ลบ จากเมนูด้านบน
รายละเอียดกลุ่ม
จากหน้าการแสดงรายการกลุ่ม คุณสามารถคลิกที่กลุ่มใดกลุ่มหนึ่งเพื่อดูรายละเอียดเฉพาะของกลุ่มได้
- เข้าสู่ระบบ mailadmin.zoho.com
- ไปที่แท็บ กลุ่ม และเลือก ทั่วไป
- ในตัวเลือก ID อีเมลกลุ่ม ให้คลิก สร้างนามแฝงสำหรับเมล
- ป้อนที่อยู่อีเมลในป๊อปอัป เลือกโดเมนที่เกี่ยวข้องจากเมนูแบบเลื่อนลง แล้วคลิก ตกลง
สมาชิกกลุ่ม
ผู้ดูแลหรือผู้ควบคุมกลุ่มสามารถเพิ่มสมาชิกลงในกลุ่มได้ ผู้ดูแลระบบสามารถเปลี่ยนข้อมูลการกำหนดค่าโดยละเอียดของสมาชิก หรือเปลี่ยนบทบาทของสมาชิกได้จากส่วนสมาชิก
- เข้าสู่ระบบ www.zoho.com/mail ในฐานะผู้ดูแลระบบหรือผู้ควบคุมของกลุ่ม
- เลือก แผงควบคุม >> กลุ่ม หากคุณเป็นผู้ดูแลระบบ
- เลือกกลุ่มที่คุณต้องการจัดการสมาชิก
- เลือกแท็บ สมาชิก เพื่อดูรายชื่อสมาชิกในกลุ่ม
- ตัวเลือกในการเพิ่มสมาชิกใหม่ลงในกลุ่มจะมีอยู่ในแผงด้านขวา
- คลิก 'เลือกและเพิ่มผู้ใช้จากองค์กร' เพื่อดูและเลือกผู้ใช้จากป๊อปอัพ
- คุณสามารถคลิก 'เลือกสมาชิกทั้งหมดจากองค์กร' เพื่อเพิ่มผู้ใช้ทั้งหมดขององค์กรลงในกลุ่ม เราขอแนะนำให้คุณตรวจสอบว่าคุณต้องการเพิ่มสมาชิกขององค์กรทั้งหมดลงในกลุ่มหรือไม่ ก่อนที่คุณจะใช้ตัวเลือกนี้
- นอกจากนี้ คุณสามารถระบุที่อยู่อีเมลของผู้ใช้ได้ โดยคั่นด้วยเครื่องหมายจุลภาคเพื่อเพิ่มผู้ใช้ด้วยที่อยู่อีเมลของผู้ใช้นั้นๆ ได้โดยตรง
- เมื่อคุณเพิ่มสมาชิกภายนอกลงในกลุ่ม สมาชิกภายนอกดังกล่าวจะได้รับการยืนยันทางอีเมลเพื่อตอบรับการเป็นสมาชิกของกลุ่ม
การแก้ไขรายละเอียดสมาชิกกลุ่ม
เมื่อคุณเพิ่มผู้ใช้ทั้งหมดลงในกลุ่มแล้ว คุณสามารถดำเนินการต่างๆ เช่น การเปลี่ยนบทบาท การลบผู้ใช้จำนวนมาก ฯลฯ
เปลี่ยนบทบาท:
คุณสามารถเลือกสมาชิกกลุ่มบางส่วนและจัดสรรบทบาทเฉพาะได้
- เลือกผู้ใช้ที่คุณต้องการเปลี่ยนบทบาทในกลุ่ม
- คลิกเมนูแบบเลื่อนลง เปลี่ยนบทบาท แล้วเลือกบทบาทที่ต้องการ
ดู:
โดยทั่วไปแล้ว สมาชิกกลุ่มทั้งหมดจะแสดงรายการเมื่อคุณดูรายละเอียดกลุ่ม
