Um plano de projetos é uma ferramenta essencial para uma gestão de projetos eficiente. É um guia para gerentes de projeto, membros da equipe, parceiros, clientes e partes interessadas e a chave para assegurar que todos os membros estejam trabalhando juntos com um objetivo comum. Ele captura cada detalhe do projeto até os mínimos detalhes para que o projeto seja executado sem problemas e possa ser controlado caso haja qualquer desvio.
O software de planejamento de projeto ajuda as equipes a definir a forma de trabalhar para atingir os objetivos do projeto.
Por exemplo, seu projeto pode ser qualquer uma das seguintes opções:
Para planejar tais projetos, você precisa definir corretamente as entregas, atribuir recursos, acompanhar a duração de uma atividade e estimar o custo. Para isso, você precisa ter um software de planejamento de projetos eficaz, que seja fácil de usar e, acima de tudo, acessível.
Para entender por que as equipes precisam de um software de planejamento de projeto, precisamos entender primeiro o que é o planejamento de projeto. As equipes de projeto podem acompanhar o escopo ou o "porquê" do seu projeto para ver se os objetivos são atingidos. O software de planejamento de projetos permite ainda definir o trabalho ou "o que" deve ser feito para atender ao escopo, "quem" deve ser envolvido e "quando" as diferentes etapas do projeto devem ser concluídas.
O desempenho do projeto inteiro é medido em relação aos três pontos iniciais do projeto, ou seja, escopo, cronograma e custo. Eles são os alicerces na base, usados para determinar se o projeto está no caminho certo durante a execução. Eles agem como linhas de base para a execução adequada do projeto.
A declaração de escopo é, indiscutivelmente, a parte mais importante do plano do projeto e deve incluir: as necessidades dos negócios, os objetivos, o escopo e os benefícios da conclusão do projeto. Ela pode ser pensada como um contrato entre o gerente de projetos e a parte interessada, que só poderá ser alterada com aprovação da parte interessada.
Uma vez que as entregas do projeto são confirmadas na declaração de escopo, elas precisam ser desenvolvidas em uma estrutura detalhada de trabalho (WBS) de todas as entregas. O escopo inclui todas as entregas que precisam ser produzidas no projeto e, portanto, identifica todo o trabalho a ser feito.
O próximo passo do processo de planejamento do seu projeto é alocar o orçamento, assim como outros recursos, para as partições discriminadas do escopo do seu projeto. Isto também inclui o trabalho de alocação ideal a todos os funcionários, para garantir que eles não estejam sobrecarregados ou com pouco trabalho. Essa etapa funciona em conjunto com a programação do projeto e uma etapa pode influenciar a outra.
Um aspecto importante do plano do projeto é o plano de comunicação. Um plano de comunicação deve mencionar: quem no projeto quer quais relatórios e com que frequência, como os problemas serão abordados, quem irá resolvê-los e quando, onde as informações do projeto serão armazenadas, em que formato e quem pode acessá-las.
Os planos de projeto podem ser criados on-line usando qualquer software de planejamento de trabalho. Os passos do planejamento de projetos inclui:
Uma vez definido o escopo, ele tem que ser dividido em divisórias gerenciáveis. Em uma ferramenta de planejamento de projeto, você pode registrar e acompanhar essas etapas facilmente. Os marcos ou objetivos principais que são todos fatores que contribuem para o objetivo final, as tarefas envolvidas para atingir cada marco e subtarefas para cada uma dessas tarefas podem ser definidos em minutos usando ferramentas de planejamento de projeto.
O próximo passo no processo de planejamento do projeto é programar o cronograma do projeto. Também é importante considerar as interdependências entre os diferentes itens de trabalho. É aqui que os gráficos de Gantt entram em ação. Use o gráfico de Gantt para agendar tarefas, definir dependências, analisar o caminho crítico e estabelecer linhas de base para comparar com o progresso em tempo real.
Agora é hora de integrar sua equipe e outras partes interessadas no projeto. Levar em conta as habilidades e especializações de sua equipe é importante para alocar o trabalho para as pessoas ou equipes certas. O software de planejamento do trabalho garante que isso seja feito de forma otimizada, analisando a carga de trabalho dos funcionários para verificar quando eles estão disponíveis antes de alocar o trabalho.
Defina um orçamento planejado a fim de comparar com o custo real ou gastos e despesas em tempo real. Evite a extensão excessiva de seu orçamento, rastreando constantemente o montante gasto e utilizando técnicas como previsão orçamentária, EVM e relatórios planejados versus reais. É por isso que estabelecer um orçamento inicial para os itens de trabalho é importante no planejamento e na gestão do projeto.
A grande vantagem das ferramentas virtuais é a grande variedade de recursos colaborativos interativos que estão disponíveis nelas. É importante assegurar que o conhecimento flua para cada participante do projeto, planejando atualizações regulares dos status, chamadas, reuniões virtuais e muito mais. Características como Fóruns ou mídias sociais como Feeds também garantem que as conversas aconteçam de forma orgânica.
O Zoho Projects não é apenas um software de gerenciamento de projetos fácil de usar, mas também possui recursos que atendem a todos os aspectos do seu trabalho. Crie uma estrutura detalhada de trabalho com o módulo de gerenciamento de tarefas abrangente, que tem características como visualizações e status personalizados, lembretes, recorrência e cronograma de status. Nossos gráficos de Gantt intuitivos com interface simples de arrastar e soltar têm características como gerenciamento de dependência, caminho crítico, linha de base e escala de gráficos.
A alocação eficiente de recursos com horários de trabalho flexíveis e gráficos de utilização de recursos, gerenciamento de orçamento com relatórios planejados versus relatórios reais, previsão de orçamento e EVM, colaboração sem esforço por chats internos, reuniões, Feed e Fóruns são algumas das razões pelas quais o Zoho Projects é o melhor software de planejamento de projetos. Ele é acessível não apenas em relação ao uso com suas aplicações móveis, mas também em relação ao custo. Você sabia? Até nosso plano gratuito tem um visualizador de gráficos de Gantt! Confira nossos preços detalhados aqui.
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