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- O que é um plano de projeto?
- Quais são os componentes de um plano de projeto?
- Como escrever um plano de projeto
- Quais são as cinco fases de um projeto?
- O que é um software de planejamento de projetos?
- Principais recursos do software de planejamento de projetos
- Como criar um plano de projeto com o Zoho Projects
Planejador de projetos
Um planejador de projetos permite visualizar e planejar projetos on-line com facilidade. Ele replica todos os aspectos do plano do projeto a partir do organograma e faz a estruturação do trabalho para o registro de riscos e o calendário de recursos.
O que é um plano de projeto?
Um plano de projetos é uma ferramenta essencial para uma gerenciamento de projetos eficiente. Ele é um guia para gerentes de projeto, membros da equipe, parceiros, clientes e outras partes interessadas e a chave para assegurar que todos os membros estejam trabalhando juntos com um objetivo comum. O plano captura cada detalhe do projeto, para que seja implementado sem problemas e possa ser controlado em caso de desvios.
O que é o planejamento de projeto?
O planejamento do projeto é a segunda fase do ciclo de vida do projeto. O planejamento estabelece todos os detalhes do projeto, incluindo a programação, o orçamento, os marcos, os riscos, os recursos, o escopo, os resultados e os prazos.
Por que os planos de projeto são importantes?
Com um plano de projeto sólido em vigor, os membros da equipe e as partes interessadas são informados de tudo o que o que é preciso para a conclusão bem-sucedida do projeto. A qualidade é mantida sob controle, tarefas críticas são rapidamente abordadas e gargalos são detectados de antemão, para que a qualidade dos projetos entregues seja excelente.
Quais são os componentes de um plano de projeto?
Como gerente de projeto, a última coisa que você quer é que ele seja suspenso por causa de um planejamento ineficiente. É sempre uma boa ideia planejar bem com antecedência. Uma ideia ainda melhor é ter todos os componentes de planejamentos anteriores para poupar a si mesmo e sua equipe do problema de navegar por um projeto vacilante. Aqui está uma lista dos principais componentes de um plano de projeto:
- Linha do tempo
Um cronograma, que pode ser elaborado após a consulta com as partes interessadas, com tarefas e prazos. Traçar marcos ao longo do caminho garante o monitoramento adequado da jornada do projeto e da produtividade da equipe.
- Metas e objetivos
Equipes têm um melhor desempenho quando têm uma meta e objetivos concretos para atingir essa meta. Objetivos devem ser realistas e mensuráveis, para que a qualidade dos resultados seja irrepreensível e a produção seja rápida.
- Escopo
A fim de estabelecer o escopo do projeto, as metas, os objetivos e o cronograma do projeto precisam estar bem definidos.
- Orçamento
Cada projeto precisa trabalhar dentro de seu orçamento. Diferentes projetos têm diferentes requisitos, mas o procedimento de avaliação do capital humano, cenário e recursos permanece o mesmo para qualquer projeto.
- Comunicação
O trabalho é feito em um ritmo acelerado quando todos os envolvidos são constantemente informados sobre os acontecimentos do projeto e quando as equipes aparecem regularmente para reuniões. A comunicação ativa elimina silos, preenche várias lacunas e mantém as equipes alinhadas.
- Avaliação de qualidade
Defina diretrizes de qualidade que sua equipe deve cumprir, e seu excelente resultado do projeto falará por si mesmo.
- Riscos
Trabalhe com a equipe e outras partes interessadas para entender riscos potenciais que podem ser encontrados no decorrer do projeto.
Como escrever um plano de projeto
Já se foi o tempo em que você precisava de uma caneta e papel para anotar seu plano. Hoje, você pode usar um planejador de projetos on-line. Veja como:
01. Crie sua estrutura analítica de trabalho
Depois que o escopo for definido, você precisará dividi-lo em partes gerenciáveis. Em um planejador de projetos, você pode registrar e acompanhar facilmente essas etapas. Marcos, tarefas individuais e subtarefas podem ser criados em minutos.
02. Programe o projeto usando gráficos de Gantt
A próxima etapa é agendar o cronograma do projeto. Também é importante considerar as interdependências entre os diferentes itens de trabalho. É aqui que os gráficos de Gantt entram em ação. Eles podem ser usados para agendar tarefas, definir dependências, analisar o caminho crítico e definir linhas de base para comparar com o progresso real.