หากคุณต้องการดูเฉพาะผู้ควบคุมหรือสมาชิกกลุ่มในมุมมองนั้น ให้คลิกตัวเลือก มุมมอง แล้วเลือก ผู้ควบคุม, สมาชิก หรือ คำเชิญที่ค้างอยู่ จากรายการ
ส่งออก:
คุณสามารถส่งออกรายละเอียดกลุ่มของสมาชิกบางรายได้ เลือกตัวเลือก ส่งออก และเลือกว่าคุณต้องการส่งออกรายละเอียดสำหรับผู้ใช้ สมาชิก หรือผู้ควบคุมทั้งหมด รายละเอียดที่เกี่ยวข้องจะถูกส่งออกในรูปแบบไฟล์ .CSV
หมายเหตุ:
- รายละเอียดสมาชิกกลุ่มที่ส่งออกจะถูกบันทึกเป็นไฟล์ .csv ในขณะที่ทำการส่งออก คุณสามารถเข้ารหัสไฟล์ .csv ด้วยรหัสผ่านโดยเลือกกล่องทำเครื่องหมาย เข้ารหัสด้วยรหัสผ่าน ในป็อปอัปการเข้ารหัสรหัสผ่าน
- ไฟล์ .csv จะถูกส่งออกเป็นไฟล์ Zip คุณจะต้องแตกไฟล์ที่ส่งออกเพื่อเข้าถึงไฟล์ .csv
ลบผู้ใช้:
เลือกกลุ่มของผู้ใช้จากรายการ แล้วคลิกตัวเลือก ลบ เพื่อลบผู้ใช้ที่เลือกออกจากกลุ่ม
การแสดงรายการกลุ่มในรายละเอียดผู้ใช้:
รายการของกลุ่มทั้งหมดที่ผู้ใช้รายหนึ่งๆ เป็นสมาชิกจะแสดงอยู่ในส่วน รายละเอียดผู้ใช้ ของสมาชิกรายดังกล่าว
เมื่อต้องการดูกลุ่มที่ผู้ใช้เป็นสมาชิกอยู่ ให้ทำตามคำแนะนำต่อไปนี้:
- เข้าสู่ระบบ mailadmin.zoho.com
- ไปที่ส่วน รายละเอียดผู้ใช้ และเลือกผู้ใช้ที่เกี่ยวข้อง
- เลือกแท็บ บัญชีเมล
- ภายใต้ สมาชิกของ คุณจะสามารถดูกลุ่มทั้งหมดที่ผู้ใช้รายนี้เป็นสมาชิกอยู่ได้
- หากต้องการเพิ่มผู้ใช้รายนี้ลงในกลุ่มใดกลุ่มหนึ่ง ให้คลิกตัวเลือก เพิ่มกลุ่ม
- กลุ่มทั้งหมดที่ถูกสร้างขึ้นในองค์กรจะแสดงรายการ
- เลือกช่องทำเครื่องหมายสำหรับกลุ่มที่เกี่ยวข้อง และคลิก เพิ่ม
การควบคุมเมล
เมื่อกลุ่มต่างๆ เป็นกลุ่มที่ได้รับการควบคุม หรือองค์กร/กลุ่มส่วนตัวที่มีข้อจำกัด อีเมลจะถูกระงับไว้สำหรับการควบคุม โดยยึดตามการอนุญาตและการตั้งค่าการส่งมอบของกลุ่ม ผู้ควบคุมของกลุ่มหรือผู้ดูแลระบบขององค์กรสามารถควบคุมกลุ่มได้ เพื่อล้างอีเมลที่ระงับไว้สำหรับการควบคุม
อีเมลที่ปรากฏโดยมีไฮไลต์อาจเป็นอีเมลสแปม และจะมีไอคอนสแปมกำกับ ส่วนหัวของอีเมลจะปรากฏขึ้นในป๊อปอัปเมื่อคลิกที่คอลัมน์ จาก อีเมลอาจได้รับอนุมัติหรือปฏิเสธ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับส่วนหัว
