Como enviar e-mails personalizados com uma lista de contatos

Lista de contatos

Ao enviar e-mails em massa, ter uma lista de contatos é extremamente útil. Com ela, é possível alcançar várias pessoas de uma só vez, sem a necessidade de inserir os dados individualmente a cada envio. Basta reunir em um único lugar as informações relevantes — como nome, e-mail, telefone e endereço — dos destinatários. Assim, no momento do disparo, você simplesmente seleciona a lista desejada, evitando o trabalho de escolher cada contato manualmente.

Para torná-lo mais conveniente, você pode criar diferentes listas de correspondência dependendo da natureza do e-mail. Por exemplo, você pode ter uma lista de contatos contendo membros específicos de uma classe que você faz, uma lista com todos os funcionários, uma lista com seus clientes e assim por diante.

Você pode criar listas de correspondência com o Zoho Sheets/MS Excel ou com o Zoho Forms.

Personalize os seus e-mails com marcações Mala direta

Com a Mala direta, você pode enviar e-mails em massa e adaptá-los a destinatários individuais. Por exemplo, suponha que você queira enviar um e-mail de boas-vindas para seus funcionários recém-ingressados dizendo "Oi, Rebeca. Bem-vinda à Zylker Inc." e e-mails semelhantes para outras pessoas. Nesse caso, você pode enviar um e-mail de boas-vindas personalizado para todos os novos participantes em uma única captura usando a Mala direta. Tudo o que você precisa para se preparar é:

• Um modelo de e-mail.
• Um arquivo de origem (a lista de contatos) contendo os dados dos destinatários.

A Mala direta coleta os dados do arquivo de origem e os insere no modelo, permitindo, assim, a rotatividade de mensagens personalizadas para várias pessoas rapidamente.

Com o plano Mail Lite da Zoho, você pode enviar e-mails para um máximo de 250 destinatários por dia, e o plano Mail Premium da Zoho permite que você envie e-mails para um máximo de 500 destinatários por dia.

Preparar uma lista de contatos

Para que a Mala Direta do Zoho envie e-mails automaticamente aos destinatários da sua lista de contatos, é necessário indicar qual coluna do seu arquivo contém os endereços de e-mail — usando um cabeçalho claro, como “Email” ou algo semelhante. Se quiser incluir outras informações personalizadas, como nome, número de contato ou endereço, basta adicionar esses dados em colunas separadas, cada uma com seu respectivo cabeçalho. Caso você esteja montando esse arquivo no Microsoft Excel, lembre-se de salvá-lo no formato CSV antes de carregá-lo na Mala Direta do Zoho.

Para inserir esses campos no modelo de e-mail, digite o nome do campo dentro {{}} dos locais considerados apropriados. Por exemplo, se você quiser endereçar cada destinatário por nome, digite "Olá {{nome}}", contanto que você tenha fornecido o nome como cabeçalho no arquivo de origem. Da mesma forma, você pode inserir outros nomes de campo dentro de {{}} para personalizar sua mensagem para cada destinatário.

Mala direta usando uma lista de contatos

Depois de criar uma lista de contatos, você pode enviar e-mails para as pessoas no arquivo de origem usando a Mala direta em uma única captura. No Zoho Mail, você pode usar a Mala direta a partir do ícone eWidget no painel direito.

1. Faça login na sua conta do Zoho Mail.
2. Clique no ícone eWidget no painel direito.
3. Selecione Mala direta a partir do menu de aplicativos.
4. Em Selecionar modelo, clique em Inserir modelo e selecione o modelo desejado. Observe que você também pode criar um novo modelo clicando na opção Criar novo modelo.
   
5. Selecione sua fonte de dados, carregue um arquivo CSV/XSL ou use um Zoho Sheet/Zoho Form.
6. Selecione o arquivo que você deseja anexar. Observe que você pode visualizar o arquivo clicando no botão Pré-visualizar ao lado do nome do arquivo.
   
7. Depois de adicionar o arquivo, clique em Importar.
   
   A janela de visualização do modelo de e-mail será exibida, mostrando apenas o primeiro registro da sua fonte de dados — não os demais destinatários. Por exemplo, se o primeiro registro do arquivo for da Rebeca, a visualização apresentará somente as informações dela como exemplo do e-mail.
   
   Se desejar editar o modelo, você pode fazer isso clicando no botão Editar e fazendo as alterações necessárias. Na janela do editor, você pode adicionar quaisquer campos presentes no arquivo de origem ao modelo clicando em Inserir campo e selecionando o campo apropriado.
   
8. Depois de finalizar o modelo, clique em Executar mala direta.
   

Você também pode executar a Mala direta diretamente na janela de visualização. No entanto, é recomendável enviar um e-mail de teste para si mesmo primeiro para garantir a entrega do e-mail e verificar se os campos foram substituídos pelos detalhes apropriados. Você pode exibir os e-mails enviados usando a Mala direta na pasta Enviados da sua caixa de correio.

Histórico de mala direta

Ao clicar no histórico de mala direta no eWidget de mala direta, você pode ver o histórico de e-mails em massa enviados usando a Mala direta. O título que aparece no relatório é o seu assunto para o conjunto de e-mails. Clique em um relatório e você poderá ver as estatísticas dessa Mala direta, como o número de destinatários, o status de entrega de e-mail de cada destinatário e outros detalhes. Você pode usar o ícone Filtro e visualizar os e-mails enviados/atrasados/com falha individualmente.