03. Aloque recursos de forma otimizada
Agora é hora de integrar sua equipe e outras partes interessadas no projeto. Levar em conta as habilidades e especializações de sua equipe é importante para alocar o trabalho para as pessoas certas. O software de planejamento de projetos analisa a carga de trabalho de cada usuário para uma alocação ideal de tarefas.
04. Defina um orçamento planejado
Um orçamento inicial para os itens de trabalho é importante no planejamento de projetos on-line e off-line. Estabeleça um orçamento planejado para comparar com seus gastos e despesas reais. Configure um limite de orçamento e monitore os gastos de perto usando a previsão de orçamento, EVM e uma comparação entre o planejado e os relatórios reais.
05. Planeje uma comunicação eficaz
A principal vantagem das ferramentas virtuais é sua ampla variedade de recursos interativos de colaboração. Garanta que o conhecimento flua para todas as partes interessadas do projeto, planejando atualizações regulares de status, ligações e reuniões virtuais. Fóruns e feeds também garantem que as conversas aconteçam de forma natural.
Quais são as cinco fases de um projeto?
Iniciar um projeto, esquivar-se de obstáculos, levá-lo até o final da jornada requer uma estrutura e dividi-lo em fases pode ajudar. As cinco fases principais de um projeto são:
1) Iniciação
Essa fase marca o início de um projeto, definido por metas, objetivos e um cronograma mais amplos do projeto. As equipes usam esse estágio para estabelecer o propósito geral do projeto, bem como seu valor comercial. Também é a hora de mostrar que o resultado final é viável, pois isso ajuda a garantir a aprovação do projeto pelos principais interessados.
3) Monitoramento e controle
Essa fase é crucial, pois há muita coisa envolvida, e o monitoramento frequente dos processos de trabalho é muito demorado. Geralmente, essa fase acompanha a fase de implementação, e a equipe continua monitorando os itens de trabalho para garantir que os resultados finais coincidam com as metas do projeto. Os principais indicadores do projeto, ou KPI (Key Project Indicators), e os fatores críticos de sucesso, ou CSF (Critical Success Factors), são usados para monitorar o avanço do projeto, identificar possíveis ameaças, medir o progresso e acomodar quaisquer mudanças. Revisões frequentes ocorrem para garantir que o projeto esteja no caminho certo e que qualquer tipo de problema possa ser interrompido.
2) Planejamento
Em seguida vem o planejamento, em que a equipe define objetivos e metas claros, estima o orçamento, protege os recursos e cria um cronograma concreto. O gerente de projeto atribui tarefas específicas e datas de vencimento aos membros da equipe, e a responsabilidade individual se torna um foco principal. Uma boa comunicação nas reuniões é fundamental para a troca de ideias, ou seja, quando se trata de equipamentos, prazos, orçamentos e membros da equipe responsáveis por cada tarefa.
4) Implementação
Nesta fase, a equipe usa os dados coletados durante os estágios de início e planejamento para trabalhar na conclusão do projeto. Reuniões se repetem, membros da equipe trabalham incansavelmente e o gerente de projetos supervisiona os fluxos de trabalho.
5) Fechamento
É o final do projeto, a fase em que contratos são assinados, produtos são liberados e entregas finais são concluídas. A equipe faz uma reunião retrospectiva para discutir o que deu certo e o que poderia ter sido melhor para aumentar a produtividade e incrementar o desempenho em projetos futuros.
O que é um software de planejamento de projetos?
O software de planejamento de projetos ajuda gerentes de projeto a levar os projetos até o fim, sem nenhuma turbulência no caminho. Com uma variedade de recursos intuitivos, como painéis, widgets, gráficos de Gantt e relatórios, o software oferece um resumo da integridade geral do projeto, juntamente com o acompanhamento meticuloso dos itens de trabalho.
Benefícios do software de planejamento de projetos on-line
Monitoramento de projetos
Acompanhe o status do projeto e use um planejador de projeto on-line para garantir relatórios oportunos para a administração.
Gerenciamento de escopo
Garanta uma compreensão clara de quem faz o quê, quando e por quanto.