การตั้งค่าแบบกำหนดเอง - ตัวเลือกขั้นสูง
คุณสามารถใช้การตั้งค่าขั้นสูงสำหรับกลุ่มดังกล่าว เพื่อปรับแต่งตัวเลือกการส่งอีเมล การตั้งค่าการแจ้งเตือน ประเภทกลุ่ม (ระดับการเข้าถึง) ด้วยตนเองได้ นอกจากนี้ ผู้ดูแลระบบยังสามารถกำหนดที่อยู่อีเมลหรือโดเมนที่จำเป็นต้องได้รับการจำกัดหรือควบคุม แม้ว่าจะอยู่ในกลุ่มสาธารณะหรือกลุ่มอื่นๆ นอกจากนี้ ผู้ดูแลระบบยังสามารถเพิ่มที่อยู่อีเมลหรือโดเมนภายนอก ซึ่งควรได้รับอนุญาตโดยตรงให้ส่งอีเมลได้ แม้จะอยู่ในกลุ่มที่มีการควบคุม
การตั้งค่าระดับการเข้าถึง:
การตั้งค่าระดับการเข้าถึงจะยึดตามประเภทของกลุ่มที่จำเป็นสำหรับองค์กร มีตัวเลือกแบบกำหนดเองพร้อมใช้งานสำหรับการจัดการกลุ่มและระดับการเข้าถึง
- ทุกคน - กลุ่มสาธารณะ
- ทุกคนสามารถส่งอีเมลไปยังกลุ่มได้
- อีเมลทั้งหมดจะถูกส่งไปยังสมาชิกกลุ่ม
- สมาชิกองค์กร - กลุ่มองค์กร
- เฉพาะสมาชิกขององค์กรเดียวกันเท่านั้นที่สามารถส่งอีเมลไปยังกลุ่มได้
- เมื่อมีผู้อื่นส่งอีเมลไปยังกลุ่มนี้ คุณจะสามารถควบคุม/ตีกลับอีเมลไปยังผู้ส่งได้ โดยยึดตามตัวเลือกที่เลือกไว้ในส่วน การควบคุมอีเมล
- สมาชิกกลุ่ม - กลุ่มส่วนตัว
- เฉพาะสมาชิกกลุ่มเท่านั้นที่สามารถส่งอีเมลไปยังกลุ่มได้
- เมื่อมีผู้อื่นส่งอีเมลไปยังกลุ่มนี้ คุณจะสามารถควบคุม/ตีกลับอีเมลไปยังผู้ส่งได้ โดยยึดตามตัวเลือกที่เลือกไว้ในส่วน การควบคุมอีเมล
- เฉพาะผู้ควบคุม - กลุ่มที่จำกัด
- เฉพาะผู้ควบคุมกลุ่มเท่านั้นที่สามารถส่งอีเมลไปยังกลุ่มได้โดยตรง
- เมื่อผู้อื่นส่งอีเมลมายังกลุ่มนี้ อีเมลจะได้รับการควบคุม อย่างไรก็ตาม คุณสามารถปรับแต่งสิทธิ์ของสมาชิก/ผู้ควบคุมแต่ละรายด้วยตนเองได้จากส่วนสมาชิก
การตั้งค่าการแจ้งเตือน:
แจ้งให้ผู้ควบคุมทราบเมื่อมีการระงับอีเมลไว้เพื่อการควบคุม: หากเลือกไว้ ผู้ควบคุมทั้งหมดของกลุ่มจะได้รับอีเมลการแจ้งเตือน เมื่อใดก็ตามที่มีการระงับอีเมลไว้เพื่อการควบคุม ผู้ควบคุมจะสามารถดูเนื้อหาอีเมลในการแจ้งเตือน และอนุมัติหรือปฏิเสธอีเมลได้
แจ้งเตือนผู้เขียนเมื่ออีเมลถูกปฏิเสธ: หากเลือกไว้ เมื่ออีเมลที่ส่งไปยังกลุ่มที่มีการควบคุมถูกปฏิเสธโดยผู้ควบคุม ผู้ส่งจะได้รับอีเมลแจ้งเตือนเกี่ยวกับการปฏิเสธอีเมลที่ส่งไปยังกลุ่มนั้น
แจ้งเตือนผู้ควบคุมหลังจากที่อีเมลได้รับการอนุมัติหรือปฏิเสธ: เมื่อมีผู้ควบคุมหลายคนในหนึ่งกลุ่ม ตัวเลือกนี้จะสามารถใช้เพื่อรับข้อมูลเมื่อผู้ควบคุมรายอื่นอนุมัติหรือปฏิเสธอีเมลที่ระงับไว้เพื่อการควบคุม
ปิดการแจ้งให้ทราบทางอีเมลเมื่อมีการเพิ่มหรือลบสมาชิก: ผู้ใช้จะได้รับอีเมลอัตโนมัติเมื่อใดก็ตามที่พวกเขาถูกเพิ่มเข้าสู่ในกลุ่มใหม่หรือถูกลบออกจากกลุ่ม หากเลือกตัวเลือกนี้ไว้ อีเมลแจ้งเตือนเกี่ยวกับการเป็นสมาชิกกลุ่มจะถูกระงับ
การส่งอีเมลและสิทธิ์:
ส่งอีเมลเมื่อที่อยู่อีเมลของกลุ่มอยู่ในช่อง ถึง หรือ สำเนาถึง เท่านั้น: หากเลือกไว้ อีเมลที่มีที่อยู่อีเมลของกลุ่มในช่อง สำเนาลับถึง จะได้รับการควบคุม เฉพาะอีเมลที่ส่งไปยังกลุ่มและอยู่ในช่อง ถึง/สำเนาถึง เท่านั้นที่จะถูกส่ง
อนุญาตให้สมาชิกกลุ่มส่งอีเมลโดยใช้ที่อยู่อีเมลของกลุ่มเป็นที่อยู่ในช่อง จาก: ในบางกรณี สมาชิกกลุ่มจำเป็นต้องตอบกลับจากที่อยู่อีเมลของกลุ่ม ไม่ใช่จากบัญชีผู้ใช้ของตนเอง วิธีนี้จะมีประโยชน์อย่างสูงสำหรับกลุ่มที่ต้องพบปะกับลูกค้า/ไคลเอนต์สาธารณะ เช่น กลุ่มการสนับสนุน/การขาย และกลุ่มเฉพาะ เช่น HR, สื่อสังคมออนไลน์ ฯลฯ หากเลือกตัวเลือกนี้ ที่อยู่อีเมลกลุ่มจะถูกเพิ่มเป็นที่อยู่ จาก สำหรับสมาชิกกลุ่มทั้งหมด เมื่อตอบกลับอีเมลที่ส่งถึงกลุ่ม ที่อยู่อีเมลของกลุ่มจะถูกตั้งค่าเป็นที่อยู่ในช่อง จาก โดยอัตโนมัติ
การตั้งค่าสมาชิก:
ผู้ดูแลระบบสามารถแทนที่การตั้งค่าบางอย่างสำหรับสมาชิก โดยใช้การตั้งค่าสมาชิกแบบกำหนดเองสำหรับกลุ่ม
ใน การอนุมัติโพสต์ - ให้เลือก 'ยอมรับ' เพื่ออนุญาตให้สมาชิกสามารถส่งอีเมลไปยังกลุ่มที่มีการควบคุม คลิก 'ระงับ' เพื่อระงับอีเมลไว้เพื่อการตรวจสอบ