Gerenciamento de agenda
Estabeleça programações adequadas, garanta fluxos de trabalho ininterruptos e conclua projetos no prazo.
Alocação de recursos
Atribua rapidamente tarefas, aloque recursos adequados e defina responsabilidades.
Trabalho eficiente
Elimine a necessidade de memorizar todas as tarefas e definir lembretes oportunos para maior produtividade.
Garantia de qualidade
Integre todos os trabalhos para garantir que os clientes tenham um projeto de qualidade com custo reduzido.
Principais recursos do software de planejamento de projetos
Defina as linhas de base do projeto
O desempenho de todo o projeto é medido em relação aos três pontos de partida do projeto: o escopo, o cronograma e o custo. Eles são os alicerces na base, usados para determinar se o projeto está no caminho certo durante a execução.
Desenvolver o escopo do projeto
A declaração de escopo é, indiscutivelmente, o mais importante do plano do projeto e deve incluir: as necessidades dos negócios, os objetivos, o escopo e os benefícios da conclusão do projeto. Ela pode ser pensada como um contrato entre o gerente de projetos e a parte interessada, que só poderá ser alterada com aprovação da parte interessada.
Programar linhas de base do projeto
Uma vez que as entregas do projeto são confirmadas na declaração de escopo, elas precisam ser desenvolvidas em uma estrutura detalhada de trabalho (WBS) de todas as entregas. O escopo inclui todas as entregas que precisam ser produzidas no projeto e, portanto, identifica todo o trabalho a ser feito.
Gerenciar recursos do projeto
A próxima etapa do processo de planejamento do projeto é dividir o orçamento e outros recursos do projeto. Isso inclui a alocação ideal de trabalho a todos os membros da equipe, de modo que ninguém fique sobrecarregado ou sem tarefas suficientes. Esta etapa funciona em conjunto com o cronograma do projeto e os dois podem influenciar um ao outro.
Comunicar o plano do projeto
Uma parte importante do planejamento do projeto é o plano de comunicação. Um plano de comunicação deve indicar quem no projeto deseja quais relatórios e com que frequência, como os problemas serão escalonados, quem resolverá esses problemas, quando, onde e em que formato as informações do projeto serão armazenadas e quem pode acessar essas informações.
Etapas de planejamento do projeto
Cada projeto, grande ou pequeno, é adaptado para atender às demandas distintas de cada empresa. No entanto, as várias etapas envolvidas no projeto permanecem fundamentalmente as mesmas. Aqui está uma lista de sete etapas a serem seguidas ao planejar um projeto:
Defina o escopo
O escopo do projeto atende a suas equipes e negócios como um todo, pois determina qual será o plano de ação, levando em conta as metas e os objetivos definidos do projeto. É seguro usar uma declaração ou um documento de escopo para que você tenha algo a ser usado caso o projeto se desvie do plano original. Um escopo de projeto também ajuda a delinear elementos que não são essenciais e garante que o tempo seja dedicado à geração de algo de valor.
Metas e objetivos definidos de forma direta
Uma meta é um resultado que pode ser alcançado, enquanto um objetivo é a ação realizada para atingir essa meta. Os dois estabelecem a base para um projeto. Se definidos corretamente, eles podem levar o projeto a grandes resultados; do contrário, podem fazer com que ele desmorone. Tenha certeza de que as equipes estejam cientes das metas, para que saibam o que esperar e o que fazer para chegar lá o mais rápido possível.
Conecte-se com as partes interessadas
Para uma jornada de projeto tranquila, é importante consultar as partes interessadas certas. Isso significa se reunir com aqueles que são responsáveis por tudo o que o projeto envolve, desde o início e o planejamento até a implementação. Reúna insights de uma variedade de profissionais, pois diferentes perspetivas vão mais além para lapidar o projeto e direcionar para o sucesso.
Reúna e delegue
Quando as equipes estiverem prontas para trabalhar, tudo o que resta a fazer é atribuir tarefas, tendo em mente a carga de trabalho atual da equipe, o modo de trabalho e o conjunto de aptidões. Agende reuniões e discuta novas ideias para ver o que funciona para o seu negócio e o estilo de trabalho da equipe. Depois de fazer isso, você obterá mais clareza sobre o que está em jogo e o que pode esperar.