ใน ส่งเป็นกลุ่ม - ให้เลือก อนุญาต เพื่อเพิ่มที่อยู่อีเมลของกลุ่มเป็นนามแฝงอีเมลของกลุ่มสำหรับสมาชิก เพื่อใช้ที่อยู่นี้เป็นที่อยู่ในช่อง จาก เลือก ไม่อนุญาต เพื่อห้ามไม่ให้สมาชิกใช้ที่อยู่อีเมลของกลุ่มในส่วนที่อยู่ จาก
ในกรณีของสมาชิกกลุ่มภายนอก ความล้มเหลวใดๆ จำนวน 10 ครั้งจะทำให้สมาชิกดังกล่าวหยุดการใช้งาน ผู้ดูแลระบบสามารถคลิก รีเซ็ต เพื่อรีเซ็ตจำนวนครั้งของความล้มเหลว และเปิดใช้งานการส่งอีเมลไปยังสมาชิกภายนอกอีกครั้งได้
การควบคุมสแปม:
ใน การควบคุมสแปมของกลุ่ม ผู้ดูแลระบบหรือผู้ควบคุมสามารถเพิ่มที่อยู่อีเมล/โดเมนที่ไม่พึงประสงค์สำหรับกลุ่มได้ ในทำนองเดียวกัน ที่อยู่อีเมลบางส่วนจะสามารถจัดทำเป็นบัญชีที่ปลอดภัยของกลุ่มได้ เพื่อให้สามารถส่งอีเมลไปยังกล่องขาเข้าของผู้ใช้
โดยทั่วไป บัญชีดำ/บัญชีที่ปลอดภัยขององค์กรจะเหมาะสมมากกว่าบัญชีดำ/บัญชีที่ปลอดภัยของกลุ่ม/บุคคล
ขั้นตอนในการกำหนดบัญชีดำ/บัญชีที่ปลอดภัยสำหรับกลุ่ม:
- เข้าสู่ระบบ www.zoh.com/mail และไปที่การตั้งค่ากลุ่ม (จาก แผงควบคุม/หน้าแรกของกลุ่ม)
- เลือกไอคอนแก้ไข เพื่อเปลี่ยนการตั้งค่ากลุ่ม
- เลือกการควบคุมสแปมเพื่อเพิ่มอีเมล/โดเมนบางส่วนไปยังบัญชีที่ปลอดภัยหรือบัญชีดำ
- ในส่วน 'เพิ่มด่วน' ทางด้านขวา ให้เลือก บัญชีดำ หรือ บัญชีที่ปลอดภัย
- ป้อนที่อยู่อีเมล/โดเมนในกล่องข้อความ
- คลิกบันทึก
อนุญาต/ปฏิเสธรายการ (ที่อยู่อีเมล/โดเมน):
บัญชีที่ปลอดภัยและบัญชีดำจะช่วยระบุว่าอีเมลขาเข้าจากโดเมน/ที่อยู่อีเมลที่ระบุจำเป็นต้องจัดประเภทเป็นสแปมหรือไม่ นอกจากบัญชีที่ปลอดภัย/บัญชีดำแล้ว ผู้ดูแลระบบยังสามารถเพิ่มโดเมน/ที่อยู่อีเมลลงในรายการที่ยอมรับหรือปฏิเสธได้อีกด้วย รายการที่ยอมรับและรายการที่ปฏิเสธจะพร้อมใช้งานสำหรับกลุ่มทุกประเภท
รายการที่ยอมรับ:
เมื่อกลุ่มเป็นกลุ่มที่ได้รับการควบคุม หรือกลุ่มระดับส่วนตัวหรือระดับองค์กร จะมีข้อจำกัดบางประการเมื่อผู้ใช้ภายนอกส่งอีเมลมายังบัญชีของกลุ่ม วิธีนี้จะทำให้อีเมลบางส่วนถูกย้ายไปอยู่ในการควบคุมเมื่อส่งจากโดเมนหรือที่อยู่อีเมลภายนอก อย่างไรก็ตาม ผู้ดูแลระบบจะมีข้อยกเว้นบางประการ ในกรณีที่จำเป็นต้องอนุญาตอีเมลจากบัญชีภายนอกบางบัญชีโดยตรงโดยอัตโนมัติ โดยไม่มีความล่าช้าที่เกิดจากการควบคุมหรือการที่กลุ่มไม่ได้รับอีเมลเนื่องจากมีการตีกลับ
ในกรณีนี้ ผู้ดูแลระบบจำเป็นต้องเพิ่มที่อยู่อีเมลหรือโดเมนในรายการ 'ยอมรับ'
รายการที่ปฏิเสธ:
แม้ในหลายๆ กรณีที่กลุ่มเป็นกลุ่มสาธารณะซึ่งจำเป็นต้องได้รับอีเมลจากทุกที่ ผู้ดูแลระบบอาจต้องจำกัดอีเมลจากโดเมนหรือที่อยู่อีเมลบางส่วน ด้วยการส่งกลับอีเมลหรือโดยการให้ใครสักคนควบคุมอีเมล สามารถเพิ่มที่อยู่อีเมลหรือโดเมนดังกล่าวลงในรายการที่ปฏิเสธได้
ระงับเพื่อรอการอนุมัติ :
เมื่อคุณไม่แน่ใจว่าคุณต้องการปฏิเสธอีเมลจากโดเมน/ที่อยู่อีเมลที่ระบุหรือไม่ และไม่ต้องการส่งอีเมลจากที่อยู่เหล่านี้ไปยังกลุ่มโดยตรง คุณสามารถเพิ่มอีเมลเหล่านั้นลงในรายการการควบคุมและระงับไว้เพื่อรอการอนุมัติได้
ขั้นตอนในการเพิ่มโดเมน/ที่อยู่อีเมลลงในรายการ :
- เข้าสู่ระบบแผงควบคุมของ Zoho Mail ที่ https://mailadmin.zoho.com
- คลิก กลุ่ม และเลือกแท็บ ขั้นสูง
- ภายใต้รายการ ยอมรับ/ปฏิเสธ ให้เลือก 'เพิ่มที่อยู่อีเมล' หรือ 'เพิ่มโดเมน'
- ป้อนโดเมนหรือที่อยู่อีเมลที่ต้องการเพิ่มในรายการ
- คุณสามารถเพิ่มที่อยู่อีเมลหรือโดเมนหลายรายการได้ โดยคั่นด้วยเครื่องหมายจุลภาค
- เลือกว่าคุณต้องการเพิ่มข้อมูลในรายการยอมรับ/ปฏิเสธ หรือรายการที่ระงับเพื่อรอการตรวจสอบ
- คลิก เพิ่ม เพื่อดำเนินการให้เสร็จสิ้น
ตัวเลือกเมล
ในส่วนนี้ คุณสามารถระบุเนื้อหาของข้อความอัตโนมัติต่างๆ ที่ส่งไปยังผู้ใช้หลายรายที่ถูกทริกเกอร์โดยเหตุการณ์ต่างๆ ได้ เหตุการณ์ต่างๆ ที่ทริกเกอร์อีเมลได้แก่
- ผู้ใช้ใหม่ถูกเพิ่มลงในกลุ่ม - อีเมลการสมัครใช้งาน
- ผู้ใช้ถูกลบออกจากกลุ่ม - อีเมลยกเลิกการสมัครใช้งาน
- จดหมายถูกปฏิเสธโดยผู้ควบคุม - อีเมลการปฏิเสธ
- จดหมายถูกตีกลับ - อีเมลการตีกลับ
- ได้รับจดหมาย - การรับทราบ
- ข้อความในคิวของผู้ควบคุม - เนื้อหาอีเมลการอนุมัติ