Obtenha orçamento e recursos
Cada tarefa exige um conjunto de recursos que precisam ser adquiridos no momento da criação do projeto. Isso requer uma estimativa de orçamento de projeto adequado que possa cobrir todas as despesas de recursos. Membros da equipe, equipamentos, materiais de treinamento e outros itens diversos são recursos necessários para um projeto. Tenha certeza de saber qual é a tarefa, se as pessoas envolvidas têm as aptidões necessárias, qual é o domínio, o custo em massa dos recursos e se um prestador de serviços licenciado é necessário.
Conheça os riscos
Projetos de qualquer tipo estão vinculados a riscos, e é por isso que manter um registro de risco pode ser útil quando se está pensando nas diferentes possibilidades e testando a tolerância do projeto a riscos. Um registro de riscos é um documento com riscos previsíveis mapeados em relação aos diferentes cursos de ação. O acompanhamento contínuo do progresso do projeto e o estudo analítico dos relatórios de projeto também podem funcionar a seu favor, pois você pode reconhecer riscos e restrições potenciais antes que eles se tornem uma ameaça.
Comunique-se até o final
Chamadas programadas, atualizações frequentes nos canais e nas reuniões semanais devem ser a norma para uma comunicação tranquila. Da mesma forma, encontros momentâneos de corredor, situações de trabalho improvisadas que podem levar horas ou as ideias que você compartilha por meio de canais de rede podem se materializar em algo fenomenal e levar o projeto a grandes realizações. Faça o que fizer, mantenha todos informados.
Como criar um plano de projeto com o Zoho Projects
Transforme os projetos em histórias de sucesso com um plano robusto elaborado pelo Zoho Projects. Veja como começar:
Crie um novo projeto ou use um modelo existente
Se estiver criando um projeto novo, poderá preencher as datas inicial e final, atribuir o proprietário, ativar um prazo restrito, adicionar uma descrição, associar uma equipe, alternar guias preferenciais e tornar um projeto público ou privado. Com um modelo de projeto, você pode modificar os detalhes pré-preenchidos ou usar o modelo selecionado como está.
Habilitar o orçamento
Depois de habilitar o orçamento na configuração, você poderá planejar o orçamento, rastreá-lo, faturar os clientes e adquirir os recursos necessários.
Tarefas e responsáveis
Após o início do projeto, você pode começar a criar listas de tarefas, tarefas e subtarefas e atribuir um responsável a cada uma delas. Você também pode criar marcos que darão ao projeto mais vantagem se você estiver empacado. Isso ajuda a saber onde você está e o que precisa concluir para voltar ao rumo certo. Faça com que as equipes registrem horas em planilhas para saber quem trabalhou no quê e por quanto tempo.
Relatórios
Analise o desempenho da equipe e o curso do projeto com relatórios personalizados e avançados, como planilhas, problemas, tarefas e relatórios de projeto. Você pode reunir os insights da equipe sobre os dados e ajustar o projeto, se necessário.
Gráficos de Gantt
Mantenha o controle com nossos gráficos de Gantt, que notificam sobre prazos, tarefas críticas e não críticas, desvios e folga de qualquer tipo. É fácil modificar a duração da tarefa quando você tem uma representação visual dos itens de trabalho em um formato esteticamente agradável. Lá você tem seu plano de projeto.
Modelos simples de planejamento de projetos
Os modelos podem ajudar a economizar muito tempo no planejamento do projeto, especialmente se a organização trabalhar repetidamente em projetos semelhantes. No Zoho Projects, oferecemos um modelo de integração para que você edite e crie seu modelo, assim como modelos específicos do setor para construção, desenvolvimento de software, fabricação de automóveis e outros, a fim de simplificar o processo de planejamento do projeto.
Também acreditamos na criação de ferramentas que ajudarão a aumentar a produtividade. No Zoho Projects, você pode criar um plano de projeto do zero uma vez e salvá-lo como modelo para ser reutilizado sempre que necessário. Ele pode ser um simples modelo de repartição de tarefas ou uma planilha de custos detalhada, tudo depende de você! Leia mais sobre modelos de projeto