- อีเมลถึงผู้ดูแลระบบ เมื่อสมาชิกกลุ่มส่งจดหมาย - เนื้อหาอีเมลการอนุมัติสมาชิกของผู้ดูแลระบบ
- อีเมลถึงผู้ดูแลระบบ เมื่อผู้ที่ไม่ได้เป็นสมาชิกส่งอีเมล - เนื้อหาอีเมลการอนุมัติผู้ที่ไม่ใช่สมาชิกของผู้ดูแลระบบ
- เมื่อมีเมลถูกระบุว่าเป็นสแปมอยู่ในคิว - ข้อความการอนุมัติสแปม
- เมื่อ ID อีเมลของกลุ่มไม่อยู่ในช่อง ถึง หรือ สำเนาถึง - ไม่อยู่ในช่ิอง ถึง หรือ สำเนาถึง
ขึ้นอยู่กับประเภทของกลุ่มที่เลือก มีเนื้อหาบางส่วนเท่านั้นที่สามารถใช้ได้สำหรับกลุ่ม ระบุเนื้อหาแบบกำหนดเองและคลิก บันทึก เพื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลง
การตั้งค่าปฏิทิน:
ผู้ดูแลระบบกลุ่มสามารถเปลี่ยนแปลงการตั้งค่าปฏิทินกลุ่มได้จากแผงควบคุม มีตัวเลือกจำนวนมากเกี่ยวกับการสร้างเหตุการณ์และระดับการเข้าถึงอื่นๆ ที่สมาชิกกลุ่มมีสำหรับปฏิทิน
กิจกรรมซ้อนกัน:
คุณสามารถเลือกว่าคุณต้องการอนุญาตให้สร้างเหตุการณ์บนปฏิทินหลายๆ เหตุการณ์สำหรับวันที่และเวลาเดียวกันหรือไม่
สิทธิ์ในการเชิญผู้ใช้ภายนอกเข้าร่วมเหตุการณ์ของกลุ่ม:
เมื่อเหตุการณ์ของกลุ่มถูกสร้างขึ้น คุณสามารถจำกัดสมาชิกที่ได้รับอนุญาตให้ได้รับคำเชิญให้เข้าร่วมกิจกรรมได้ คุณสามารถตั้งค่าสิทธิ์ต่างๆ เช่น การส่งการเชิญไปยังผู้ใช้ในกลุ่มเท่านั้น ไปยังผู้ใช้ของกลุ่มและองค์กร หรือทุกคนในองค์กร
การอนุมัติจากผู้ดูแลระบบสำหรับการสร้างกิจกรรม:
สมาชิกสามารถสร้างกิจกรรมในปฏิทินกลุ่มได้ตามค่าเริ่มต้น คุณสามารถเลือกได้ว่ากิจกรรมเหล่านี้จำเป็นต้องได้รับการอนุมัติจากผู้ดูแลระบบของกลุ่มหรือไม่ ก่อนที่กิจกรรมจะถูกเพิ่มลงในปฏิทินกลุ่ม
การแชร์ปฏิทินส่วนบุคคลไปยังกลุ่ม:
ปฏิทินส่วนตัวที่สร้างโดยสมาชิกกลุ่มสามารถแชร์กับกลุ่มได้ หากจำเป็น สิทธิ์จะสามารถเปิดใช้งาน ปิดใช้งาน หรือตั้งค่าเพื่อให้สามารถแชร์ปฏิทินหลังจากได้รับการอนุมัติจากผู้ดูแลระบบได้
เปิด/ปิดใช้งานการแจ้งเตือนของปฏิทินกลุ่ม:
คุณสามารถเปิดหรือปิดใช้งานการแจ้งเตือนสำหรับกิจกรรมต่างๆ เช่น การเพิ่มเหตุการณ์ การอัปเดตเหตุการณ์ หรือเมื่อเหตุการณ์ถูกลบออกจากปฏิทินกลุ่ม